Khi nào doanh nghiệp phải sửa đổi Điều lệ công ty?

1. Khi nào doanh nghiệp phải sửa đổi lại điều lệ công ty?

Điều lệ công ty được quy định tại Điều 24 Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022 như sau:

– Điều lệ công ty bao gồm Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ được sửa đổi, bổ sung trong quá trình hoạt động.

– Các điều khoản chính trong điều lệ công ty thường bao gồm:

+ Thông tin về địa chỉ trụ sở chính của công ty cùng với thông tin về tên, địa chỉ của các chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);

+ Ngành nghề kinh doanh mà công ty dự kiến hoạt động;

+ Thông tin liên quan đến vốn điều lệ, bao gồm tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá của từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;

+ Thông tin về các cá nhân hoặc tổ chức liên quan, bao gồm họ tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và thông tin về vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh. Đối với công ty cổ phần, thông tin cụ thể bao gồm số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá của mỗi cổ đông sáng lập;

+ Trách nhiệm và quyền hạn của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh, của cổ đông đối với công ty cổ phần;

+ Cấu trúc tổ chức quản lý của công ty;

+ Thông tin về số lượng và chức danh của các vị trí quản lý, cũng như quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; phân bổ quyền và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật trong trường hợp công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật;

+ Phương thức thông qua quyết định của công ty và nguyên tắc giải quyết các mâu thuẫn nội bộ;

+ Cơ sở và phương pháp để xác định mức lương, trợ cấp và thưởng cho các vị trí quản lý và kiểm soát viên;

+ Các trường hợp mà thành viên hoặc cổ đông có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp trong trường hợp của công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần trong trường hợp của công ty cổ phần;

+ Nguyên tắc phân phối lợi nhuận sau thuế và xử lý các khoản lỗ trong quá trình kinh doanh;

+ Quy trình và thủ tục liên quan đến giải thể công ty, bao gồm cả thủ tục thanh lý tài sản của công ty;

+ Phương thức thực hiện các sửa đổi và bổ sung cho điều lệ của công ty.

– Điều lệ của công ty khi đăng ký doanh nghiệp cần ghi rõ thông tin về họ, tên và chữ ký của các đối tượng sau đây:

+ Thành viên trong hợp danh của công ty hợp danh;

+ Chủ sở hữu của công ty, có thể là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu (nếu chủ sở hữu là tổ chức), trong trường hợp của công ty trách nhiệm hữu hạn với một thành viên;

+ Thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, bao gồm cả người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền của thành viên là tổ chức;

+ Cổ đông sáng lập của công ty cổ phần, bao gồm cả cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức.

– Khi điều lệ của công ty được sửa đổi, bổ sung, thông tin về họ, tên và chữ ký của các cá nhân sau đây cần được ghi rõ:

+ Chủ tịch của Hội đồng thành viên trong trường hợp của công ty hợp danh;

+ Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu (nếu chủ sở hữu là tổ chức), hoặc người đại diện theo pháp luật trong trường hợp của công ty trách nhiệm hữu hạn với một thành viên;

+ Người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên và của công ty cổ phần.

Do Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022 không có hướng dẫn cụ thể về việc sửa đổi điều lệ doanh nghiệp trong các trường hợp cụ thể, có nghĩa là không bắt buộc các doanh nghiệp phải điều chỉnh điều lệ mỗi khi có một luật mới được ban hành. Thay vào đó, việc sửa đổi điều lệ chỉ cần thiết khi các điều khoản của điều lệ không còn phù hợp với quy định mới, trong trường hợp đó, doanh nghiệp mới cần điều chỉnh điều lệ để phù hợp với các quy định mới.

Có một số điều khoản thường xuyên được điều chỉnh, bổ sung trong điều lệ doanh nghiệp, như thay đổi về tên và mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, vốn điều lệ – đây cũng là một số nội dung quan trọng thường được ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra, các điều khoản khác trong điều lệ cũng có thể được điều chỉnh, bổ sung nhưng phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

2. Sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty có cần thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh hay không?

Dựa trên quy định tại khoản 1 của Điều 30 trong Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp phải thực hiện việc đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh mỗi khi có sự thay đổi các thông tin được quy định tại Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:

– Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;

– Thông tin cần được cung cấp bao gồm các thông tin về họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và số giấy tờ pháp lý của cá nhân đại diện theo pháp luật cho công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, cũng như đối với các thành viên trong hợp danh của công ty hợp danh và chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Ngoài ra, thông tin về họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch và số giấy tờ pháp lý của thành viên là cá nhân và thông tin về tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức cũng cần được đề cập khi là thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn;

– Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

– Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

Do trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty không phải là một nội dung thể hiện trong đó nên khi có sự sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

3. Những nguyên tắc cơ bản khi xây dựng điều lệ công ty: 

3.1. Không được trái quy định của pháp luật/không được xâm phạm đến lợi ích của bên thứ 3:

Đây là nguyên tắc cơ bản đầu tiên cần lưu ý khi soạn thảo Điều lệ của công ty.

Pháp luật có các quy định mang tính linh hoạt để Điều lệ của công ty có thể điều chỉnh để phù hợp với định hướng cụ thể và tình hình kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, việc này cần tuân thủ các quy định chung của pháp luật mà không vi phạm Luật Doanh nghiệp, Luật Thuế, Luật Kế toán, Bộ luật Lao động và các quy định pháp luật khác.

3.2. Tự nguyện và thỏa thuận trong khuôn khổ pháp luật quy định:

Điều lệ của công ty được xây dựng dựa trên nguyên tắc tự nguyện và thỏa thuận được ưu tiên hàng đầu. Do đó, khi soạn thảo hoặc điều chỉnh Điều lệ, các thành viên hoặc cổ đông cần tham gia vào quá trình thảo luận và đạt được sự thỏa thuận sau khi cân nhắc kỹ lưỡng từng vấn đề.

3.3. Phải đảm bảo đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật:

Như đã được đề cập trước đó, Khoản 2 Điều 24 Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022 đã điều chỉnh các nội dung quan trọng trong Điều lệ của công ty. Vì vậy, trong quá trình soạn thảo Điều lệ các doanh nghiệp cần chú ý các nội dung bắt buộc phải có này.

Lý do mà Luật Doanh nghiệp đặt yêu cầu phải có các quy định này trong Điều lệ của công ty là vì chúng là những điều rất quan trọng, có liên quan trực tiếp đến cách thức tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.

3.4. Phải được sự chấp thuận của tất cả các thành viên sáng lập:

Theo Khoản 3 Điều 25 Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022, Điều lệ khi đăng ký doanh nghiệp cần bao gồm thông tin về họ, tên và chữ ký của các bên sau đây:

– Thành viên trong hợp danh của công ty hợp danh;

– Chủ sở hữu của công ty, có thể là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu (nếu chủ sở hữu là tổ chức) đối với công ty trách nhiệm hữu hạn với một thành viên;

– Thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên, bao gồm cả các người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền của thành viên là tổ chức;

– Cổ đông sáng lập của công ty cổ phần, bao gồm cả cá nhân và người đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền của cổ đông sáng lập là tổ chức.

Không chỉ là việc ký tên trên Điều lệ của công ty, điều này còn phản ánh sự đồng thuận của tất cả những người sáng lập công ty trong việc xây dựng và ban hành Điều lệ.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

• Văn bản hợp nhất Luật Doanh nghiệp năm 2022.

Nguyễn Thanh Phượng

THAM KHẢO THÊM:

• Quy trình sửa đổi và bổ sung điều lệ công ty cổ phần, TNHH
• Điều lệ công ty là gì? Quy định mới nhất về điều lệ công ty?
• Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng điều lệ công ty hiện nay