Trong thực tế, không ít trường hợp khi đến công chứng di chúc lại thiếu hồ sơ hoặc chưa chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết. Điều này dẫn đến việc phải bổ sung nhiều lần, kéo dài thời gian thực hiện hoặc ảnh hưởng đến ý chí định đoạt tài sản của người lập di chúc. Vậy, khi đi công chứng di chúc cần chuẩn bị và đem theo những gì?
CÔNG TY LUẬT TNHH DƯƠNG GIA
TRỤ SỞ CHÍNH TẠI HÀ NỘI
Địa chỉ: Số 89 Tô Vĩnh Diện, phường Khương Đình, thành phố Hà Nội.
Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900.6568
Số điện thoại Luật sư: 037.6999996
Email: dichvu@luatduonggia.vn
Mục lục bài viết
1. Khi đi công chứng di chúc cần chuẩn bị và đem theo những gì?
Khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng 2024 quy định về công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn. Theo đó, người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến Tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Dự thảo giao dịch;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Lưu ý: Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác được các thông tin quy định tại các điểm b, c và d khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng 2024 trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người yêu cầu công chứng không phải nộp các giấy tờ này nhưng phải nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định của pháp luật để tổ chức hành nghề công chứng khai thác dữ liệu.
Như vậy: Khi đi công chứng di chúc cần chuẩn bị và đem theo những giấy tờ cơ bản sau đây:
- Thứ nhất, bản dự thảo di chúc. Người lập di chúc cần chuẩn bị bản dự thảo nếu nội dung di chúc đã được soạn thảo trước đó. Dự thảo này có thể do chính người lập di chúc tự chuẩn bị hoặc được Luật sư, tổ chức hành nghề công chứng hỗ trợ soạn thảo. Nội dung dự thảo phải thể hiện rõ ý chí định đoạt tài sản, thông tin về người thừa kế, tài sản để lại cũng như các nội dung liên quan khác nhằm giúp công chứng viên kiểm tra tính hợp pháp và bảo đảm nội dung phù hợp với quy định pháp luật.
- Thứ hai, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng. Người lập di chúc cần cung cấp bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ để xác định nhân thân, như: Thẻ căn cước công dân, hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có giá trị pháp lý theo quy định… Việc cung cấp giấy tờ tùy thân giúp công chứng viên xác định đúng chủ thể lập di chúc, kiểm tra năng lực hành vi dân sự và bảo đảm việc lập di chúc được thực hiện tự nguyện, minh mẫn (Khoản 4 Điều 42 Luật Công chứng 2024).
- Thứ ba, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đối với tài sản. Trong trường hợp di chúc liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng (đặc biệt là nhà đất hoặc tài sản có giá trị lớn), người lập di chúc cần chuẩn bị bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc các văn bản hợp pháp khác như bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến việc xử lý tài sản. Các giấy tờ này giúp công chứng viên xác định rõ tình trạng pháp lý của tài sản và bảo đảm nội dung định đoạt phù hợp quy định.
- Thứ tư, các giấy tờ liên quan khác theo quy định pháp luật. Tùy thuộc vào nội dung cụ thể của di chúc và đặc điểm của giao dịch, người yêu cầu công chứng có thể cần cung cấp thêm các giấy tờ bổ trợ như giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân, văn bản xác nhận tài sản riêng hoặc tài sản chung, giấy tờ về tình trạng hôn nhân… hoặc các tài liệu khác theo yêu cầu pháp luật nhằm làm rõ bối cảnh pháp lý của việc lập di chúc.
2. Giấy tờ cần chuẩn bị đem theo khi công chứng di chúc với từng loại tài sản:
Việc chuẩn bị giấy tờ khi đi công chứng di chúc không chỉ mang tính thủ tục mà còn là căn cứ để công chứng viên xác định quyền định đoạt tài sản của người lập di chúc. Tùy từng loại tài sản được ghi nhận trong di chúc màthành phần hồ sơ cần mang theo sẽ có sự khác nhau. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu giúp quá trình công chứng diễn ra thuận lợi, tránh việc bị yêu cầu bổ sung nhiều lần hoặc thậm chí bị từ chối công chứng do không đủ cơ sở pháp lý. Cụ thể như sau:
2.1. Công chứng di chúc liên quan đến nhà đất:
Đối với trường hợp di chúc định đoạt nhà đất, người lập di chúc cần mang theo:
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở, phổ biến nhất là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (sổ đỏ, sổ hồng). Đây là căn cứ quan trọng để công chứng viên kiểm tra quyền định đoạt tài sản của người lập di chúc, đồng thời xác định chính xác thông tin về thửa đất, diện tích, loại đất và tình trạng pháp lý của tài sản;
- Hợp đồng mua bán, giấy tờ chứng minh tài sản riêng hoặc văn bản thỏa thuận tài sản chung vợ chồng. Trong trường hợp nhà đất đang thế chấp, đang tranh chấp hoặc bị hạn chế quyền định đoạt thì việc cung cấp các tài liệu này giúp công chứng viên đánh giá đầy đủ tình trạng pháp lý và tư vấn nội dung di chúc phù hợp.
Thực tế cho thấy nhiều di chúc bị vướng mắc sau này do người lập di chúc không xác định rõ tài sản là tài sản riêng hay tài sản chung. Vì vậy, việc mang theo đầy đủ giấy tờ liên quan đến nguồn gốc tài sản là yếu tố rất quan trọng.
2.2. Công chứng di chúc đối với tài sản khác phải đăng ký quyền sở hữu:
Đối với các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu như ô tô, xe máy, tàu thuyền hoặc tài sản có đăng ký quyền khác… thì người lập di chúc cần chuẩn bị Giấy chứng nhận đăng ký quyền sở hữu tương ứng. Đây là cơ sở để xác định tài sản có thực sự thuộc quyền định đoạt của người lập di chúc hay không, từ đó tránh trường hợp di chúc ghi nhận tài sản không thuộc sở hữu hợp pháp dẫn đến bị vô hiệu (Điều 643 Bộ luật Dân sự 2015).
Trong trường hợp tài sản là cổ phần, phần vốn góp hoặc tài sản tài chính… thì người lập di chúc nên mang theo giấy chứng nhận cổ phần, hợp đồng góp vốn hoặc các tài liệu chứng minh quyền sở hữu khác. Việc mô tả tài sản rõ ràng và có giấy tờ chứng minh đi kèm sẽ giúp nội dung di chúc cụ thể và hạn chế tranh chấp khi thực hiện chuyển giao tài sản cho người thừa kế.
Ngoài ra, đối với các tài sản có giá trị lớn, Công chứng viên thường kiểm tra kỹ thông tin pháp lý để bảo đảm di chúc không vi phạm điều cấm của luật. Vì vậy việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp tiết kiệm thời gian xử lý.
2.3. Trường hợp tài sản chung hoặc có nhiều người liên quan:
Khi tài sản được định đoạt trong di chúc là tài sản chung, đặc biệt là tài sản chung của vợ chồng hoặc tài sản thuộc sở hữu chung nhiều người, người lập di chúc cần mang theo giấy tờ chứng minh tỷ lệ sở hữu hoặc văn bản xác nhận tình trạng tài sản. Điều này giúp Công chứng viên xác định phạm vi quyền định đoạt hợp pháp của người lập di chúc bởi pháp luật chỉ cho phép định đoạt phần tài sản thuộc quyền sở hữu của mình.
Ví dụ: Nếu nhà đất là tài sản chung của vợ chồng nhưng di chúc định đoạt toàn bộ tài sản mà không làm rõ phần sở hữu riêng thì nội dung di chúc có thể bị vô hiệu một phần. Do đó, các giấy tờ như giấy đăng ký kết hôn, thỏa thuận phân chia tài sản chung hoặc văn bản xác nhận tài sản riêng (nếu có) nên được chuẩn bị đầy đủ để tránh rủi ro pháp lý.
Ngoài ra, trong trường hợp tài sản có nhiều đồng sở hữu, việc mang theo giấy tờ thể hiện quyền sở hữu của từng người cũng giúp công chứng viên hướng dẫn nội dung di chúc phù hợp, từ đó bảo đảm tính hợp pháp và khả năng thực hiện trên thực tế.
3. Lưu ý về hồ sơ khi nộp yêu cầu công chứng di chúc:
Bên cạnh việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định pháp luật, người lập di chúc cũng cần lưu ý một số vấn đề quan trọng liên quan đến cách thức nộp hồ sơ và điều kiện tiếp nhận của tổ chức hành nghề công chứng. Việc hiểu rõ các yêu cầu này giúp quá trình công chứng diễn ra thuận lợi, tránh việc bị trả lại hồ sơ hoặc kéo dài thời gian xử lý.
3.1. Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, trực tuyến hoặc bưu chính:
Theo quy định tại khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng năm 2024, người yêu cầu công chứng có thể nộp hồ sơ theo nhiều hình thức khác nhau, bao gồm nộp trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng, nộp trực tuyến hoặc gửi qua đường bưu chính.
Tuy nhiên, đối với việc công chứng di chúc, trong đa số trường hợp người lập di chúc vẫn cần có mặt trực tiếp để Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự, xác nhận ý chí tự nguyện và giải thích nội dung di chúc trước khi ký kết.
Việc nộp hồ sơ trực tuyến hoặc qua bưu chính thường phù hợp trong giai đoạn tiếp nhận ban đầu hoặc đặt lịch hẹn, giúp Công chứng viên xem xét trước hồ sơ và yêu cầu bổ sung nếu cần. Người lập di chúc nên liên hệ trước với Tổ chức công chứng để được hướng dẫn cụ thể về cách thức nộp hồ sơ phù hợp với từng trường hợp.
3.2. Trường hợp khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia:
Theo điểm đ khoản 1 Điều 42 và Chương VI Luật Công chứng năm 2024, tổ chức hành nghề công chứng có thể khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định pháp luật. Điều này giúp giảm bớt giấy tờ mà người yêu cầu công chứng phải cung cấp, đặc biệt đối với thông tin về nhân thân hoặc dữ liệu liên quan đến tài sản đã được số hóa.
Tuy nhiên, người lập di chúc cần lưu ý rằng việc không phải nộp giấy tờ chỉ áp dụng khi tổ chức công chứng thực sự khai thác được thông tin cần thiết từ hệ thống dữ liệu. Trong trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc không truy cập được, người yêu cầu công chứng vẫn phải xuất trình bản sao giấy tờ theo quy định. Ngoài ra, người yêu cầu công chứng phải thanh toán phí khai thác dữ liệu theo quy định pháp luật.
3.3. Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ công chứng di chúc:
Trong thực tiễn, nhiều trường hợp hồ sơ công chứng di chúc bị trì hoãn hoặc không được tiếp nhận do người lập di chúc chưa chuẩn bị đầy đủ hoặc chưa hiểu rõ yêu cầu pháp lý. Các lỗi phổ biến thường gặp bao gồm việc không mang theo giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, thông tin tài sản ghi trong di chúc không trùng khớp với giấy tờ pháp lý hoặc chưa xác định rõ tài sản là tài sản riêng hay tài sản chung.
Ngoài ra, việc sử dụng giấy tờ tùy thân hết hạn, bản sao không rõ ràng hoặc thiếu các giấy tờ liên quan đến tình trạng pháp lý của tài sản cũng có thể khiến công chứng viên yêu cầu bổ sung hồ sơ. Trong một số trường hợp, người lập di chúc không đủ điều kiện về năng lực hành vi dân sự hoặc sức khỏe không bảo đảm nhưng không có người làm chứng hoặc hồ sơ y tế phù hợp cũng dẫn đến việc công chứng bị từ chối.
Do đó, để tránh mất thời gian và bảo đảm việc lập di chúc được thực hiện nhanh chóng thì người yêu cầu công chứng nên chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, kiểm tra kỹ thông tin trước khi đến Tổ chức hành nghề công chứng và chủ động trao đổi trước với Công chứng viên nếu có tình huống đặc biệt.
THAM KHẢO THÊM:

Tư vấn pháp luật qua Zalo


