Kế toán kho là gì? Mẫu bảng mô tả công việc của kế toán kho?

1. Kế toán kho là gì?

Kế toán kho là một vị trí nghiệp vụ quan trọng của bộ phận kế toán trong mỗi công ty. Kế toán kho thường sẽ làm việc tại kho thay vì văn phòng công ty, chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa ra vào kho, kiểm soát và hạch toán hàng tồn kho.

Công việc của kế toán kho còn liên quan đến việc quản lý hồ sơ, thủ tục, chứng từ, số liệu hàng hóa nhằm hạn chế rủi ro, tránh tổn hại cho công ty.

2. Bảng mô tả công việc của kế toán kho:

Công việc của kế toán kho

Công việc của nhân viên kế toán kho có phần khác so với các vị trí khác trong phòng kế toán. Để tránh nhầm lẫn và sai sót, tổng hợp bảng mô tả công việc kế toán kho sau đây để các bạn tham khảo và hình dung rõ hơn: Kiểm soát, theo dõi hàng hóa: công việc của kế toán kho sẽ tiến hành kiểm kê, xác nhận số lượng hàng hóa và xuất hóa đơn. Đồng thời, cập nhật tình trạng hàng hóa mỗi khi xuất hàng khỏi kho và nhập hàng từ các đơn vị phân phối. Lập hóa đơn nhập xuất kho: kế toán kho sẽ lập sổ sách, chứng từ kho và nhập số liệu hàng hóa, lưu trữ hóa đơn chứng từ và chuyển cho các bộ phận liên quan để sao lưu, cung cấp khi cần làm chứng. Kế toán doanh thu và kê khai thuế cho doanh nghiệp: trong quá trình nhập, xuất kho, kế toán kho phải hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ, vật tư theo quy định. Ngoài ra, kế toán kho còn cần kê khai thuế đầu vào, đầu ra của nguyên vật liệu, đảm bảo nộp thuế theo quy định của Nhà nước. Lập báo cáo tồn kho: kế toán kho sẽ lập báo cáo tồn kho và nhập xuất tồn kho. Kiểm đếm số lượng hàng tồn thực tế trong kho để đối chiếu với số liệu cập nhật trên hệ thống quản lý hàng tồn kho. Khi đối chiếu nếu có sự thay đổi về số lượng hàng hóa cần báo cáo với quản lý để giải quyết.

3. Yêu cầu đối với nhân viên kế toán kho:

Do đặc điểm kế toán kho của công ty sẽ có những yêu cầu riêng đối với kế toán kho để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

3.1. Có kiến thức chuyên môn và phòng vàng chuyên nghiệp:

Từ bảng mô tả công việc kế toán kho có thể thấy nhân viên kế toán kho thường xuyên phải lập các báo cáo chứng từ, quyết toán kinh doanh và kê khai thuế. Do đó, công việc này đòi hỏi chuyên môn chuyên môn cao và nền tảng kiến thức bài bản nhất định để dễ dàng thích nghi và mang lại hiệu quả cao khi làm việc.

3.2. Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực:

Không chỉ kế toán kho mà tất cả các vị trí trong phòng kế toán đều cần sự tỉ mỉ, cẩn thận vì phải xử lý cùng lúc nhiều đơn vị, chứng từ hay báo cáo.

Mỗi quá trình theo dõi và lập hồ sơ đòi hỏi độ chính xác cao vì một lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng đến nhiều số liệu khác. Ngoài ra, trung thực là yếu tố cần có đối với kế toán kho bởi công việc này liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp và tạo niềm tin cho cấp trên.

3.3. Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và phần mềm kế toán:

Kỹ năng vi tính thành thạo và phần mềm kế toán là yêu cầu bắt buộc đối với công việc của nhân viên kế toán kho, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả, trôi chảy hơn. Một số phần mềm kế toán kho cần trau dồi và học hỏi như: excel microsoft, phần mềm kế toán chuyên dụng,..

3.4. Kỹ năng làm việc với dữ liệu:

Bất kỳ công việc nào của kế toán kho đều liên quan đến các con số và báo cáo của họ. Do đó, bạn cần nắm rõ số liệu chi tiết, có khả năng phân tích và tổng hợp số liệu tốt để đưa ra phương án giải quyết vấn đề phù hợp.

3.5. Kỹ năng sắp xếp công việc:

Để dễ dàng quản lý đồng thời hàng hóa và chứng từ, nhân viên kế toán kho cần có kỹ năng sắp xếp công việc. Khi sắp xếp công việc hợp lý, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý nhiều công việc và giải quyết vấn đề hơn, nâng cao năng suất làm việc và đạt hiệu quả cao.

3.6. Kỹ năng quản lý thời gian:

Khối lượng công việc của kế toán kho khá lớn nên kế toán kho cần có sự sắp xếp, quản lý thời gian hợp lý để hoàn thành công việc đúng thời hạn, tránh để công việc tồn đọng dễ phát sinh sự cố. gây thiệt hại cho doanh nghiệp về hàng hóa, chứng từ.

3.7. Kiến thức hàng hóa:

Kế toán kho cần nắm rõ các loại hàng hóa trong kho

Kế toán kho là người trực tiếp kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa nên kế toán kho cần có hiểu biết về hàng hóa. Hàng hóa có thể khác về mẫu mã, chất liệu, độ bền hoặc chênh lệch giá. Việc hiểu rõ nhất về các loại hàng hóa sẽ giúp kế toán dễ dàng kiểm tra, theo dõi trong quá trình làm việc.

4. Một số yêu của kế toán kho:

– Thực hiện các nghiệp vụ chính xác, đúng quy định, nắm vững kiến thức chuyên môn về kế toán.

– Kỹ năng giao tiếp, tổ chức và quản lý tài liệu tốt.

– Sử dụng thành thạo Microsoft Office, MS Word, Excel, phần mềm kế toán.

– Siêng năng, cẩn thận, có trách nhiệm với công việc.

– Có sức khỏe tốt, nhanh nhẹn, hoạt bát, trung thực, nghiêm túc trong công việc

– Đam mê công việc, hòa đồng và có khả năng làm việc dưới áp lực cao.

– Những lưu ý khi làm kế toán hàng tồn kho

+ Khi nhập xuất hàng hóa

+ Kiểm tra các chứng từ nhập/xuất hàng hóa theo đúng quy định.

+ Xuất nhập khẩu hàng hóa cho các cá nhân có liên quan.

+ Tiếp nhận chứng từ xuất hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận mua hàng hoặc kế toán theo yêu cầu.

+ Theo dõi hàng hóa xuất nhập khẩu

+ Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu lên kệ

+ Nhập phiếu xuất trực tiếp vào phần mềm.

+ Theo dõi tồn kho hàng ngày và so sánh với mức tồn kho tối thiểu.

+ Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu

+ Đảm bảo tất cả hàng hóa có mức tồn kho tối thiểu.

+ Trường hợp có thay đổi về số lượng hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải có văn bản đề nghị

+ Người quản lý thay đổi mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.

+ Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.

+ Làm thủ tục nhận phòng

+ Định kỳ theo kế hoạch lập yêu cầu mua hàng hoặc lệnh nhập hàng.

+ Theo dõi quá trình nhập hàng qua ghi chú trên kệ, đôn đốc mua hàng.

+ Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi việc nhập hàng.

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho

+ Trực tiếp sắp xếp hàng hóa trong kho.

+ Sắp xếp hàng hóa tránh ẩm ướt, đổ vỡ…

+ Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi phát sinh hàng hóa.

+ Đảm bảo hàng chuẩn tại kho

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

+ Hàng dễ hư hỏng phải được quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.

+ Tuân thủ các quy định về an toàn PCCC trong kho

+ Đảm bảo tuyệt đối các quy định về an toàn PCCC trong kho.

Kiểm tra kệ định kỳ hàng tháng tránh hư hỏng kệ…