Intranet là gì? Công dụng, ưu và nhược điểm của Intranet?

1. Intranet là gì?

Intranet là một mạng máy tính nội bộ, dựa trên giao thức TCP/IP. Hệ thống mạng này sẽ có quyền truy cập dành riêng cho các cá nhân trong cùng một tổ chức, trường học hoặc doanh nghiệp nên thường được áp dụng trong các công ty, cơ quan, trường học….  Thông qua mạng Intranet, người dùng có thể trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu với độ bảo mật cao với nhau. Toàn bộ thành viên trong hệ thống intranet muốn truy cập, hoạt động được đều phải có thông tin xác thực, bao gồm Username và Password. Các site dựa trên intranet có hoạt động tương tự như các website hay thấy trên Internet khác, nhưng khác ở chỗ là được bảo vệ bởi 1 lớp Firewall (tường lửa), nhằm mục đích ngăn cản các truy cập không rõ nguồn gốc vào hệ thống.

Intranet thường sử dụng hệ thống mạng LAN (Local Area Network) để kết nối các máy tính với nhau. Ngoài ra, các máy tính thuộc một Intranet còn có thể liên kết thông qua mạng WAN (Wide Area Network). Mạng WAN có phạm vi kết nối rộng hơn rất nhiều so với mạng LAN.

Intranet hoạt động với mục đích tương tự như internet, nhưng intranet được dùng để trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu nội bộ

2. Công dụng của Intranet:

Tùy vào các trường hợp mà Intranet có thể sử dụng:

– Truy cập thông tin cùng với hệ thống quản lý nội dung và khi tích hợp với hệ thống quản lý tài liệu của tổ chức thì nó có thể sử dụng để lưu trữ và truy cập tài liệu, hay bất cứ nhiệm vụ gì cần thực hiện.

– Giúp kết nối mọi người theo mô hình đa, xuyên quốc gia.

– Quản lý thông tin, tài liệu dễ dàng bởi các tổ chức thường sở hữu một lượng thông tin, tài liệu do các nhân viên cung cấp.

– Thư mục People có sẵn trong Intranet để sử dụng giao lưu và chia sẻ dễ dàng với nhau bất kể vị trí hay thời gian nào.

– Nhiều ứng dụng giúp trao đổi với thông tin được lưu trữ sẵn trên hệ thống. Nhằm giúp nhân viên tự thực hiện và hoàn tất các quy trình công việc.

– Intranet được sử dụng để giao tiếp nội bộ và hoàn thành các mục tiêu đặt ra. Thông qua các diễn đàn hay blog để quản lý nhân viên hiệu quả.

– Intranet giúp chia sẻ kết nối của các máy tính trong cùng một mạng

– Intranet tạo ra các bức tường lửa để ngăn chặn các truy cập trái phép từ bên ngoài vào.

– Intranet giúp người sử dụng, nhân viên có thể truy cập các thông tin cần thiết và làm việc hiệu quả hơn.

– Intranet giúp việc hỗ trợ, đào tạo nhân viên trong thời gian ngắn, ít tốn kém chi phí.

– Intranet giúp giao tiếp với khách hàng và nhà cung cấp một cách tiết kiệm thời gian, phân bổ hợp lý hơn.

– Intranet có nhiều chức năng hữu ích cho việc kinh doanh ngày nay đỡ tốn kém hơn các phương thức truyền thống

3. Ưu Và Nhược Điểm Của Intranet:

3.1. Ưu Điểm Của Intranet:

Đơn giản hóa việc lưu trữ thông tin và dữ liệu

Mỗi tổ chức thường có hàng trăm hay hàng nghìn loại dữ liệu khác nhau ở giữa dòng email, Google Drive, hoặc ổ đĩa cứng trên máy tính hoặc màn hình. Khi sử dụng Intranet, lượng dữ liệu khổng lồ này sẽ được tập trung tại một kho lưu trữ duy nhất. Nhờ vậy, việc truy cập dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn. Mọi giao tiếp diễn ra trên intranet đều được lưu trong thời gian intranet hoạt động. Điều này giúp cho các cá nhân tìm các bài đăng cũ của công ty dễ dàng hơn.

Tăng cường tương tác giữa các cá nhân

Mỗi cá nhân trong một mạng Intranet thường có một tài khoản nhất định, thường có hồ sơ người dùng tương tự như hồ sơ LinkedIn. Tài khoản này chứa ảnh nhận dạng, chức vụ, miêu tả công việc và thông tin liên lạc. Đây là những đặc điểm rất giống mạng xã hội. Thông qua mạng lưới Intranet, bất kỳ nhân viên nào có quyền truy cập vào intranet đều có thể thấy hồ sơ của các đồng nghiệp mới và nhắn tin cho họ thông qua mạng intranet. Nhờ đó, sự tương tác giữa các cá nhân sẽ tăng lên và giúp cho việc hoạt động nhóm hiệu quả hơn.

Tiết kiệm chi phí

Intranet có thể lưu trữ tất cả dữ liệu, văn bản, file của tổ chức trên máy chủ nội bộ. Các cá nhân chỉ cần truy cập máy chủ đó là có thể nắm được đầy đủ thông tin. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí in ấn và phân phát tài liệu. Việc đưa dữ liệu lên máy chủ còn giúp doanh nghiệp cắt giảm không gian lưu trữ vật lý và các chi phí liên quan.

Dễ dàng truy cập mọi lúc, mọi nơi

Mạng Intranet cho phép người dùng truy cập ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào. Công nghệ mạng Intranet hiện đại không còn bị giới hạn bởi máy tính để bàn nữa. Giờ đây, smartphone cũng có thể truy cập mạng Intranet nội bộ thông qua các app chuyên dụng. Doanh nghiệp có thể gửi các thông tin quan trọng tới điện thoại của nhân viên có cài ứng dụng Intranet, kể cả khi nhân viên đó đang ở nước ngoài.

Hệ thống quản lý với nội dung tốt

Intranet được tạo ra vào những năm 1990 như một trang chào mừng đơn giản với thông tin thưa thớt về một doanh nghiệp. Kể từ đó, intranet đã phát triển và intranet đã có thêm các diễn đàn thảo luận, blog và các tính năng xã hội. Điều này đã cho phép những người giao tiếp nội bộ có thể sử dụng mạng intranet để chia sẻ các thông điệp chính và cập nhật tổ chức. CMS intranet cho phép những người giao tiếp nội bộ dễ dàng tạo và chia sẻ nội dung trên toàn hệ thống.

3.2. Nhược Điểm Của Intranet:

Nguy cơ quá tải dữ liệu

Việc đưa toàn bộ thông tin lên máy chủ của mạng Intranet mà không có cơ chế lưu trữ hiệu quả là một sai lầm của nhiều doanh nghiệp. Nếu nhân viên cảm thấy choáng ngợp bởi một lượng dữ liệu lớn trên mạng Intranet thì họ sẽ không muốn truy cập chúng nữa.

Khả năng rò rỉ thông tin

Bản chất của Intranet là nơi lưu trữ toàn bộ dữ liệu của một doanh nghiệp. Do đó, một sự cố rò rỉ sẽ gây ra hậu quả vô cùng to lớn. Nếu không có cơ chế tường lửa, bảo mật đáng tin cậy thì người ngoài có thể truy cập vào mạng Intranet và đánh cắp toàn bộ dữ liệu.

Thông tin khó tìm kiếm

Mạng intranet được cấu trúc theo một định dạng lỗi thời buộc nhân viên phải tìm kiếm qua hàng nghìn trang hoặc thư mục để tìm thông tin mà họ cần. Intranet không thông báo các vấn đề hiện tại và các vấn đề có liên quan theo cách mà chúng ta thường nhận thông tin. Nội dung thường lỗi thời vì việc xuất bản lên intranet có thể khó khăn và tốn thời gian.

Với việc thông tin khó để tìm, người làm việc rất khó theo kịp các cuộc trò chuyện intranet. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm của những thành viên trong công ty và làm giảm tác dụng của thông điệp của bạn trong môi trường làm việc rộng lớn.

Mất thời gian trong việc áp dụng

Nếu một hệ thống Intranet quá phức tạp thì nhân viên sẽ không muốn sử dụng chúng. Ngoài ra, doanh nghiệp còn mất thời gian đào tạo để nhân viên có thể sử dụng Intranet một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp thiết lệ một mạng Intranet không gần gũi và hữu ích với người dùng thì thời gian làm quen của nhân viên sẽ càng kéo dài.

Việc cập nhật Intranet có thể mất nhiều thời gian. Chúng ta đã quen với các bản cập nhật phần mềm được lên lịch thường xuyên, các bản phát hành mới và các tính năng mới thú vị. Trong khi đó, có thể mất nhiều năm để các phiên bản intranet mới ra mắt. Ví dụ, Microsoft đang trong chu kỳ phát hành ba năm. Sự chậm trễ này ngăn cản những người giao tiếp nội bộ với mạng intranet truy cập vào các chiến lược mới nhất để thông báo và cập nhật thông tin cho các nhân viên.

Với những bản phát hành mới lớn này, nhân viên cần tìm hiểu các tính năng mới phức tạp và điều chỉnh quy trình làm việc cũ của họ. Bản phát hành mới có thể không tích hợp tốt với phần mềm khác mà bạn sử dụng hoặc cài đặt tẻ nhạt nếu bạn đợi quá lâu để có các bản phát hành mới.

Tiêu tốn nhiều nhân lực và vật lực

Việc thiết lập một mạng Intranet tương đối phức tạp. Ngay cả những chuyên viên IT trong một doanh nghiệp cũng mất nhiều thời gian để thiết lập, quản lý và bảo trì một hệ thống Intranet. Ngoài ra, việc vận hành Intranet thường tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí nhất định hàng tháng. Chi phí này sẽ tăng lên theo quy mô của doanh nghiệp và số lượng người sử dụng mạng Intranet.

Không hỗ trợ thiết bị di động

Nhiều intranet không hỗ trợ thiết bị di động hoặc cần được cập nhật với bản phát hành di động tiếp theo. Nếu bạn đã có intranet, bạn có thể đợi cho đến bản cập nhật tiếp theo có tính năng di động thay vì cam kết thay đổi liên lạc.

Nhưng chờ sự thay đổi nguồn cấp, bạn mất đi cách dễ dàng để giao tiếp với toàn bộ lực lượng nhân viên của mình. Cuộc trò chuyện qua điện thoại, đặc biệt các ứng dụng, thuận tiện cho mọi người làm và giúp họ làm việc hiệu quả với nhau.

Intranet bị hạn chế về khả năng tiếp cận tất cả nhân viên vì đôi khi chúng chỉ có thể truy cập được trên máy tính để bàn. Những người làm việc từ xa, chẳng hạn như công nhân bán lẻ, y tá, nhân viên kho và tài xế xe tải, có thể không có khả năng truy cập Intranet. Ngay cả khi những nhân viên này chờ đợi cho đến khi họ có máy tính để truy cập vào intranet, thông tin trên mạng nội bộ thường bị lỗi thời hoặc không có tổ chức, khiến nhân viên khó có thể nhanh chóng tìm thấy nội dung họ cần. Để tiếp cận mọi nhân viên, bạn cần đảm bảo rằng các công cụ liên lạc của bạn hỗ trợ nhân viên từ xa và nhân viên trong khu vực.

4. So Sánh Internet Và Intranet:

Dưới đây là một số điểm giống và khác nhau giữa Internet và Intranet:

– Internet là một mạng máy tính toàn cầu có thể sử dụng bởi bất cứ ai Intranet là một mạng máy tính nội bộ dành cho một nhóm người dùng nhất định

– Internet có thể chứa nhiều mạng Intranet Người dùng mạng Internet có thể truy cập mạng Intranet với một số giới hạn nhất định

– Không giới hạn số người sử dụng Giới hạn số người sử dụng

– Chứa nhiều nguồn thông tin khác nhau Chỉ chứa những thông tin đặc thù của tổ chức/doanh nghiệp

– Ai cũng có thể truy cập Internet Chỉ nhân viên được cấp tài khoản mới có thể truy cập

– Internet là mạng công cộng Intranet là mạng nội bộ

– Không an toàn bằng Intranet Có tính an toàn và bảo mật cao