Excel được sử dụng rộng rãi trong môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ các công việc tính toán, thống kê dữ liệu. Bài viết dưới đây của chúng minh là Hướng dẫn tự học Microsoft Excel và tài liệu học Excel cơ bản . Cùng tham khảo nhé.
Mục lục bài viết
1. Làm quen giao diện Microsoft Excel 2013 (tương tự 2010, 2016):
– Data: Chứa các lệnh làm việc với vùng CSDL sắp xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp dữ liệu (Subtotal).
– Review: Chứa một số công cụ xư lý văn bản như kiểm tra chính tả, track change, bảo mật.
– View: Chứa các lệnh phục vụ việc tùy biến màn hình giao diện của microsoft Excel.
– Home: Chứa các lệnh liên quan chỉnh sửa sao chép, cắt, dán dữ liệu và định dạng đoạn văn bản, ô tính, tìm kiếm thay thế.
– Insert: Chứa các lệnh chèn một số đối tượng vào văn bản như bảng biểu, hình ảnh, đồ họa, chữ nghệ thuật, tiêu đề đầu và cuối văn bản
– Page Layout: Chứa các lệnh định dạng trang văn bản và hình ảnh.
– Formula: Chứa các lệnh làm việc với hàm.
– Nút Biểu tượng Excel: Chứa các lệnh làm việc với tệp văn bản New, save, Print, Close
– Thanh công thức (Formulas Bar): Dùng để nhập, sửa chữa dữ liệu hoặc công thức.
– Các thanh công cụ (tools): Chứa các lệnh thực hiện nhanh. Hai thanh công cụ thông dụng nhất là Standard và formatting.
– Thanh cuộn ngang và dọc cho phép cuộn màn hình theo chiều ngang và dọc.
– Thanh bảng tính: Dùng để chuyển đổi, thực hiện lệnh với bảng tính.
2. Lộ trinh tự học Microsoft Excel:
– Làm quen với bảng tính: Một tệp Excel có thể được cấu hình để tạo thành nhiều bảng tính khác nhau có thể liên kết với nhau để tạo thành một kho dữ liệu mà trong bất kỳ bảng nào, bạn có thể tìm kiếm dữ liệu ở các vị trí khác nhau. bảng tính bên trái. Bảng tính trong excel được gọi là sheet. Mỗi trang tính sẽ có giao diện giống nhau bao gồm thanh công cụ, cột, hàng và ô. Khi file trở thành trình phát của hệ thống excel, bạn cần nắm được các tính năng cơ bản trên bảng tính, các chức năng hỗ trợ trên thanh công cụ để có thể dễ dàng thực hiện các thao tác trên phần mềm này. Đặc biệt cần biết các thao tác liên quan đến ô, hàng, cột để có được những mẫu bảng chính xác nhất.
– Tìm hiểu các hàm cơ bản: Hàm number trong Excel vô cùng phong phú và thực tế mỗi vị trí lại yêu cầu bạn sử dụng một hàm number khác nhau và thông thường những hàm quen thuộc như sum, if, vlookup, hlookup, count,… là những hàm hay được sử dụng. Các hàm trong excel có thể được sử dụng lồng nhau một cách logic để đưa ra kết quả cuối cùng phù hợp nhất với nhu cầu của người dùng. Đồng thời, cùng một kết quả có thể có nhiều cách viết hàm khác nhau.
– Biểu đồ thống kê – cách chuyên nghiệp hóa báo cáo: Đối với các văn phòng lâu năm sử dụng excel làm báo cáo là điều thường xuyên, tuy nhiên để chuyên nghiệp hơn thì nên sử dụng biểu đồ trong excel để làm báo cáo. Vẽ biểu đồ trên excel giúp dữ liệu được cập nhật chính xác, dễ hình dung và nắm bắt được tổng quan về xu hướng dữ liệu
– Cài đặt mở rộng trong excel: Đây là các thao tác ít được sử dụng nhưng lại có lợi cho việc liên kết và mở rộng bảng tính. Để hoàn thành các thao tác này, bạn có thể chèn siêu kết nối cho các ô, Tạo danh sách, tự động lưu, tự động hóa phông chữ, v.v.
– Bảo mật dữ liệu: Nhiều tập tin máy tính chứa dữ liệu không được phép tiết lộ ra bên ngoài buộc bạn phải bảo vệ chúng. Excel hỗ trợ bạn khả năng này với việc đặt mật khẩu cho sheet, thiết lập quyền chỉnh sửa,… Bên cạnh đó, bạn có thể học cách liên kết dữ liệu giữa nhiều file excel, ẩn công thức trong bảng tính,….
3. Tài liệu học Excel cơ bản:
3.1. Tổng hợp các phím tắt trong excel:
| Phím tắt trong Excel | Chức năng |
| CTRL + A | Phím tắt chọn toàn bộ văn bản, bảng |
| CTRL + C | Phím tắt sao chép (copy) dữ liệu được chọn |
| CTRL+ V | Phím tắt dán ký tự vừa sao chép (copy) |
| CTRL+ X | Cắt đoạn ký tự được chọn (bôi đen) |
| CTRL+F | Phím tắt tìm kiếm dữ liệu |
| CTRL+P | Lệnh in |
| CTRL+D | Copy nội dung những dòng giống nhau |
| CTRL+H | Phím tắt dùng để thay thế dữ liệu |
| CTRL+B | Phím tắt bôi đậm dữ liệu được chọn |
| CTRL +U | Phím tắt dùng để gạch chân văn bản |
| CTRL+I | Phím tắt dùng để định dạng kiểu chữ nghiêng |
| CTRL+Z | Phím tắt quay lại thao tác vừa thực hiện |
| CTRL+0 | Phím tắt dùng để ẩn cột hoặc nhóm cột được chọn |
| CTRL+9 | Phím tắt dùng để ẩn dòng hoặc nhóm dòng được chọn |
| ALT+ Enter | Phím tắt ngắt dòng |
| Enter | Dùng để chuyển con trỏ xuống ô dưới |
| ESC | Phim tắt dùng để hủy bỏ dữ liệu vừa thao tác trong ô |
| F4/CTRL + Y | Lặp lại thao tác |
| ALT+ Enter | Thêm dòng trong ô |
| Backspace | Xóa dòng ký tự từ bên phải |
| Home | Nhấn để về đầu dòng |
| Tab | Phím tắt dùng để chuyển sang ô bên phải |
| F2 | Hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô |
| F3 | Dán một tên đã đặt trong công thức |
| F12 | Tùy chọn lưu |
| Shift + Enter | Chuyển lên ô phía trên |
| Shift + Tab | Chuyển sang ô bên trái |
3.2. Một số lỗi khi sử dụng Excel:
Khi tự học excel cơ bản đôi khi các bạn sẽ gặp phải một số ký tự lạ trong ô tính và không biết mình gặp phải lỗi gì. Ví dụ như:
| #### | Là do độ rộng cột bạn đang để quá nhỏ không hiển thị được hết dữ liệu. Trong trường hợp này chỉ cần kéo rộng cột ra để đủ chứa dữ liệu. |
| #FEE | Một đối số trong công thức không hợp lệ do dữ liệu bị xóa hoặc bị dán đè dữ liệu khác lên. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. |
| #NAME | Tên hàm hoặc biểu thức trong công thức bị sai và excel không hiểu công thức đó. Cần kiểm tra lại công thức hàm và các giá trị đã đúng định dạng chưa. |
| #NUM | Một trong các giá trị không nằm trong vùng dữ liệu quy định của hàm. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. |
| #VALUE | Một trong các giá trị của công thức không phải là kiểu dữ liệu số, nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và định dạng lại cho phù hợp. |
3.3. Lý thuyết các hàm cơ bản trong Excel:
a. Sử dụng hàm trong Excel
Công thức:
– Bắt đầu bằng dấu “=”
– Sau dấu bằng là các hằng số, địa chỉ ô, tên hàm được nối với nhau bởi các phép toán.
– Các phép toán số học: + (Cộng), – (Trừ), * (Nhân), / (Chia), ^ (Lũy thừa)
Excel tích hợp hơn 300 hàm để tính toán, xử lý và lọc tìm giữ liệu trên các bảng tính
Sử dụng
– Dạng thức: =
– Các hàm có thể lồng vào nhau để thực hiện các điều kiện
b. Các hàm số học và đếm
– Hàm ABS(N ): Cho giá trị tuyệt đối của N
– Hàm SQRT(N): Cho giá trị căn bậc 2 của N (N>0)
– Hàm INT(N ): Cho giá trị phần nguyên của N
– PI(): Cho giá trị của số Pi (~3.1415926536)
c. Các hàm số học và đếm
– Hàm MOD(N,M ): cho phần dư của phép chia nguyên N cho M (M ≠ 0)
– Hàm AVERAGE(đối 1, đối 2, …, đối n) : Tính giá trị trung bình cộng của các đối
– Hàm ROUND(biểu_thức_số, n ): Làm tròn giá trị của biểu_thức_số đến n số lẻ
– Nếu n > 0 : Làm tròn phần lẻ
– Nếu n = 0 : Lấy số nguyên gần nhất
– Nếu n < 0 : Làm tròn phần nguyên
d. Các hàm số học và đếm
– Hàm SUM(đối 1, …,đối n ): tính tổng của các đối
– Hàm SUMIF(miền_đk, đk, miền_tổng): Tính tổng có điều kiện
– Hàm MAX(đối 1, …, đối n): Cho giá trị lớn nhất trong danh sách các đối
– Hàm Min(đối 1, …, đối n): Cho giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối
– Hàm COUNT(đối 1, …, đối n): đếm số lượng các ô có chứa số và các số trong danh sách các đối số o Các đối số là các số, ngày tháng, địa chỉ ô hoặc địa chỉ miền
– Hàm COUNTA(đối 1, …, đối n): đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu (khác rỗng)
– Hàm COUNTIF(miền_đếm, điều kiện): Đếm số lượng các ô trong miền_đếm thỏa mãn điều_kiện
– Hàm RANK(gtri_xếp, danh_sách_gtri, tiêu_chuẩn): Cho biết thứ hạng của gtri_xếp trong danh_sách_gtri theo tiêu_chuẩn sắp xếp
– Nếu tiêu_chuẩn = 0: xếp theo thứ tự giảm dần
– Nếu tiêu_chuẩn = 1: xếp theo thứ tự tăng dần
e. Các hàm ngày tháng trong Excel
– Hàm NOW():Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại
– Hàm TODAY(): Cho ngày hiện tại
– Hàm DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày VD: =DAY(“11/25/99”) ⇒ 25
– MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng VD: =DAY(“11/25/99”) ⇒ 11
– YEARYEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm VD: =YEAR( “11/25/99”) ⇒ 1999
f. Các hàm Logic trong Excel
– Hàm IF(bt_logic, gtrị_đúng, gtri_sai):
– Trả về gtri_đúng nếu bt_logic có giá trị TRUE và ngược lại
– Hàm IF có thể viết lồng nhau
– Hàm AND(đối 1, …, đối n): Hàm logic AND cho kết quả TRUE nếu tất các các đối có giá trị đúng, FALSE nếu ngược lại
– Các đối có thể là các hằng, biểu thức logic
– Thường dùng kết hợp trong các hàm điều kiện
– Hàm OR(đối 1, …, đối n): hàm Logic OR cho kết quả FALSE nếu tất cả các đối số có giá trị sai, TRUE trong trường hợp ngược lại
– Hàm NOT(bt_logic): Trả về TRUE nếu bt_logic có giá trị FALSE và ngược lại
g. Các hàm tìm kiếm và tham chiếu dữ liệu trong Excel
– Hàm LOOKUP(gtri_tra_cuu, cot_tra_cuu, cot_lay_du_lieu)
– Hàm VLOOKUP(gtri_tra_cuu, bang_tra_cuu, cot_lay_du_lieu, [True/False]
Tham số thứ 4:
– True/1: các giá trị trong cột đầu tiên của bảng phải sắp xếp tăng dần
– False/0: Tìm kiếm chính xác
– Hàm HLOOKUP(gtri_tra_cuu, bang_tra_cuu, dong_lay_du_lieu, [True/False]
Để học excel cơ bản hiệu quả thì ngoài nắm được các kiến thức lý thuyết, bắt buộc bạn phải thực hành thao tác nhiều với bảng tính excel, làm các bài tập sử dụng các hàm trong excel.
4. Phương pháp hiệu quả bạn nên học khi tìm hiểu về Excel:
Nếu bạn đang tự tìm hiểu cho mình những phương pháp học excel tốt nhất. Bạn gặp phải khó khăn khi học excel bạn muốn kiến thức của mình sẽ rộng và sâu hơn hãy tham khảo 5 phương pháp học excel sau đây có lẽ sẽ hữu ích cho bạn. Mình đảm bảo với 5 phướng pháp này nếu bạn nào hiểu rõ thì bạn sẽ học excel sẽ dễ dàng hơn rất nhiều
1: Rèn luyện tính kiên trì
2: Học thuộc công thức hàm
3: Làm nhiều bài tập về excel
4: Biết phân tích bài toán
5: Biết bắt lỗi khi sai
