Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc, có ý nghĩa pháp lý đặc biệt quan trọng đối với mỗi cá nhân. Đối với Việt kiều, trong trường hợp giấy khai sinh bị mất, hư hỏng hoặc không còn bản chính thì việc xin cấp lại Giấy khai sinh là thủ tục cần thiết để bảo đảm quyền nhân thân và thuận lợi trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, pháp lý tại Việt Nam cũng như ở nước ngoài. Dưới đây là bài viết hướng dẫn thủ tục xin cấp lại Giấy khai sinh cho Việt kiều.
Mục lục bài viết
1. Có thể xin cấp lại Giấy khai sinh cho Việt kiều không?
Theo Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định: Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung về họ, chữ đệm, tên; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó.
Ngoài ra, khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định: Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch. Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.
Như vậy theo quy định của pháp luật hộ tịch, người Việt Nam cư trú ở nước ngoài nếu trước đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền của Việt Nam thì có đầy đủ quyền yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch theo quy định của pháp luật. Quyền này được bảo đảm không phụ thuộc vào nơi cư trú hiện tại của cá nhân, qua đó giúp công dân thuận lợi trong việc chứng minh thông tin nhân thân và thực hiện các thủ tục hành chính, pháp lý có liên quan cả trong nước và ngoài nước.
Trích lục hộ tịch là giấy tờ pháp lý quan trọng, không chỉ có giá trị xác nhận sự kiện khai sinh mà còn được sử dụng trong nhiều quan hệ pháp lý khác như xin cấp hộ chiếu, xác lập hoặc xác nhận quốc tịch, đăng ký cư trú, thực hiện thủ tục thừa kế, hôn nhân gia đình… và các giao dịch hành chính có liên quan. Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài, việc có đầy đủ giấy tờ hộ tịch hợp pháp không chỉ giúp duy trì mối liên hệ pháp lý với Việt Nam mà còn tạo cơ sở pháp lý cần thiết để thực hiện quyền và nghĩa vụ công dân khi phát sinh nhu cầu theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Như vậy:
Nhiều Việt kiều trước đây đã đăng ký khai sinh tại Việt Nam. Tuy nhiên sau thời gian dài sinh sống và làm việc ở nước ngoài, Giấy khai sinh bản chính có thể bị thất lạc, rách, hư hỏng hoặc không còn lưu giữ được. Từ đó phát sinh nhu cầu “xin cấp lại giấy khai sinh” để phục vụ các thủ tục hành chính, pháp lý tại Việt Nam cũng như ở nước ngoài.
Tuy nhiên, cần làm rõ một điểm pháp lý quan trọng: Giấy khai sinh bản gốc không được cấp lại trong trường hợp bị mất, rách hoặc hư hỏng. Thay vào đó, theo quy định của pháp luật về hộ tịch, cá nhân chỉ được cấp bản sao trích lục giấy khai sinh từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch. Bản sao trích lục này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật.
Trong thực tế, không ít người vẫn nhầm lẫn giữa thủ tục “đăng kí lại khai sinh” và thủ tục “cấp bản sao trích lục giấy khai sinh”; từ đó dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ sai, nộp không đúng thủ tục hoặc mất nhiều thời gian chỉnh sửa, bổ sung. Việc hiểu đúng bản chất pháp lý của thủ tục cấp trích lục khai sinh sẽ giúp Việt kiều thực hiện đúng quy trình, tiết kiệm thời gian và bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.
2. Quy trình, thủ tục xin cấp lại trích lục Giấy khai sinh cho Việt kiều:
2.1. Thành phần hồ sơ:
Hồ sơ cơ bản bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu do cơ quan có thẩm quyền ban hành, kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến người yêu cầu và sự kiện hộ tịch cần trích lục;
- Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu. Bao gồm: Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc giấy tờ hợp lệ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân, do cơ quan có thẩm quyền cấp và còn giá trị sử dụng;
- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú, chỉ áp dụng trong trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác, xác minh thông tin cư trú của người yêu cầu thông qua Cơ sở dữ liệu theo các phương thức quy định tại Nghị định số 104/2022/NĐ-CP;
- Văn bản ủy quyền (được lập theo đúng hình thức và có chứng thực theo quy định) trong trường hợp Việt kiều không thể trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ và nhận kết quả. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người yêu cầu thì văn bản ủy quyền không bắt buộc phải chứng thực, nhưng phải kèm theo giấy tờ chứng minh mối quan hệ thân nhân;
- Đối với văn bản ủy quyền được lập ở nước ngoài, văn bản này phải được xác nhận bởi Cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của Việt Nam tại quốc gia nơi người ủy quyền đang cư trú. Trường hợp người có gốc Việt, trong một số tình huống cụ thể có thể sử dụng văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền tại nước sở tại. Tuy nhiên, văn bản ủy quyền vẫn phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt, kèm theo bản dịch đã được công chứng hợp lệ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
2.2. Quy trình, thủ tục:
Việc xin cấp bản sao trích lục giấy khai sinh được thực hiện theo trình tự, thủ tục thống nhất tại cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền. Bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ.
- Người có yêu cầu cấp trích lục khai sinh trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp không thể trực tiếp thực hiện, người yêu cầu có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ theo đúng quy định về ủy quyền.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ.
Công chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu thông tin kê khai trong tờ khai với giấy tờ tùy thân và các tài liệu liên quan do người yêu cầu xuất trình:
- Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người tiếp nhận sẽ lập giấy tiếp nhận hồ sơ; trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả theo quy định;
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thìngười nộp hồ sơ sẽ được hướng dẫn cụ thể để hoàn thiện, bổ sung;
- Nếu sau khi đã được hướng dẫn mà hồ sơ vẫn không đáp ứng đủ điều kiện, Cơ quan tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ và việc từ chối này phải được lập thành văn bản, nêu rõ lý do theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Cấp bản sao trích lục khai sinh.
- Sau khi hồ sơ được xác định là hợp lệ, công chức làm công tác hộ tịch sẽ khai thác, đối chiếu thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch, tiến hành lập bản sao trích lục khai sinh theo đúng nội dung đã đăng ký trước đó.
- Bản sao trích lục sau khi hoàn thiện sẽ được trình Thủ trưởng cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch ký duyệt, sau đó trả kết quả cho người yêu cầu theo thời hạn đã thông báo.
2.3. Thẩm quyền tiếp nhận:
Điều 63 Luật Hộ tịch năm 2014 quy định: Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký.
Theo đó, mọi cá nhân đều có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch đối với các sự kiện hộ tịch đã được đăng ký, không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Quy định này khẳng định rằng, dù cá nhân đang sinh sống và làm việc tại bất kỳ địa phương hay quốc gia nào thì vẫn có thể thực hiện thủ tục xin cấp bản sao trích lục hộ tịch nhằm chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của mình và phục vụ các thủ tục hành chính, pháp lý liên quan.
Theo Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, cơ quan có thẩm quyền quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch và cấp bản sao trích lục hộ tịch bao gồm:
- Ủy ban nhân dân cấp xã/phường;
- Bộ Tư pháp;
- Bộ Ngoại giao;
- Và Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Việc phân định thẩm quyền này nhằm bảo đảm công tác quản lý hộ tịch được thực hiện thống nhất, liên thông và phù hợp với nhu cầu thực tế của công dân trong và ngoài nước.
Như vậy, trong trường hợp Việt kiều có nhu cầu xin trích lục giấy khai sinh, người yêu cầu có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã/phường hoặc cấp tỉnh/thành phố nơi mình đang cư trú mà không bắt buộc phải quay về địa phương nơi đã đăng ký khai sinh trước đây. Việc cấp bản sao trích lục hộ tịch không bị ràng buộc bởi yếu tố nơi cư trú, qua đó tạo thuận lợi tối đa cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục.
Quy định này không chỉ bảo đảm quyền tiếp cận thông tin hộ tịch của cá nhân mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch theo hướng đồng bộ, minh bạch và chính xác; đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, đặc biệt là Việt kiều, khi cần sử dụng giấy tờ hộ tịch trong các giao dịch hành chính, pháp lý cả trong nước và ở nước ngoài.
3. Xử lý khi xin cấp trích lục Giấy khai sinh cho Việt kiều nhưng không còn thông tin hồ sơ gốc?
Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định: Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
Việt Kiều muốn xin cấp bản sao giấy khai sinh nhưng cơ quan chức năng đã trả lời do không lưu hồ sơ gốc trên hệ thống thì có thể thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh. Theo quy định tại Thông tư số 07/2023/TT-BNG thì việc đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện). Cụ thể như sau:
3.1. Thành phần hồ sơ:
Giấy tờ, tài liệu là cơ sở đăng ký lại khai sinh theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP gồm:
- Bản sao giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ.
- Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế giấy khai sinh được cấp trước năm 1945 ở miền Bắc và trước năm 1975 ở miền Nam.
- Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có giấy tờ quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ sau đây là cơ sở để xác định nội dung đăng ký lại khai sinh:
+ Giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu;
+ Sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;
+ Bằng tốt nghiệp, giấy chứng nhận, chứng chỉ, học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;
+ Giấy tờ khác có thông tin về họ, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm, hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật theo quy định tại Điều 5 Thông tư số 07/2023/TT-BNG.
Lưu ý: Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh. Trường hợp cơ quan công an trả lời không có thông tin thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Thông tư số 07/2023/TT-BNG và xác định nội dung khai sinh theo văn bản cam đoan.
3.2. Thẩm quyền đăng ký:
Điều 2 Thông tư số 07/2023/TT-BNG quy định về thẩm quyền đăng ký hộ tịch:
- Cơ quan đại diện thực hiện đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 Luật Hộ tịch, đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử; cấp bản sao trích lục hộ tịch từ sổ hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài phù hợp với pháp luật Việt Nam, pháp luật của nước tiếp nhận và điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Đối với những nước mà Việt Nam có từ 02 Cơ quan đại diện trở lên thì thẩm quyền đăng ký hộ tịch thuộc Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự mà người yêu cầu cư trú.
- Đối với những nước hoặc vùng lãnh thổ chưa có Cơ quan đại diện thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại Cơ quan đại diện tại nước kiêm nhiệm hoặc Cơ quan đại diện thuận tiện nhất.
3.3. Việc nộp hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch:
- Việc nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện được thực hiện theo quy định tại điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Điều 12 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP, Thông tư số 04/2020/TT-BTP và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
- Khi có yêu cầu giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện, người yêu cầu phải xuất trình các giấy tờ tại cơ quan đại diện.
Như vậy: Việt Kiều cần chuẩn bị những giấy tờ tài liệu theo quy định và liên hệ trực tiếp tại Cơ quan đại diện của Việt Nam tại nước sở tại để thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh theo nhu cầu cá nhân.
THAM KHẢO THÊM:
Tư vấn pháp luật qua Zalo
Liên hệ với Luật sư để được hỗ trợ:
Tư vấn pháp luật qua Zalo 
