Hướng dẫn thủ tục mua bán nhà xưởng và cách hạch toán

1. Hướng dẫn thủ tục mua bán nhà xưởng và cách hạch toán:

Câu hỏi: Chào Luật sư! Cho tôi hỏi ngày 24/06 công ty của tôi có mua mới một nhà xưởng đã qua sử dụng, nhà xưởng được nằm trên đất mà công ty tôi đang thuê. Trước đây nhà xưởng thuộc một công ty khác khi thuê đất tại đây, và sau khi họ thanh lý hợp đồng với chủ đất thì họ bán lại cho công ty tôi. Chúng tôi mua nhà xưởng với giá là 920.000.000. Vậy Công ty tôi phải làm thủ tục gì để đăng ký tăng tài sản cố định mới với cơ quan thuế? Hiện công ty tôi đã có: hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao và giấy phép xây dựng nhà xưởng này. Rất mong nhận được câu trả lời của Luật Dương Gia.

Chào bạn, gửi đến bạn câu trả lời sau:

Căn cứ khoản 2.2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC, quy định về chi phí khấu hao tài sản cố định như sau:

– Chi khấu hao đối với tài sản cố định không sử dụng cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.

Riêng đối với tài sản cố định có mục đích phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà nghỉ giữa ca, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế có mục đích để khám chữa bệnh, cơ sở để đào tạo, dạy nghề và các thiết bị, nội thất đủ điều kiện được coi là tài sản cố định lắp đặt trong nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, phòng hoặc trạm y tế để khám chữa bệnh, cơ sở đào tạo, dạy nghề; bể chứa nước sạch, nhà để xe, xe đưa đón người lao động, nhà ở trực tiếp cho người lao động thì sẽ được trích khấu hao tính vào các chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

– Trích khấu hao của tài sản cố định nhưng không chứng minh được giấy tờ chứng minh về quyền sở hữu của công ty (trừ các tài sản cố định thuê tài chính).

– Chi phí khấu hao về tài sản cố định nhưng không được quản lý, kiểm soát và hạch toán trên sổ sách kế toán của công ty theo chế độ về quản lý và kế toán tài sản cố định hiện hành.

– Trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về quản lý và sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.

– Công ty phải thông báo về phương pháp trích khấu hao TSCĐ mà mình đã lựa chọn áp dụng cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi trích khấu hao. Hàng năm, mỗi doanh nghiệp trích khấu hao TSCĐ theo quy định của Bộ Tài chính quy định về chế độ quản lý, sử dụng và các trích khấu hao TSCĐ, kể cả các trường hợp trích khấu hao nhanh. Doanh nghiệp trực tiếp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao sẽ được trích khấu hao nhanh nhưng không quá hai lần mức khấu hao được xác định theo phương pháp đường thẳng để nhanh chóng đổi mới công nghệ đối với một số TSCĐ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về trích khấu hao quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ. Khi thực hiện khấu hao nhanh, thì doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh có lãi.

Căn cứ theo quy định tại Điều 13 Thông tư 28/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định, phương pháp trích khấu hao tài sản cố định:

– Phương pháp để khấu hao đường thẳng được hiểu là phương pháp trích khấu hao theo tính ổn định từng năm vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty đối với tài sản cố định tham gia hoạt động kinh doanh.

– Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả kinh tế cao thì sẽ được trích khấu hao nhanh nhưng không được quá hai lần mức khấu hao xác định theo phương pháp đường thẳng nhằm đổi mới nhanh công nghệ. Đối với tài sản vốn tham gia vào hoạt động kinh doanh hao mòn nhanh là máy móc thiết bị; dụng cụ đo lường, thử nghiệm. các loại thiết bị, phương tiện vận tải; Công cụ quản lý; động vật, vườn cây lâu năm. Khi thực hiện phương án khấu hao nhanh, DN phải đảm bảo kinh doanh có lãi. Đối với trường hợp doanh nghiệp trích khấu hao nhanh vượt quá 2 lần tỷ lệ quy định trong thời gian sử dụng tài sản cố định quy định tại Phụ lục 1 Thông tư này thì sẽ không được khấu trừ phần vượt tỷ lệ khấu hao nhanh (quá 2 lần). Chi phí khi tính thuế thu nhập trong kỳ.

– Doanh nghiệp sẽ tự quyết định về phương pháp trích khấu hao, thời gian trích khấu hao tài sản cố định theo quy định tại Thông tư  và thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện.

Như vậy, theo chúng tôi, công ty tăng TSCĐ thì không cần phải đăng ký, chỉ khi thay đổi phương pháp trích khấu hao TSCĐ thì mới phải đăng ký. Khi lựa chọn phương pháp trích khấu hao TSCĐ, công ty bạn phải đăng ký trích khấu hao TSCĐ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi bắt đầu thực hiện phương pháp trích khấu hao TSCĐ. ; có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện. Các trường hợp cần phải có đơn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.

2. Hướng dẫn hạch toán doanh thu cho thuê nhà xưởng, nhà ở theo các trường hợp:

2.1 Hạch toán doanh thu cho thuê nhà xưởng chưa thực hiện:

Theo quy định hiện nay thì doanh thu sẽ được ghi nhận theo từng kỳ. Bằng số doanh thu tổng thu trước chia đều cho tất cả các kỳ dự định sẽ thực hiện việc cho thuê BĐS.

-Khi nhận được tiền trả trước về cho thuê văn phòng

+ Nợ TK 111, 112: Số tiền tổng đã được nhận thanh toán trước

+ Có TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện (giá net)

+ Có TK 33311: Thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp

-Hạch toán của doanh thu theo từng kỳ

+Nợ TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện (số tiền phân bổ cho kỳ đó)

+ Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp

-Trường hợp hủy hoặc thanh lý hợp đồng. Trả lại tiền thuê còn thừa lại cho khách ghi nhận

+ Nợ TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện (giá thuê chưa có thuế GTGT)

+ Nợ TK 3331: Thuế GTGT doanh nghiệp phải nộp (ứng với số tiền trả lại người thuê phần đi thuê TSCĐ chưa được thực hiện)

+ Có TK 111,112: Số tiền cần trả lại

2.2 Hạch toán doanh thu theo phương thức trả chậm, trả góp:

Hạch toán theo phương thức hạch toán doanh thu theo phương thức trả chậm, trả góp thì ghi nhận doanh thu của kỳ kế toán theo giá bán trả tiền ngay. Đối với phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp so với giá trả ngay thì ghi nhận vào TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.

-Khi doanh nghiẹp bán trả chậm, trả góp

+ Nợ TK 111, 112, 331

+ Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp

+ Có TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện (Phần chênh lệch giữa giá trả chậm, trả góp và giá trả ngay chưa có thuế GTGT)

+ Có TK 3331: Thuế và các khoản khác phải nộp cho Nhà nước

-Hạch toán hàng kỳ. Kết chuyển và doanh thu tiền lãi bán trả chậm, trả góp

+ Nợ TK 3387: Doanh thu chưa được thực hiện

+ Có TK 515: Doanh thu từ các hoạt động tài chính (lãi trả chậm, trả góp)

-Khi thực thu số tiền bán hàng trả chậm, trả góp. Trong đó sẽ bao gồm cả phần chênh lệch giữa doanh thu bán trả chậm, trả góp và doanh thu bán trả ngay ghi

+ Nợ TK 111, 112

+ Có TK 131: Phải thu từ khách hàng. Đồng thời phải ghi nhận giá vốn hàng bán

+ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán của doanh nghiệp

+ Có TK 154, 155, 156, 157

-Trường hợp thanh lý BĐS ghi:

+ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá trị còn lại của BĐS)

+ Nợ TK 214: Hao mòn của tài sản cố định

+ Có TK 217: Bất động sản đầu tư

2.3 Hạch toán doanh thu văn phòng trả hàng tháng:

Đối với trường hợp hạch toán doanh thu trả hàng tháng khá đơn giản. thì kế toán sẽ tiến hành ghi nhận ngay khi nhận tiền

+ Có TK 111, 112: Số tiền cho thuê từ việc thỏa thuận

+ Nợ TK 632: Doanh thu bán hàng hoặc cho thuê từ dịch vụ

3. Hạch toán chi phí thuê nhà xưởng, nhà ở thế nào là hợp lý:

Trên thực tế, việc thuê văn phòng hay nhà xưởng hay thậm chí cả một tòa nhà sẽ có nhiều thủ tục phức tạp hơn không đơn giản như việc bạn đi thuê một căn hộ giữa hai cá nhân với nhau. Do đó, khi thuê nhà xưởng bắt buộc công ty sẽ phải thực hiện đúng quy định của pháp luật về các điều khoản về quản lý doanh nghiệp hạch toán sao cho hợp lệ như vậy đòi hỏi các bộ phận kế toán cần phải làm theo hướng dẫn và tuân thủ các quy định.

Để thực hiện có thể hạch toán khoản chi phí nhà xưởng thì chúng ta cần hiểu hạch toán chi phí thuê nhà xưởng là như thế nào là hợp lệ vì đây là khoản hạch toán không đơn giản như các cách thuê nhà ở thông thường. Cho dù là cá nhân, doanh nghiệp hay công ty bắt buộc thì phải hạch toán chính xác các khoản chi phí kinh doanh theo quy định. Đây có thể được xem như trách nhiệm của bộ phận kế toán phải tuân thủ chính xác, ngoài ra các doanh nghiệp còn phải có đủ các giấy tờ theo đúng quy định như các loại hóa đơn và hợp đồng khi thuê. Khi doanh nghiệp thuê công ty của cá nhân thì theo quy định cần phải có giấy chứng từ thanh toán. Bên cạnh đó trường hợp thuê cơ sở hạ tầng của công ty thì cần chứng từ nộp thuế, chứng từ cá nhân và hợp đồng cho thuê.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư 28/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 và thông tư số 147/2016/tt-btc ngày 13 tháng 10 năm 2016 của bộ tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.

– Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 25/2018/TT-BTC hướng dẫn nghị định số 146/2017/NĐ-CP ngày 15 tháng 12 năm 2017 của chính phủ và sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18 tháng 6 năm 2014 của bộ tài chính, thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15 tháng 8/2013 của Bộ tài chính.