Đăng ký khai sinh là gì? Giấy tờ cần thiết khi đăng ký khai sinh?

1. Đăng ký khai sinh là gì?

Đăng ký khai sinh là một thuật ngữ không còn quá xa lạ với nhiều người. Kế từ khi sinh ra thì con người đã được cha mẹ tiến hành làm thủ tục khai sinh tại cơ quan nhà nước. Đây được xem là quyền và cũng là nghĩa vụ của bất kỳ một công dân nào. Theo đó, khai sinh được hiểu là nghĩa vụ bắt buộc của người đại diện, người giám hộ của trẻ đến khai báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được xác nhận một cá nhâ được sinh ra.

Và đăng ký khai sinh là một trong các thủ tục được quy định chung với tên gọi là đăng ký hộ tịch. Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, thực hiện quản lý về dân cư.

Như vậy, đăng ký khai sinh được hiểu là một thủ tục hành chính nhằm mục đích cuối cùng là đăng ký sự kiện ra đời hay sinh của một đứa trẻ mới sinh ra. Thủ tục này được tiến hành tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

2. Các giấy tờ cần thiết khi đăng ký khai sinh:

–  Tờ khai đăng ký khai sinh theo mẫu.

– Bản chính Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh;

– Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập.

– Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ.

– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh.

– Giấy tờ phải xuất trình:

+ Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc chứng minh quân nhân chuyên nghiệp, công nhân và viên chức quốc phòng hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký khai sinh;

+ Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để chứng minh thẩm quyền đăng ký khai sinh; trường hợp cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn thì phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn (trong giai đoạn Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc chưa được xây dựng xong và thực hiện thống nhất trên toàn quốc.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên và nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để ký vào Sổ Hộ tịch.

3. Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh:

Bước 1: Người có yêu cầu đăng ký khai sinh nộp hồ sơ tại UBND cấp xã có thẩm quyền.

Bước 2: Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra ngay toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Bước 3: Công chức Tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND cấp xã. Trường hợp Chủ tịch UBND cấp xã đồng ý giải quyết thì công chức Tư pháp – hộ tịch cập nhật thông tin khai sinh theo hướng dẫn để lấy Số định danh cá nhân, trình Chủ tịch UBND cấp xã ký Giấy khai sinh; ghi nội dung khai sinh vào Sổ đăng ký khai sinh, cùng người đi đăng ký khai sinh ký tên vào Sổ; Trường hợp không đủ điều kiện đăng ký khai sinh, UBND cấp xã có văn bản từ chối cấp Giấy khai sinh; chuyển kết quả cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

Lưu ý:

– Trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

– Trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi thì sau khi nhận được thông báo, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc Trưởng công an cấp xã có trách nhiệm tổ chức lập biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi.

Sau khi lập biên bản, Ủy ban nhân dân cấp xã tiến hành niêm yết tại trụ sở Ủy ban nhân dân trong 07 ngày liên tục về việc trẻ bị bỏ rơi. Hết thời hạn niêm yết, nếu không có thông tin về cha, mẹ đẻ của trẻ, Ủy ban nhân dân cấp xã thông báo cho cá nhân hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ để tiến hành đăng ký khai sinh cho trẻ.
– Trường hợp trẻ chưa xác định được cha thì họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của con được xác định theo họ, dân tộc, quê quán, quốc tịch của mẹ; phần ghi về cha của trẻ để trống. Nếu vào thời điểm đăng ký khai sinh người cha yêu cầu làm thủ tục nhận con thì kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh.

– Trường hợp trẻ chưa xác định được mẹ mà khi đăng ký khai sinh cha yêu cầu làm thủ tục nhận con thì kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh; phần khai về mẹ của trẻ để trống.

– Trường hợp trẻ không thuộc diện bị bỏ rơi, chưa xác định được cả cha và mẹ thì thực hiện tương tự như đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi, nhưng trong Sổ hộ tịch ghi rõ “Trẻ chưa xác định được cha, mẹ”.

Bước 4: Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trả kết quả cho công dân.

4. Hình thức nộp và thời hạn giải quyết:

Một, hình thức nộp trực tiếp

Người có yêu cầu đăng ký khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai sinh; – Người thực hiện việc đăng ký khai sinh có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

– Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Lệ phí:  Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn: theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

Miễn lệ phí đối với trường hợp khai sinh đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

Hai, nộp trực tuyến

Người có yêu cầu đăng ký khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai sinh;

– Người thực hiện việc đăng ký khai sinh có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

– Thời hạn giải quyết

Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Phí, lệ phí: Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn: theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

 Miễn lệ phí đối với trường hợp khai sinh đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

Ba, nộp thông qua dịch vụ bưu chính

– Người có yêu cầu đăng ký khai sinh trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện việc đăng ký khai sinh;

– Người thực hiện việc đăng ký khai sinh có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính hoặc gửi hồ sơ theo hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến.

– Thời hạn giải quyết: Ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu, trường hợp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà không giải quyết được ngay thì trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo.

– Phí, lệ phí: Đối với trường hợp đăng ký khai sinh không đúng hạn: theo mức thu lệ phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

– Miễn lệ phí đối với trường hợp khai sinh đúng hạn, người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật.

Như vậy, đăng ký khai sinh chính là thủ tục hành chính bắt buộc phải thực hiện với cơ quan nhà nước để có thể hưởng các quyền lợi tại quốc gia nơi mình sinh ra.  Đây chính là những quyền lợi cơ bản nhất của con người, chính vì vậy những người đại diện, người giám hộ cần phải thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ trong thời gian sớm nhất.

Căn cứ pháp lý sử dụng trong bài viết:

– Luật Hộ tịch 2014;

– Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch;

– Thông tư 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/TT-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch.