Hướng dẫn quy trình đăng ký khai tử online mới nhất

1. Cá nhân thực hiện trách nhiệm khai tử có mấy cách để tiến hành khai tử:

– Khai tử là hoạt động khai báo tại cơ quan có thẩm quyền về một người đã mất, đây là trách nhiệm của người thân gia đình thực hiện thủ tục pháp lý với mục đích là xác nhận việc một người đã qua đời và để chấm dứt các quan hệ pháp luật của người đó. Việc đăng ký làm giấy khai tử cũng có vai trò trong việc Nhà nước theo dõi biến động dân số của nước ta, cũng như là căn cứ pháp lý được dùng để xác định thời điểm mở thừa kế, hàng thừa kế; còn trong quan hệ hôn nhân thì giấy khai tử là giấy tờ chứng minh được tình trạng hôn nhân nếu vợ/chồng muốn đăng ký kết hôn với người khác.

– Hiện nay, có hai cách thức cơ bản để tiến hành khai tử đó là: Khai tử trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền và khai tử online:

+ Việc khai tử trực tiếp sẽ được thực hiện ở các cấp có thẩm quyền như sau:

Uỷ ban nhân dân các cấp là cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhưng tùy thuộc vào trường hợp khác nhau thì sẽ có cấp khác thực hiện. Theo đó:

UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của công dân Việt Nam sẽ là cơ quan thực hiện khai tử đối với trường hợp người mất là người có quốc tịch Việt Nam. Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện việc đăng ký khai tử; UBND xã ở khu vực biên giới  sẽ thực hiện khai tử đối với người nước ngoài cư trú tại xã đó.

UBND cấp huyện nơi cư trú cuối cùng của người nước ngoài hoặc công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài chết tại Việt Nam;

Ngoài ra, còn tồn tại trường hợp là không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì UBND cấp huyện nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết sẽ có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký khai tử.

+ Còn trong trường hợp khai tử online thì thực hiện các thao tác trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Cụ thể thao tác sẽ được hướng dẫn tại Mục 2 bài viết.

– Đối tượng thực hiện việc khai tử:

Qúa trình khai tử sẽ được vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.

Còn nếu không xác định được người có trách nhiệm đi khai tử thì công chức tư pháp – hộ tịch sẽ có trách nhiệm thực hiện đăng ký khai tử.

Theo quy định của Điều 33 Luật Hộ tịch 2014: Trách nhiệm này phải được thực hiện trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày có người chết thì vợ, chồng hoặc con, cha, mẹ hoặc người thân thích khác của người chết có trách nhiệm đi đăng ký khai tử; trường hợp người chết không có người thân thích thì đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử.

2. Hướng dẫn quy trình đăng ký khai tử online mới nhất:

2.1. Hồ sơ cần chuẩn bị:

Cá nhân thực hiện hoạt động đăng ký khai tử thì cần chuẩn bị giấy tờ, tài liệu sau:

+ Trước hết cần có bản chụp Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử của người đã mất;

+ Cùng với đó cần chuẩn bị thêm giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử;

+ Ngoài ra, còn có thêm bản chụp Giấy CMND/Thẻ CCCD và Hộ khẩu/trường hợp các thông tin này đã được xác thực và cung cấp bởi CSDLQGVDC thì không phải tải lên;

+ Cuối cùng là chuẩn bị giấy uỷ quyền trong trường hợp thực hiện việc đăng ký khai tử được uỷ quyền cho người khác.

2.2. Thủ tục thực hiện:

Theo đó, quy trình đăng ký khai tử được hướng dẫn tại Công văn 1868/BTP-HTQTCT ngày 08/6/2022 gồm các bước sau:

Bước 1. Thao tác trên Cổng dịch vụ công quốc gia:

Cá nhân có yêu cầu đăng ký khai tử sẽ thực hiện truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia/Cổng dịch vụ công cấp tỉnh, tiến hành đăng ký/đăng nhập tài khoản, xác thực định danh điện tử để xác định đúng nhân thân người có yêu cầu đăng ký hộ tịch.

Người có yêu cầu đăng ký khai tử cung cấp thông tin trên biểu mẫu điện tử tương tác đăng ký khai tử và thực hiện:

– Đầu tiên sẽ tải lên (upload) các giấy tờ, hồ sơ đã được hướng dẫn trong bài viết;

– Trách nhiệm về nộp phí, lệ phí (nếu thuộc trường hợp phải nộp phí, lệ phí đăng ký khai tử) thông qua chức năng thanh toán trực tuyến tích hợp trên Cổng dịch vụ công cũng phải được tuân thủ theo hướng dẫn;

– Hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký khai tử trực tuyến.

Bước 2: Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ

Khi tiếp nhận hồ sơ thì công chức Bộ phận một cửa có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, thống nhất, hợp lệ của hồ sơ:

– Đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì sẽ nhanh chóng chuyển hồ sơ đăng ký khai tử để công chức làm công tác hộ tịch xử lý. Việc tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ chính xác vào thời gian tiếp nhận, bởi nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15h00 mà không thể giải quyết ngay thì sẽ gửi Phiếu hẹn, trả kết quả cho công dân trong ngày làm việc tiếp theo;

– Còn trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung để người có yêu cầu bổ sung, hoàn thiện theo quy định;

– Mặc dù đã có hướng dẫn bổ sung, sửa đổi mà cá nhân không thể thực hiện được theo yêu cầu, hướng dẫn cảu cơ quan có thẩm quyền thì sẽ báo cáo Trưởng bộ phận một cửa có văn bản từ chối giải quyết yêu cầu đăng ký khai tử.  

Bước 3. Giai đoạn thẩm tra hồ sơ:

Công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm trong việc thẩm tra hồ sơ (thẩm tra tính thống nhất, hợp lệ của các thông tin trong hồ sơ, giấy tờ, tài liệu đính kèm).

– Khi thẩm tra nhận thấy hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện hoặc không đủ điều kiện giải quyết, phải từ chối thì gửi thông báo về tình trạng hồ sơ tới Bộ phận một cửa để thông báo cho người nộp hồ sơ;

– Còn trong trường hợp đã đầy đủ, hợp lệ, đúng quy định thì thực hiện việc ghi vào Sổ đăng ký khai tử, cập nhật thông tin đăng ký khai tử trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, lưu chính thức.

Bước 4: Công chức thực hiện công tác hộ tịch in Trích lục khai tử, trình Lãnh đạo UBND ký, chuyển Bộ phận một cửa trả kết quả cho công dân;

Bước 5: Công dân kiểm tra thông tin trên Trích lục khai tử, trong Sổ đăng ký khai tử, ký Sổ đăng ký khai tử, nhận Trích lục khai tử.

3. Một số lưu ý trước khi tiến hành đăng ký khai tử online?

Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 1868/BTP-HTQTCT năm 2022 hướng dẫn về lưu ý khi đăng ký khai tử online như sau:

– Cần lưu ý về chất lượng bản chụp các loại giấy tờ dùng để tải lên làm hồ sơ đăng ký khai tử:

Bản chụp các giấy tờ gửi kèm theo hồ sơ đăng ký khai tử trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, có thể được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng; nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bắt buộc việc dịch sang tiếng Việt theo quy định, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

– Trường hợp giấy tờ, tài liệu phải gửi kèm trong hồ sơ đăng ký khai tử trực tuyến đã có bản sao điện tử hoặc đã có bản điện tử giấy tờ hộ tịch thì người yêu cầu được sử dụng bản điện tử này.

– Liên quan đến giai đoạn nhận kết quả đăng ký hộ tịch thì cá nhân khi tới cơ quan đăng ký hộ tịch nhận kết quả (Trích lục khai tử/bản sao Trích lục khai tử) cần cầm theo giấy tờ tùy thân để xuất trình Giấy tờ tuỳ thân nếu được yêu cầu.

Văn bản pháp luật được sử dụng:

– Luật Hộ tịch năm 2014;

– Công văn 1868/BTP-HTQTCT năm 2022 hướng dẫn tái cấu trúc quy trình thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử, đăng ký kết hôn do Bộ Tư pháp ban hành.