Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp sai

1. Chứng từ khấu trừ thuế là gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là giấy xác nhận của tổ chức, cá nhân trả thu nhập về việc thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế phải sử dụng theo đúng thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn (từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch), không được dùng bỏ cách số thứ tự, trùng số liệu, trùng ký hiệu.

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Văn bản hợp nhất 02/VBHN-BTC năm 2024 hợp nhất Thông tư hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi và Nghị định 65/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo quy định PHẢI cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Cấp chứng từ khấu trừ thuế trong một số trường hợp cụ thể được thực hiện như sau:

– Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

– Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

2. Hướng dẫn hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp sai:

2.1. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế:

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Văn bản hợp nhất 25/VBHN-BTC năm 2022 hợp nhất Nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ do Bộ Tài chính ban hành quy định về nội dung chứng từ như sau:

Theo đó, chứng từ khấu trừ thuế sẽ bao gồm các nội dung sau:

– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);

– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

–  Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;

– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trong trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

2.2. Cách hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN cấp sai:

Để hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp cần tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Khi doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN nữa thì chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

– Công văn xin hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN

– Quyển chứng từ khấu trừ thuế TNCN đang muốn hủy

Bước 2: Nộp hồ sơ và thực hiện thủ tục tại phòng ấn chỉ của Cơ quan thuế

Bước 3: Báo cáo số chứng từ hủy trên báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN chưa sử dụng, còn tổn, doanh nghiệp thực hiện gạch chéo, lưu giữ và kê vào cột xóa bỏ trong kỳ báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo mẫu CTT25/AC được ban hành kèm theo Quyết định 2262/QĐ-TCT năm 2020 về Quy trình Quản lý ấn chỉ do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành có hiệu lực từ ngày 30/12/202 gửi đến Cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định.

BẢNG KÊ THANH TOÁN BIÊN LAI

Từ ngày ….đến ngày …. tháng ….năm….

Họ tên cán bộ thu: …

Tên Biên lai thuế: …

3. Trường hợp được cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Văn bản pháp luật thuế thu nhập cá nhân (TNCN) có quy định rõ những trường hợp phải cấp và không cấp chứng từ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Nội dung này được nêu rõ tại điểm a khoản 2 Điều 25 Văn bản hợp nhất 02/VBHN-BTC năm 2024 hợp nhất Thông tư hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi và Nghị định 65/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quy định về khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế như sau:

Theo đó, tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 25 Văn bản hợp nhất 02/VBHN-BTC năm 2024 hợp nhất Thông tư hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi và Nghị định 65/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Theo đó, những trường hợp dưới đây, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập bao gồm:

– Thu nhập của cá nhân không cư trú.

– Thu nhập từ tiền lương, tiền công.

– Thu nhập từ làm đại lý bảo hiểm, đại lý xổ số, bán hàng đa cấp; thu nhập từ hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuê tài sản.

– Thu nhập từ đầu tư vốn.

– Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán.

– Thu nhập từ chuyển nhượng vốn góp của cá nhân không cư trú.

– Thu nhập từ trúng thưởng.

– Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.

– Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác (khấu trừ 10% tại nguồn trước khi trả thu nhập).

Ngoài ra, cần lưu ý quy định cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trong một số các trường hợp cụ thể như sau:

– Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.

– Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Các văn bản quy phạm pháp luật sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất 02/VBHN-BTC năm 2024 hợp nhất Thông tư hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi và Nghị định 65/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

– Văn bản hợp nhất 25/VBHN-BTC năm 2022 hợp nhất Nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ do Bộ Tài chính ban hành

– Quyết định 2262/QĐ-TCT năm 2020 về Quy trình Quản lý ấn chỉ do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành

THAM KHẢO THÊM:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Mẫu chứng từ và cách ghi?
• Xử lý trường hợp làm mất chứng từ khấu trừ thuế TNCN
• Phạt chậm nộp báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN