Hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương mới nhất

1. Các nguyên tắc xây dựng thang bảng lương:

Xây dựng thang bảng lương là hoạt động cần thiết, mang ý nghĩa bắt buộc mà các công ty, doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện trong chuỗi quá trình vận hành của mình.

Xây dựng thang bảng lương là yếu tố quan trọng, nhằm xác định giá trị lương thưởng mà người lao động được hưởng theo từng vị trí việc làm của mình. Đây là nguồn nhân tố nhằm xác định quyền lợi về mặt tài chính trong hoạt động lao động của người lao động. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để các doanh nghiệp, công ty (người sử dụng lao động) phân hóa vị trí công việc, quản lý nhân công theo chất lượng công việc một cách toàn diện, khách quan và đạt hiệu quả cao.

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 43/2013/NĐ-CP,  việc xây dựng thang lương, bảng lương phải tuân thủ theo các nguyên tắc cụ thể sau đây:

– Khi xây dựng thang bảng lương, cá nhân thực hiện phải căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, phương hướng  tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng. Có như vậy, người ta mới xác định được giá trị của thang bảng lương dựa trên nền tảng cơ cấu việc làm. Đồng thời, đây là cơ sở để xác định vị trí lao động, giá trị lao động theo từng khung ngạch như: lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.

– Nguyên tắc tính bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất. Quy định này giúp xác định giá trị thang bảng lương một cách chuẩn xác nhất, tức nó phụ thuộc vào vị trí việc làm, và vị trí việc làm.

– Công ty xác định trên cơ sở lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh.

– Khi xây dựng thang bảng lương, các công ty, doanh nghiệp phải đảm tính công bằng, bình đẳng; không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động.

– Việc xây dựng thang bảng lương phải được xây dựng dựa trên những tiêu chuẩn cụ thể nhất định. Các tiêu chuẩn này có thể do các công ty, doanh nghiệp đề ra (mang tính nội quy, điều lệ chung), được áp dụng với toàn thể người lao động.

– Thang lương, bảng lương mà công ty, doanh nghiệp lập nên không mang tính duy trì mãi mãi, mà nó  phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế. Khi tiến hành xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện.

Trên đây là các nguyên tắc mà các công ty, doanh nghiệp phải áp dụng thực hiện khi xây dựng thang bảng lương. Các nguyên tắc này giúp hoạt động xây dựng bảng lương diễn ra một cách chuẩn chỉnh, toàn diện, khách quan và đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, đây cũng là cơ sở nền tảng để chủ doanh nghiệp nhìn nhận vào, đánh giá năng lực người lao động theo từng vị trí việc làm, từ đó đưa ra phương hướng điều chỉ hoạt động công ty sao cho khách quan và đạt hiệu quả cao nhất.

2. Hồ sơ xây dựng thang bảng lương:

Để xây dựng thang bảng lương, các công ty, doanh nghiệp (người phụ trách thực hiện) phải chuẩn bị một bộ hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ, tài liệu cụ thể sau đây:

– Công văn đề nghị đăng ký thang lương bảng lương. Công ty, doanh nghiệp muốn xây dựng thang bảng lương sẽ gửi công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương lên Phòng lao động thương binh và xã hội nơi công ty, doanh nghiệp đặt trụ sở.

– Hệ thống thang lương bảng lương. Hệ thống thang lương, bảng lương này do các công ty, doanh nghiệp chuẩn bị để nộp lên phía Phòng lao động thương binh và xã hội. Hệ thống thang lương, bảng lương này mang tính chất giống như bản kế hoạch mà các công ty, doanh nghiệp đề ra để cơ quan chức năng có thẩm quyền nhìn nhận vào, xem xét và phê duyệt.

– Bảng quy định chi tiết các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng đối với từng chức danh và nhóm chức ngành nghề, công việc trong thang lương bảng lương. Bảng quy định này do doanh nghiệp đề ra. Về cơ bản, bảng quy định về tiêu chuẩn và điều kiện xây dựng bảng lương dựa trên những cơ sở tiêu chí xác định thứ bậc trong thang bảng lương. 

– Quy chế lương, bảng phụ cấp mà các công ty, doanh nghiệp yêu cầu.

– Biên bản thống nhất ý kiến về bộ máy thang bảng lương. Biên bản này là căn cứ về việc thống nhất ý kiến giữa chủ doanh nghiệp và tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp.

– Trong trường hợp doanh nghiệp đã có công đoàn thì phải có văn bản của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành Công đoàn lâm thời trong doanh nghiệp nêu một lời phàn nàn về hệ thống thang lương, bảng lương.

Trên đây là những giấy tờ, tài liệu mà các công ty, doanh nghiệp cần phải đảm bảo chuẩn bị khi thực hiện xây dựng thang bảng lương. Các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu này chính là cơ sở, căn cứ để cơ quan chức năng có thẩm quyền nhìn nhận vào, đưa ra quyết định phê duyệt kế hoạch xây dựng thang bảng lương của các công ty, doanh nghiệp. Đây cũng chính là cơ sở nền tảng để tạo nên tính pháp lý cho hệ thống thang bảng lương, để người lao động nhìn nhận vào, đánh giá và xác nhận vị trí năng lực của mình theo thang bảng lương.

3. Hướng dẫn cách xây dựng thang bảng lương mới nhất:

– Khi thực hiện xây dựng thang bảng lương, các công ty, doanh nghiệp phải thực hiện theo các quy trình, thủ tục cụ thể sau đây:

+ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

Các công ty, doanh nghiệp muốn xây dựng thang bảng lương phải chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, tài liệu nêu trên. Sau khi chuẩn bị đầy đủ tài liệu, đại diện doanh nghiệp sẽ gửi hồ sơ lên cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Đối với các đơn vị sử dụng từ 100 lao động trở lên hoặc đơn vị có vốn đầu tư nước ngoài, thì việc xây dựng thang bảng lương sẽ được đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

 Đối với các doanh nghiệp sử dụng dưới 100 lao động thì việc xây dựng thang bảng lương sẽ được đăng ký tại Phòng Lao động thương binh và xã hội Quận (Huyện) nơi đặt trụ sở chính của công ty.

+ Bước 2: Tiếp nhận và xem xét hồ sơ.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ do các công ty, doanh nghiệp gửi lên, cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ thực hiện thụ lý và xem xét hồ sơ.

Cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ thụ lý và giải quyết hồ sơ mà doanh nghiệp gửi lên. Trong trường hợp hồ sơ hợp, đầy đủ, cán bộ chức năng sẽ xem xét và đưa ra quyết định phê duyệt về kế hoạch xây dựng bảng lương mà phía bên doanh nghiệp đưa ra.

Nếu hồ sơ, giấy tờ chứng minh xây dựng không đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ không chấp thuận thụ lý về hồ sơ đăng ký xây dựng thang bảng lương.

+ Bước 3: Lập quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.

Khi hồ sơ mà doanh nghiệp gửi lên đảm bảo yêu cầu xét duyệt, cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ lập quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương.

Trên đây là quy trình xây dựng thang bảng lương mà các doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện. Về cơ bản, việc xây dựng thang bảng lương của các doanh nghiệp, công ty phải thông qua cơ quan Nhà nước có thẩm quyền là Sở lao động thương binh và xã hội, hoặc Phòng lao động thương binh và xã hội. Cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ xem xét và đưa ra quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương. Về cơ bản, việc đưa ra quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương này dựa vào các hồ sơ (mang tính chất lập kế hoạch, và các điều kiện liên quan đến tổ chức, cơ cấu của doanh nghiệp) mà doanh nghiệp đó cung cấp lên.

Việc dựa vào các hồ sơ mà doanh nghiệp gửi lên, cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ đưa ra quyết định ban hành hệ thống thang bảng lương một cách toàn diện và chuẩn xác nhất.

Xét vào thực tế, hệ thống thang bảng lương gắn chặt với quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, các chủ thể hoạt động trong doanh nghiệp. Do đó, bên cạnh việc đảm bảo các quy trình, nguyên tắc xây dựng thang bảng lương theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp phải đảm bảo tính khách quan, công bằng trong việc giải quyết, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể tham gia liên quan.

Văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết: Nghị định 43/2013/NĐ-CP Hướng dẫn bộ luật lao động về tiền lương.