Hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn chuẩn

1. Hóa đơn, hóa đơn điện tử được hiểu như thế nào? 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Hóa đơn được hiểu là chứng từ kế toán do cá nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ, bán hàng hóa lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Hóa đơn điện tử được hiểu là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được hiểu là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi cá nhân, tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử sẽ bao gồm: i) Số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra; ii) Một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn chuẩn: 

Thực tế, hiện nay việc tra cứu thông báo phát hành hóa đơn là cần thiết bởi việc tra cứu sẽ giúp cho quý bạn đọc, doanh nghiệp biết được tình trạng phát hành hóa đơn có thành công hay không thành công không. Còn đối với đối tác là bên phát hành hóa đơn thì quý bạn đọc, doanh nghiệp có thể kiểm tra hóa đơn phát hành đã hợp lệ chưa, tạo sự minh bạch khi thực hiện các giao dịch mua bán.

2.1. Hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn chuẩn đối với doanh nghiệp, tổ chức:

Đối với hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử thì việc tra cứu thông báo phát hành hóa đơn chuẩn của doanh nghiệp, tổ chức sẽ được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1:

Quý bạn đọc tiến hành truy cập vào hệ thống tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp trên trên website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế.

Bước 2: Tiến hành tra cứu thông tin hóa đơn

Sau khi đã Click vào đường link tra cứu hóa đơn, quý bạn đọc tiến hành lựa chọn từng bước: Quý bạn đọc Click vào Thông tin thông báo phát hành -> Sau đó lựa chọn Hóa đơn -> Click vào mục nội dung dành cho Tổ chức, cá nhân.

Quý bạn đọc cần lưu ý khi nhập các nội dung sau đây:

– Mã số thuế được hiểu là mã số thuế của các cá nhân, tổ chức phát hành hóa đơn cần tra cứu hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in.

– Ngày phát hành được hiểu là khoảng thời gian để tạo ra thông báo phát hành hóa đơn, quý bạn đọc cần lưu ý rằng việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo quy định về định dạng dd/mm/yy (ngày/tháng/năm).

– Mã xác thực được hiểu là một dãy ký tự bao gồm chữ cái và số hiển thị trên màn hình, mã xác thực sẽ thay đổi sau mỗi lần quý bạn đọc tra cứu. Lưu ý: Mã xác thực phải được gõ chính xác, quý bạn đọc cần có sự phân biệt chữ HOA và chữ thường.

Ngay sau khi quý bạn đọc nhập các nội dung nêu trên cần Click vào mục Tìm kiếm.

Sau khi màn hình chuyển sang danh sách thông báo phát hành, quý bạn đọc Click vào ngày phát hành, theo đó trên màn hình sẽ hiển thị chi tiết thông tin cụ thể về hóa đơn mà doanh nghiệp, tổ chức đã phát hành:

Bước 3: Tiến hành việc đối chiếu kết quả tra cứu với hóa đơn

– Tiến hành đối chiếu mẫu số hóa đơn;

– Tiến hành đối chiếu ký hiệu hóa đơn;

– Tiến hành đối chiếu số lượng phát hành, từ số nào đến nào… Ví dụ: Hóa đơn phát hành từ số 1 đến số 1000, nhưng hóa đơn Quý thành viên đang cần tra cứu là số 1001 -> Hóa đơn này không hợp pháp.

– Tiến hành đối chiếu ngày hóa đơn với ngày bắt đầu được sử dụng để xem xét tính hợp lý của hóa đơn. Ví dụ: Trường hợp hóa đơn có ngày bắt đầu sử dụng là ngày 01/04/2022, nhưng hóa đơn mà quý bạn đọc đang cần tra cứu là ngày 20/05/2022 -> Hóa đơn này không hợp pháp.

2.2. Hướng dẫn cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn chuẩn của Cơ quan Thuế:

Quý bạn đọc tiến tra cứu thông báo phát hành hóa đơn chuẩn của Cơ quan Thuế thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Quý bạn đọc tiến hành truy cập vào hệ thống tra cứu hóa đơn của doanh nghiệp trên trên website tra cứu thông tin hóa đơn.

Bước 2: Tiến hành cập nhật thông số tra cứu

Quý bạn đọc tiến hành điền các thông tin tra cứu như sau:

(1) Click chọn Cơ quan thuế;

(2) Chọn ngày phát hành được hiểu là khoảng thời gian để tạo ra thông báo phát hành hóa đơn, quý bạn đọc cần lưu ý rằng việc nhập ngày tháng tra cứu phải tuân theo quy định về định dạng dd/mm/yy (ngày/tháng/năm);

(3) Mã xác thực được hiểu là một dãy ký tự bao gồm chữ cái và số hiển thị trên màn hình, mã xác thực sẽ thay đổi sau mỗi lần quý bạn đọc tra cứu. Lưu ý: Mã xác thực phải được gõ chính xác, quý bạn đọc cần có sự phân biệt chữ HOA và chữ thường.

Ngay sau khi quý bạn đọc nhập các nội dung nêu trên cần Click vào mục Tìm kiếm.

Bước 3: Quý bạn đọc sau khi Click vào mục Tìm kiếm màn hình chuyển sang kết quả tra cứu.

3. Hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn có sự khác nhau như thế nào?

Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn có điểm khác nhau cơ bản sau đây:

Thứ nhất, về định nghĩa: 

Đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp:

– Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp được hiểu là việc sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hóa đơn giả, hóa đơn hết giá trị sử dụng.

Đối với hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:

– Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn được hiểu là việc lập khống hóa đơn; lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên; cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách; dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn,…

Thứ hai, Các trường hợp vi phạm: 

Đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, các trường hợp vi phạm như sau: 

– Sử dụng hóa đơn giả được hiểu là hành vi sử dụng hóa được được khởi tạo hoặc được in theo mẫu hóa đơn đã phát hành của cá nhân, tổ chức hoặc hành vi khởi tạo, in trùng số cùng với một ký hiệu hóa đơn. 

– Sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng được hiểu là hành vi sử dụng hóa đơn đã được tạo theo quy định của pháp luật tuy nhiên theo hình thức tự tạo hóa đơn đặt in, tự in hóa đơn hay tạo hóa đơn điện tử, tuy nhiên chưa hoàn thiện thông báo phát hành hóa đơn.

– Hóa đơn hết hạn sử dụng được hiểu là hóa đơn đã thực hiện, hoàn thành xong các thủ tục về phát hành hóa đơn tuy nhiên sau khi hoàn thành các cá nhân, tổ chức này thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế); các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Đối với hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn các trường hợp vi phạm như sau:

– Hóa đơn có nội dung ghi không có thực hoặc một phần nội dung không có thực;

– Sử dụng hóa đơn của các cá nhân, tổ chức khác nhằm mục đích bán ra, hợp thức hóa hàng hóa, hợp thức hóa dịch vụ mua vao không có chứng từ hoặc các dịch vụ, hàng hóa bán ra để nhằm mục đích để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế.

– Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị dịch vụ, giá trị hàng hóa hoặc có sự sai lệch về tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;

Sử dụng hóa đơn của các cá nhân, tổ chức khác để bán hàng hóa, dịch vụ, tuy nhiên không tiến hành việc kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.

Có hành vi sử dụng hóa đơn dịch vụ, hóa đơn hàng hóa của cơ quan công an, cơ quan thuế hay của các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Nghị định 123/2020/NĐ-CP Quy định về hóa đơn, chứng từ;

– Nghị định 41/2022/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định chính sách miễn, giảm thuế theo Nghị quyết số 43/2022/QH15 của Quốc hội về chính sách tài khóa, tiền tệ hỗ trợ Chương trình phục hồi và phát triển kinh tế – xã hội;