Chi nghỉ mát được biết đến là khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động, quá trình hạch toán chi phí này nhiều khi cũng gây nên những khó khăn cho cá nhân đang là kế toán của công ty. Trong bài viết này sẽ cung cấp các nội dung hướng dẫn cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên.
Mục lục bài viết
1. Chi phí nghỉ mát cho nhân viên có được sử dụng để trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp:
Những chương trình nghỉ mát, du lịch được tổ chức định kỳ hàng năm có ý nghĩa quan trọng trong việc động viên, khích lệ tinh thần cống hiến làm việc của người lao động, thúc đẩy sự đoàn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Căn cứ vào Khoản 4, Điều 3 của Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm như sau:
– Liên quan đến các khoản về chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động được hiểu là tổng số chi phúc lợi nêu trên không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp, trong đó kể đến:
+ Những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi cho đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
+ Chi phí định kỳ được doanh nghiệp chi trả cho hoạt động nghỉ mát cũng nằm trong trường hợp được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
+ Đồng thời, chi cho việc hỗ trợ điều trị.
– Việc đưa khoản phúc lợi nghỉ mát vào trong chi phí hợp lý để được khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp thì cần đáp ứng các điều kiện sau:
+ Đầu tiên cần đảm bảo rằng, tổng số chi để thực hiện việc nghỉ mát không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định;
Cách tính 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp sẽ được tính bằng cách chia quỹ tiền lương thực hiện trong năm cho 12 tháng;
Xét đến trường hợp, doanh nghiệp không có thời gian hoạt động đủ 12 tháng thì 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế sẽ được tính bằng cách chia quỹ tiền lương thực hiện trong năm cho số tháng thực tế hoạt động trong năm;
+ Điều kiện thứ hai phải nhắc đến là các khoản chi nghỉ mát cần có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định, bao gồm:
Thể hiện qua nội dung hợp đồng được ký kết với công ty du lịch; Hoặc thông qua thông tin về bảng danh sách người lao động tham gia; Hóa đơn tiền phòng, ăn uống, đi lại…;
Đối với các khoản chi có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần đạt giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt;
Với quy định nêu trên, công ty đáp ứng đủ các điều kiện trên thì việc cho nhân viên đi nghỉ mát có thể được tính là một chi phí hợp lý và hoàn toàn được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ví dụ cụ thể:
Công ty A có dự tính tổ chức nghỉ mát cho nhân viên trong công ty vào dịp Nghỉ lễ Quốc Khánh 30/04-01/05 với:
– Tổng chi phí cho từng cá nhân là 2.000.000 đồng;
– Tổng thu nhập trong năm của cá nhân là 100.000.000 đồng/năm;
– Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm là 12 tháng;
Đối với Công ty A chi trả mức lương bình quân 1 tháng là 8.333.333 đồng/tháng.
Nên khoản chi cho nghỉ dưỡng ngày lễ là 2.000.000 đồng nhỏ hơn mức lương bình quân của cá nhân theo tháng 8.333.333 đồng. Nên đủ điều kiện để trừ đi khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT.
2. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên:
– Hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng mà cá người kế toán doanh nghiệp phải nắm chắc kiến thức pháp lý, cũng như có những kinh nghiệp thực tế thì mới đảm bảo độ chính xác, đúng quy định. Hiện nay, để tiến hành hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên thì cần chuẩn bị bộ chứng từ sau đây:
+ Phải đảm bảo là có quy chế tài chính, hoăc nội dung trong thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động,.. có thể hiện đầy đủ các thông tin và quy định rõ Công ty có tổ chức tham quan nghỉ mát cho người lao động;
+ Quyết định về việc tổ chức nghỉ mát cũng được ban hành bởi cá nhân có thẩm quyền trong doanh nghiệp, đó là Giám đốc doanh nghiệp (kèm theo danh sách nhân viên đăng ký đi nghỉ mát);
+ Ngoài ra, sử dụng hợp đồng với tour du lịch (Nếu DN đi theo hình thức thuê công ty du lịch tổ chức tour) cũng là minh chứng để được xem xét khấu trừ chịu thuế TNDN;
+ Hoặc cung cấp hóa đơn tour du lịch (Nếu DN đi theo hình thức thuê công ty du lịch tổ chức tour);
+ Hóa đơn, các chứng từ phát sinh tại tour du lịch (Nếu doanh nghiệp đi theo hình thức tự tổ chức: hóa đơn đi lại, thuê xe, vé máy bay, tiền ăn, tiền ở, tiền tổ chức các hoạt động teambuilding…);
+ Chứng từ thanh toán (Nếu tổng giá trị trên hóa đơn từ 20.000.000 trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng);
+ Ngoài những chứng từ trên, bạn có thể có thêm một vài chứng từ khác như: Tờ trình tổ chức nghỉ mát, bảng dự trù kinh phí đi nghỉ mát,…;
– Hướng dẫn hạch toán chi phí nghỉ mát:
Dựa trên căn cứ theo khoản 2, Điều 63 Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên thì việc tổng hợp cách hạch toán chi phí nghỉ mát được thực hiện như sau:
+ Đối với trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi và sử dụng quỹ phúc lợi để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động thì ghi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ), (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331.
+ Còn trong trường hợp doanh nghiệp không trích lập quỹ phúc lợi và mà sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu của công ty để để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động thì ghi:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ), (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331.
3. Chi phí nghỉ mát có được sử dụng để tính thuế TNCN không?
Căn cứ Thông tư số 111/2013/TT-BTC; Thông tư 92/2015/TT-BTC và các Công văn hướng dẫn về việc tính thuế TNCN cho người lao động đối với chi phí nghỉ mát, nếu doanh nghiệp có các khoản chi phí nghỉ mát chi trả cho người lao động mà nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động; còn trường hợp nội dung chi trả không ghi rõ tên cá nhân được hưởng, chỉ ghi chung cho tập thể người lao động thì sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Cụ thể, theo điểm đ3 khoản 2 Điều 2, Thông tư số 111/2013/TT-BTC quy định về việc tính và không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản chi giải trí, nghỉ mát cho người lao động. Theo đó, phí hội viên và các khoản chi dịch vụ khác phục vụ cho cá nhân theo yêu cầu (chăm sóc sức khoẻ, vui chơi, thể thao, giải trí, thẩm mỹ) được xác định theo hướng dưới đây:
+ Khoản phí hội viên (như thẻ hội viên sân gôn, sân quần vợt, thẻ sinh hoạt câu lạc bộ văn hóa nghệ thuật, thể dục thể thao…) nếu thẻ có ghi đích danh cá nhân hoặc nhóm cá nhân sử dụng. Trường hợp thẻ được sử dụng chung, không ghi tên cá nhân hoặc nhóm cá nhân sử dụng thì không tính vào thu nhập chịu thuế;
+ Khoản chi dịch vụ khác phục vụ cho cá nhân trong hoạt động chăm sóc sức khoẻ, vui chơi, giải trí thẩm mỹ… nếu nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng. Trường hợp nội dung chi trả phí dịch vụ không ghi tên cá nhân được hưởng mà chi chung cho tập thể người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế.
Văn bản pháp luật được sử dụng:
– Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn Nghị định 146/2017/NĐ-CP ngày 15/12/2017 của Chính phủ và sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/06/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/08/2013 của Bộ Tài chính;
– Thông tư số 53/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính: Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp;
– Thông tư 111/2013/TT-BTC Hướng dẫn Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
THAM KHẢO THÊM:
