Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có hướng dẫn cụ thể về cách xử lý khi hóa đơn có sai sót. Theo quy định này thì khi hóa đơn điện tử sai thuế suất thì tùy từng trường hợp mà sẽ có cách xử lý khác nhau, cụ thể như sau:
Mục lục bài viết
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thuế suất:
1.1. Trình tự người bán xử lý hóa đơn điện tử sai thuế suất:
Trong trường hợp này, người bán xử lý hóa đơn điện tử sai thuế suất như sau:
Bước 1: Hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập
Người bán được lựa chọn một trong hai hình thức sau để tiến hành hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập khi có sai sót về thuế suất:
– Hình thức 01: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót về thuế suất (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo cho từng hóa đơn có sai sót);
– Hình thức 02: người bán thông báo việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót về thuế suất cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Cơ quan thuế sẽ xem xét và thực hiện hủy hóa đơn điện tử điện tử đó trên hệ thống.
Bước 3: Cấp mã hóa đơn điện tử mới
Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ
Bước 4: Sau khi người bán đã được cơ quan thuế cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử cũ thì tiến hành đem gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua.
Lưu ý rằng: người bán phải thực hiện việc nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT để xử lý hóa đơn điện tử sai thuế suất đến cơ quan thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
1.2. Cách nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Người bán lưu ý rằng, khi nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT nếu như người bán chưa rõ về quy trình, cách thức nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT thì người bán sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào thì người bán nên liên hệ với nhà cung cấp đó để được tư vấn về việc nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Ví dụ, người bán sử dụng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp là BKAV thì khi người bán tích hủy hóa đơn điện tử viết sai thì tự động sẽ lập và nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế, khi này người bán sẽ không cần phải thực hiện thêm bước nào nữa.
Sau đó, người bán có thể kiểm tra bằng cách tích vào hóa đơn bị hủy bỏ để xem chi tiết.
2. Trong trường hợp người bán đã gửi hóa đơn cho người mua:
Khi hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế) đã được người bán gửi cho người mua, sau đó người mua hoặc người bán mới phát hiện có sai thuế suất thì sẽ xử lý theo một trong hai cách như sau:
2.1. Thực hiện điều chỉnh hóa đơn:
Bước 1: Lập hóa đơn
– Trường hợp người bán và người mua không thỏa thuận về việc lập
– Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh:
+ Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;
+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý rằng: khi người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất
Bước 3: Gửi hóa đơn
– Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: người bán gửi cho người mua;
– Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử thì sau đó mới để gửi cho người mua.
Lưu ý: nếu người bán áp dụng theo cách này thì người bán sẽ không phải nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT, bởi theo Công văn số 40217/CTHN-TTHT ngày 16/08/2022 của Cục Thuế Hà Nội có trả lời rằng trường hợp mà công ty có sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, công ty có thực hiện lập hóa đơn điện tử, đã gửi cho người mua nhưng sau đó phát hiện có sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn (đơn giá hàng hóa, dịch vụ) và công ty lựa chọn lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì công ty không phải gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
2.2. Thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế:
Bước 1: lập hóa đơn
– Trường hợp người bán và người mua không thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
– Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế:
+ Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;
+ Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Lưu ý rằng: khi người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Bước 2: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
Bước 3: gửi hóa đơn
– Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: người bán gửi cho người mua;
– Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử thì sau đó mới để gửi cho người mua.
Ngoài ra, căn cứ điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019 về hóa đơn, chứng từ có quy định trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thuế suất và người bán đã xử lý theo một trong hai cách trên (lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế) sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót về thuế suất thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót về thuế suất lần đầu.
3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót về thuế suất:
Khi hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế) đã lập có sai sót về thuế suất thì xử lý như sau:
Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP để người bán kiểm tra sai sót.
Bước 2: Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán tiến hành kiểm tra sai sót theo các nội dung mà cơ quan thuế đã thông báo.
Bước 3: Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót:
Theo thời hạn thông báo ghi trên thông báo mà cơ quan thuế đã gửi cho người bán, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (người bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Bước 4: Sau khi nhận được thông báo của người bán, trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý.
Bước 5: Cơ quan thuế thông báo lần 02 đến người bán. Áp dụng trong trường hợp hết thời hạn thông báo ghi trên thông báo mà cơ quan thuế đã gửi cho người bán mà người bán không thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Việc cơ quan thuế thông báo lần 02 đến người bán cũng sẽ theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 6: Cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của người bán. Áp dụng trong trường hợp quá thời hạn thông báo lần hai ghi trên thông báo mà cơ quan thuế đã gửi cho người bán mà người bán không thông báo với cơ quan thuế về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ;
– Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
– Luật Quản lý thuế 2019.
