Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự?

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó​

Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

2. Quy định chung về hợp pháp hóa lãnh sự:

Hợp pháp hoá lãnh sự có chứng nhận hay xác thực điều gì?

Căn cứ theo Điều 3 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP thì Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Hợp pháp hoá lãnh sự có mất nhiều thời gian để thực hiện không?

Trước khi được “hợp pháp hoá lãnh sự” các tài liệu nước ngoài cần phải thực hiện một thủ tục tương đương với thủ tục “chứng nhận lãnh sự” tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước đó. Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự không khó đối với người Việt Nam nhưng trong con mắt của nhiều tổ chức nước ngoài thì đây là một thủ tục phức tạp thậm chí là khó hiểu và mất nhiều thời gian do chưa có kinh nghiệm.

Đặc biệt là trong bối cảnh dịch covid và nhiều nước đã hoàn toàn sử dụng chữ ký số, con dấu điện tử trên các tài liệu (mà căn cứ theo Nghị Định số 111/2011/NĐ-CP thì không thuộc diện được hợp pháp hoá lãnh sự), việc hợp pháp hoá lãnh sự càng khó thực hiện hơn đối với các tổ chức, cá nhân nước ngoài

Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

3. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự:

Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài, hồ sơ bao gồm:

01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).

Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, gồm:

01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.

Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).

01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.

01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

* Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Những yêu cầu đối với giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự

Giấy tờ của nước ngoài để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ban hành, chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác).

Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan, người có thẩm quyền hiển thị trên giấy tờ phải được giới thiệu trước cho Bộ ngoại giao.

Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hay có mục đích không chính đáng.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự:

Dưới đây là 4 bước quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.

► Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

► Bước 2: Nộp hồ sơ và lệ phí.

Nếu hỏi “Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu”, thì đây chính là các địa chỉ bạn có thể hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của mình.

Để hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại hà nội, bạn đến Cục Lãnh sự: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

Để hoàn thành hợp pháp hóa lãnh sự sở ngoại vụ tphcm, bạn đến Sở ngoại vụ: 184 Bis Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.

Bạn cũng có thể đến trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ, hoặc

Gửi qua đường bưu điện tới Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.

► Bước 3: Bộ Ngoại giao sẽ xem xét hồ sơ và giải quyết.

► Bước 4: Đương đơn nhận kết quả trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền theo lịch hẹn trên giấy biên nhận hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện.

5. Một số lưu ý khi hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ có từ 2 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.

Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (thành phố Hồ Chí Minh) phải được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước đó tại Việt Nam.

Giấy tờ của nước ngoài trước khi đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài phải được chứng nhận lãnh sự bởi:

Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước sở tại nếu đó là giấy tờ, tài liệu của nước sở tại.

Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại nếu đó là giấy tờ tài liệu của chính nước thứ ba đó.

Việc chứng nhận lãnh sự được thực hiện trên cơ sở:

– Đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ tài liệu được đề nghị chứng nhận lãnh sự với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được thông báo chính thức cho Bộ Ngoại giao; hoặc

– Kết quả xác minh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam khẳng định tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh đó.

Căn cứ pháp lý sử dụng trong bài viết:

– Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

– Thông tư Số: 01/2012/TT-BNG, hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.