Họp hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn

Cơ sở pháp lý

Luật Doanh nghiệp 2020.

Giải quyết vấn đề

Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế sang cơ chế thị trường Nhà nước luôn có những chính sách và những sự ưu tiên cho sự phát triển của các công ty tư nhân mở ra nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp. Cùng với những thuận lợi đó mỗi hình thức doanh nghiệp như công ty TNHH, Công ty Cổ phần, công ty Hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân cần có những định hướng, chiến lược phát triển riêng.Hiện nay, công ty trách nhiệm hữu hạn đang hoạt động khá phổ biến, đặc biệt là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì để định hướng và phát triển doanh nghiệp thì cơ cấu tổ chức về bộ máy của doanh nghiệp rất quan trọng, đối với công ty TNHH thì Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất. Các quyết định quan trọng của công ty đều do Hội đồng thành viên biểu quyết đưa ra quyết định. Vậy khi nào thì họp Hội đồng thành viên? Thể thức và quy trình họp thế nào? Sau đây Luật Dương Gia xin trình bày về vấn đề ” Họp hội đồng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn”

Thứ nhất, các khái niệm liên quan

Công ty trách nhiệm hữu hạn: Công ty trách nhiệm hữu hạn bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

Hội đồng thành viên:  Hội đồng thành viên gồm tất cả các thành viên công ty, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Điều lệ công ty quy định định kỳ họp Hội đồng thành viên, nhưng ít nhất mỗi năm phải họp một lần.

Họp hội đồng thành viên: được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Thứ hai, Điều kiện để tiến hành họp Hội đồng thành viên

Cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành mỗi năm ít nhất một lần, được quy định rất cụ thể trong điều lệ công ty. Trong trường hợp điều lệ công ty không quy định thì cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành khi có số thành viên sự họp sở hữu ít nhất 65% vốn điều lệ.Hội đồng thành viên có thể được triệu tập họp bất cứ khi nào theo yêu cầu của chủ tịch Hội đồng thành viên. Hoặc của thành viên, hoặc nhóm thành viên sở hữu 1 tỷ lệ phần vốn góp nhất định.Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Nếu trong trường hợp triệu tập họp Hội đồng thành viên lần thứ nhất nhưng không thỏa mãn điều kiện để tiến hành cuộc họp thì sẽ tiến hành các bước theo quy định của điều lệ công ty, trong trương hợp điều lệ công ty không quy định thì trong vòng 15 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất thì phải tiến hành họp lần thứ hai. Cuộc họp Hội đồng thành viên triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số thành viên dự họp sở hữu ít nhất 50% vốn điều lệ;

Nếu trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định thì trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày có sự định họp lần thứ hai sẽ tiến hành triệu tập họp lần thứ ba. Trong trường hợp này, cuộc họp Hội đồng thành viên được tiến hành không phụ thuộc số thành viên dự họp và số vốn điều lệ được đại diện bởi số thành viên dự họp.

Về thể thức tiến hành cuộc họp: Các thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên phải tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên. Thể thức tiến hành họp Hội đồng thành viên, hình thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định.

Về thời gian tiến hành cuộc họp. Trường hợp cuộc họp đủ điều kiện quy định tại Điều này không hoàn thành chương trình họp trong thời hạn dự kiến, thì có thể kéo dài phiên họp; thời hạn kéo dài không được quá 30 ngày, kể từ ngày khai mạc cuộc họp đó.

Hội đồng thành viên được triệu tập họp theo yêu cầu của Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc theo yêu cầu của thành viên hoặc nhóm thành viên quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 49 của Luật này. Cuộc họp của Hội đồng thành viên phải được tổ chức tại trụ sở chính của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Thứ ba, Tiến trình chuẩn bị và tổ chức họp Hội đồng thành viên

Đầu tiên Tiến hành chuẩn bị chương trình, tài liệu để phục vụ cho cuộc họp hội đồng thành viên và gửi cho các thành viên trong hội đồng thành viên

Sau khi nhận được chương trình cuộc hợp thành viên có quyền kiến nghị bằng văn bản về chương trình họp. Trong văn bản kiến nghị phải đảm bảo các nội dung chủ yếu theo quy định tại khoản 1 điều 57 Luật Doanh nghiệp như sau:

– Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; tỷ lệ phần vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên yêu cầu;

– Lý do yêu cầu triệu tập họp Hội đồng thành viên và vấn đề cần giải quyết;

– Dự kiến chương trình họp;

– Họ, tên, chữ ký của từng thành viên yêu cầu hoặc người đại diện theọ ủy quyền của họ.

Chủ tịch Hội đồng thành viên phải chấp thuận kiến nghị và bổ sung chương trình họp Hội đồng thành viên. Nếu kiến nghị có đủ nội dung theo quy định được gửi đến trụ sở chính của công ty chậm nhất 01 ngày làm việc trước ngày họp Hội đồng thành viên. Trường hợp kiến nghị được trình ngay trước khi họp thì kiến nghị được chấp thuận nếu đa số các thành viên dự họp tán thành.

Tiếp theo tiến hành thông báo mời họp cho thành viên

Thông báo mời họp Hội đồng thành viên có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ công ty quy định và được gửi trực tiếp đến từng thành viên Hội đồng thành viên. Nội dung thông báo mời họp phải xác định rõ thời gian, địa điểm và chương trình họp.

Chương trình và tài liệu họp phải được gửi cho thành viên công ty trước khi họp. Tài liệu sử dụng trong cuộc họp liên quan đến quyết định về sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, thông qua chiến lược phát triển công ty, thông qua báo cáo tài chính hằng năm, tổ chức lại hoặc giải thể công ty phải được gửi đến các thành viên chậm nhất là 07 ngày làm việc trước ngày họp. Thời hạn gửi các tài liệu khác do Điều lệ công ty quy định.

Trong quá trình họp hội đồng thành viên thông qua các nghị quyết thuộc thẩm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. 

Đối với các vấn đề cần được biểu quyết thì thể thức biểu quyết do Điều lệ công ty quy định. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên: Sửa đổi, bổ sung nội dung của Điều lệ công ty, Quyết định phương hướng phát triển công ty; Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.

Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong các trường hợp sau đây: Được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này; Được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành đối với quyết định bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.

Trường hợp Điều lệ công ty không quy định hoặc không có quy định khác thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản để thông qua nghị quyết được thực hiện theo quy định sau đây: Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền; Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo nghị quyết và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên; Trong tờ phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính;Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, tỷ lệ phần vốn của thành viên Hội đồng thành viên; Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến; Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty; Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.Phiếu lấy ý kiến có nội dung đầy đủ, có chữ ký của thành viên công ty và được gửi về công ty trong thời hạn quy định được coi là hợp lệ;

Sau khi lấy đầy đủ phiếu lấy ý kiến  Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định được thông qua. Báo cáo kết quả kiểm phiếu có giá trị tương đương biên bản họp Hội đồng thành viên và phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Mục đích, nội dung lấy ý kiến; Họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện theo ủy quyền đã gửi phiếu lấy ý kiến hợp lệ; họ, tên, tỷ lệ vốn góp, số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của thành viên, người đại diện ủy quyền của thành viên mà không nhận được phiếu lấy ý kiến hoặc gửi phiếu lấy ý kiến không hợp lệ; Vấn đề được lấy ý kiến và biểu quyết; tóm tắt ý kiến của thành viên về từng vấn đề lấy ý kiến (nếu có); Tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ, không hợp lệ, không nhận được; tổng số phiếu lấy ý kiến hợp lệ tán thành, không tán thành đối với từng vấn đề biểu quyết; Các quyết định được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết tương ứng; Họ, tên, chữ ký của người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên. Người kiểm phiếu và Chủ tịch Hội đồng thành viên chịu trách nhiệm liên đới về tính đầy đủ, chính xác, trung thực của nội dung báo cáo kết quả kiểm phiếu.

Chủ tịch Hội đồng thành viên  trong thời hạn 07 ngày làm việc phải gửi quyết định được thông qua đến các thành viên, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty.