Phiếu chi thiếu chữ ký của thủ quỹ có hợp lệ không? Quy định về chữ ký trên phiếu thu chi mới nhất năm 2021?
Mục lục
Phiếu chi là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng trong nội dung về thu chi của công ty doanh nghiệp. Có rất nhiều câu hỏi mà Luật Dương gia nhận được đối với nội dung về phiếu chi, trong đó nội dung thắc mắc mà Luật Dương gia nhận được nhiều nhất đó là về nội dung nếu như phiếu chi mà thiếu chữ ký của thủ quỹ thì phiếu chi đó có được coi là hợp lệ hay không? Bài viết dưới đây của Luật Dương gia sẽ giúp cho bạn đọc giải đáp được những thắc mắc về vấn đề này.
Cơ sở pháp lý
+ Nghị định 63/2019/NĐ-CP ngày 11 tháng 07 năm 2019 quy định quy định về các hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, thẩm quyền lập
+ Thông tư 87/2019 ngày 19 tháng 12 năm 2019 hướng dẫn thực hiện xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kho bạc nhà nước
Giải quyết vấn đề
1. Quy định pháp luật về phiếu chi là gì?
Theo quy định pháp luật thì phiếu chi được hiểu là loại giấy tờ sử dụng trong việc thu chi của cơ quan, công ty doanh nghiệp được lập ra có mục đích để nhằm xác định các nội dung như các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế dùng để xuất quỹ. Ngoài ra phiếu chi còn được dùng làm căn cứ để thủ quỹ tiến hành thực hiện việc xuất quỹ tiếp đến việc thực hiện ghi sổ quỹ và bên bộ phận kế toán ghi sổ kế toán.
Như vậy, để hiểu theo một phương diện khác thì phiếu chi được hiểu là chứng từ liên quan đến kế toán đối với tiền mặt và được kế toán tiến hành thực hiện việc lập khi doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ chi bằng tiền mặt.
2. Một số mẫu phiếu chi được áp dụng hiện nay
+ Phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 79/2019/TT-BTC
ĐƠN VỊ: …………………… Mẫu số: C41-BB
(Ban hành kèm theo Thông tư số 79/2019/TT-BTC ngày 14/11/2019 của Bộ Tài chính Mã QHNS:…………………….
PHIẾU CHI
Xem thêm: Thủ tục bổ nhiệm kế toán trưởng
Ngày ….tháng……năm
Số: …………
Quyển số:……..
Nợ:…………..
Có:……………
Họ tên người nộp tiền: ………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………
Nội dung: ………………………………………………
Số tiền: ………………………………………(loại tiền)
Xem thêm: Số tiền được phép giữ quỹ của thủ quỹ trường mầm non
(Viết bằng chữ): ……………………
Kèm theo: ………………………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền: – Bằng số: …………………
– Bằng chữ: ………………
+ Phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC
Đơn vị: …………
Mã QHNS: ………
Xem thêm: Mức phụ cấp trách nhiệm đối với giáo viên kiêm thủ quỹ
Mẫu số: C41-BB
+ (Ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI
Ngày…..tháng ……năm………
Số: ……………..
Quyển số: ……..
Nợ: …………….
Có: …………….
Xem thêm: Hậu quả pháp lý khi ký chứng từ kế toán không thuộc thẩm quyền
Họ và tên người nhận tiền:………..
Địa chỉ:…………………………………..
Nội dung:…………………………………..
Số tiền: …………………..(loại tiền)……
(viết bằng chữ):………………………
Kèm theo:…………………
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên
Đã nhận đủ số tiền: ………..
Xem thêm: Điều kiện hành nghề kế toán sau khi bị tước chứng chỉ
– Bằng số:…………
– Bằng chữ:………..
THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ngày …..tháng……năm …..
+ Tỷ giá ngoại tệ:
+ Số tiền quy đổi:
+ Ban hành theo Thông tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính
PHIẾU CHI
Xem thêm: Mẹ làm trưởng phòng hành chính con làm kế toán trưởng được không?
Ngày….tháng….năm…..
Quyển số: ………………..
Số: ………………………….
Họ và tên người nhận tiền:……………………..
Địa chỉ:…………………………………………………
Lý do chi:……………………………………………..
Số tiền:………… (Viết bằng chữ):………………….
……………………
Xem thêm: Thủ quỹ có được ký vào phần người nhận tiền không?
Kèm theo ………………. Chứng từ gốc:
Ngày ……tháng ……năm ….
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) :……………………….
Mẫu phiếu chi theo quyết định 48
CÔNG TY …………
Đ/C:…………
Xem thêm: Nhiệm vụ, chức trách, yêu cầu của thủ quỹ trong cơ quan Nhà nước
Điện thoại:………
Mẫu số: 01 – TT
+ Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI
Ngày ….tháng …. năm 20….
Quyển số:
Số : 80199
Nợ: …………………
Có: ………………….
Xem thêm: Quy định về nhiệm vụ quyền hạn của thủ quỹ trong các đơn vị sự nghiệp
– Họ và tên người nộp tiền:…………………
– Địa chỉ :………………………………………
– Lý do chi:……………………………………
– Số tiền:………………………………………
– Bằng chữ :……………………………………
– Kèm theo : Chứng từ gốc:
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
– Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):
….………………
– Tỉ giá ngoại tệ (Vàng, bạc, đá quý):
….………………
– Số tiền quy đổi:
3. Cách viết phiếu chi theo quy định pháp luật
Đối với phiếu chi thì kế toán viên cần ghi chép rõ ràng và chi tiết đối với tất cả các nội dung có trên phiếu chi yêu cầu
Phiếu chi được yêu cầu phải đóng thành quyển hay được đóng thành tập để thuận tiện trong quá trình kiểm kê và kiểm tra cũng như kê khai nội dung chu thi
Mỗi phiếu chi trong quyển chi cần có các nội dung như số sổ, số tờ trong tập phiếu chi
Yêu cầu về ngày tháng năm lập phiếu chi cũng rất quan trọng, bởi lẽ nội dung ngày tháng năm lập phiếu chi còn liên quan đến nội dung chi và thu có phù hợp và đúng với nội dung trong báo cáo tài chính hay không
Ở bên trái góc trên cùng của phiếu chi thường là nội dung liên quan đến tên đơn bị và địa chỉ đơn vị lập phiếu chi. Nội dung này cần ghi chép đúng tên địa chỉ và tên đơn vị lập phiếu chi
Các nội dung liên quan đến thông tin người nhận tiền cần có đủ các nội dung như họ tên người nhận tiền, địa chỉ người nhận tiên trong trường hợp là cá nhân nhận tiền, hay tên tổ chức nhận tiền, địa chỉ trụ sở chính nếu bên nhận tiền là tổ chức, doanh nghiệp
Đối với nội dung về lý do chi, kế toán viên hoặc người lập phiếu chi cần ghi rõ nội dung chi tiền đối với nội dung chi vào vấn đề gì, mục đích gì, công việc chi cụ thể
Đối với nội dung liên quan đến số tiền chi cần phải ghi rõ về 2 nội dung đó là tiên mặt và tiền chữ, bên cạnh đó cần ghi rõ nội dung đối với đơn vị tiền tệ là việt nam hay usd….đối với đơn vị tiền tệ là tiền nước ngoài thì phải ghi rõ tỉ giá, đơn giá tại thời điểm lập phiếu chi
Ngoài ra cần có thêm thông tin về số lượng phiếu thu, phiếu chi, chứng từ gốc kèm theo phiếu chi
Phiếu chi thường có 3 liên bao gồm liên 1 được lưu ở nơi lập phiếu chi, liên 2 dùng cho kế toán viên, thủ quỹ để tiến hành lưu trữ vào sổ chi và lưu vào sổ kế toán tại đơn vị, cơ quan,liên 3 dùng để giao cho bên nhận tiền
4. Tư vấn trường hợp cụ thể
4.1.Tóm tắt câu hỏi:
Xin chào luật sư Luật Dương gia, mình có một vấn đề đang rất cần sự hỗ trợ từ phía Luật sư Luật Dương gia như sau, rất mong nhận được sự hỗ trợ từ phía Luật sư của Luật dương gia.Mình có thắc mắc như sau : Thời gian đã lâu,cách đây khoảng 3 năm mình có làm thủ quỹ cho một đơn vị nhà nước. Nhưng cách đây độ 01 tháng, Thanh tra đã kết luận rằng, mình phải chịu trách nhiệm đối với phiếu chi không có chữ ký của Thủ quỹ và của người nhận tiền. Mình nghĩ, thủ quỹ chưa ký là thủ quỹ chưa duyệt chi thì làm sao lại phải chịu trách nhiệm với phiếu chi này được? Có chịu là chịu trách nhiệm về khoản tiền mặt (nếu đã chi cho phiếu chi này). Ngược lại, nếu chưa chi thì hoàn toàn không phải chịu trách nhiệm gì cả. Nhưng đó cũng là ý nghĩ của cá nhân mình, xin quý Luật gia tư vấn thêm để mình hiểu rõ hơn. Xin cảm ơn Luật sư Luật Dương gia.
4.2.Luật sư tư vấn:
Đối với trường hợp của bạn, khi thực hiện việc thu chi của một đơn vị nhà nước phải đảm bảo đúng các quy định của pháp luật. Việc Thanh tra kết luận bạn phải chịu trách nhiệm ở đây bạn phải nêu rõ hành vi vi phạm của bạn là gì, mức phạt như thế nào? khi đó mới đảm bảo tính pháp lý.
Theo đó hiện nay các văn bản liên quan đến xử phạt vi phạm trong quản lý sử dụng tài sản nhà nước
Nghị định 63/2019/NĐ-CP ngày 11 tháng 07 năm 2019 quy định quy định về các hành vi vi phạm hành chính, hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả, thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính và thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính
Luật sư
Thông tư 87/2019 ngày 19 tháng 12 năm 2019 hướng dẫn thực hiện xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kho bạc nhà nước
Đối với hành vi bạn trình bày thì được quy định tại Điều 4 Thông tư 87/2019 ngày 19 tháng 12 năm 2019 hướng dẫn thực hiện xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kho bạc nhà nước như sau:
Điều 4. Hành vi lập hồ sơ, chứng từ sai chế độ quy định và hành vi lập hồ sơ, chứng từ sai so với hồ sơ, chứng từ gốc tại đơn vị, nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự
1. Việc xác định các hành vi lập hồ sơ, chứng từ sai chế độ quy định và hành vi lập hồ sơ, chứng từ sai so với hồ sơ, chứng từ gốc tại đơn vị được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2 và Khoản 3 Điều 55 Nghị định số 63/2019/NĐ-CP. Trong đó, hành vi lập hồ sơ, chứng từ để đề nghị Kho bạc Nhà nước thanh toán sai so với hồ sơ, chứng từ gốc tại đơn vị, nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự là hành vi vi phạm hành chính được xác định sau khi có kết luận của cơ quan tiến hành tố tụng hình sự.
2. Mức xử phạt cụ thể đối với các hành vi được xác định như sau:
a) Phạt tiền 1.500.000 đồng đối với hành vi quy định tại Khoản 1 Điều 55 Nghị định số 63/2019/NĐ-CP nếu không có tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ.
b) Phạt tiền 4.500.000 đồng đối với hành vi quy định tại Khoản 2 Điều 55 Nghị định số 63/2019/NĐ-CP nếu không có tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ.
c) Phạt tiền 3.000.000 đồng đối với các hành vi quy định tại Khoản 3 Điều 55 Nghị định số 63/2019/NĐ-CP nếu không có tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ.
3. Biện pháp khắc phục hậu quả được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 55 Nghị định số 63/2019/NĐ-CP đối với các hành vi vi phạm bị phát hiện sau khi Kho bạc Nhà nước đã thực hiện thanh toán, chi trả.
Đối với mức phạt hành chính thì tại Điều 55 Nghị định 63/2019/NĐ-CP ngày 11 tháng 07 năm 2019 có quy định như sau:
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
a) Lập hồ sơ, chứng từ gửi Kho bạc Nhà nước để chi các khoản chi không đúng tiêu chuẩn về chức danh, đối tượng sử dụng;
b) Lập hồ sơ, chứng từ gửi Kho bạc Nhà nước để chi các khoản chi vượt định mức chi về số lượng, giá trị;
c) Lập hồ sơ, chứng từ gửi Kho bạc Nhà nước để chi các khoản chi sai chế độ (chi không đảm bảo điều kiện, nguyên tắc của chế độ chi).
Trường hợp tổ chức có hành vi mua sắm hoặc thuê tài sản nhà nước vượt tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định thì bị xử phạt theo quy định tại Điều 5, Điều 6 Nghị định này.
3. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với hành vi lập hồ sơ, chứng từ gửi Kho bạc Nhà nước sai so với các nội dung trên hồ sơ, hóa đơn, chứng từ gốc tại đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Như vậy, bạn phải xem xét hành vi cụ thể của mình vi phạm như thế nào, bên thanh tra phải chứng minh được lỗi thì mới áp dụng được mức phạt xử lý vi phạm hành chính.
Bài viết được thực hiện bởi Luật sư Nguyễn Văn Dương
