Hội nghị nhà chung cư là gì? Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư?

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Khái niệm về hội nghị nhà chung cư đã được luật hoá và ghi nhận tại khoản 1, Điều 102, Luật Nhà ở, theo đó: “Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự.” Cụ thể hơn:

Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư (đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu) hoặc đại diện các chủ sở hữu căn hộ/ người đang sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ) (đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu).

Hội nghị chung cư mang những đặc điểm sau:

– Hội nghị chung cư có quyền rất lớn, được quyết định tất cả các nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý, sử dụng chung cư, trong đó đặc biệt là quyết định đề cử, bầu, bãi miễn các thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư.

– Hội nghị chung cư chỉ được tổ chức khi đáp ứng các điều kiện nhất định, kể cả điều kiện về về số lượng người tham dự cuộc họp hội nghị nhà chung cư.

– Hội nghị nhà chung cư được chia thành hai loại: Hội nghị của tòa nhà chung cư và Hội nghị của cụm nhà chung cư. Điều kiện để tổ chức hội nghị giữa mỗi loại cũng có sự khác nhau.

– Kết quả của hội nghị chung cư về việc quyết định một vấn đề gì đó, được thông qua theo nguyên tắc đa số bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì cuộc họp và thư ký cuộc họp Hội nghị nhà chung cư.

2. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu:

Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư lần đầu được xác định căn cứ vào số lượng chủ sở hữu nhà chung cư, cụm nhà chung cư:

– Nếu nhà chung cư, cụm nhà chung cư một chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư bao gồm đại diện chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tham dự.

– Nếu nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì trong trường hợp hội nghị nhà chung cư lần đầu thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ đầu tư, đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư (nếu có) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Quy trình hội nghị nhà chung cư lần đầu được thực hiện như sau:

Bước 1: Chủ đầu tư (nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.

Bước 2: Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị nhà chung cư chính thức. Nội dung chuẩn bị khá nhiều, chẳng hạn:  Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền; Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư; Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì cần chuẩn bị thêm các nội dung, bao gồm đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, …..

Bước 3: Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Trong quá trình họp, hội nghị chung cư được quyết định các nội dung về quy chế họp hội nghị nhà chung cư; Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư, tên gọi của Ban quản trị, số lượng, danh sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị (nếu nhà chung cư có thành lập Ban quản trị); kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị;…..

Trong giai đoạn này, điều cần chú ý là hoạt động biểu quyết và thông qua quyết định đã được Hội nghị nhà chung cư biểu quyết thông qua.

Đối với Hội nghị nhà chung cư lần đầu, bên cạnh chủ thể là chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu, Uỷ ban nhân dân cấp xã cũng có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp luật định và kết quả của hội nghị nhà chung cư lần đầu do Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như hội nghị nhà chung cư do chủ đầu tư tổ chức.

3. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường:

Đối với hội nghị nhà chung cư bất thường, trước hết, tác giả cũng sẽ xác định thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư, theo đó: Nếu nhà chung cư, cụm nhà chung cư có một chủ sở hữu thì thành phần tham dự hội nghị nhà chung cư được xác định giống với hội nghị nhà chung cư lần đầu; nếu nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì thành phần tham dự bao gồm đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong nhà chung cư), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu nhà chung cư phải thuê đơn vị quản lý vận hành) và mời đại diện của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Nhìn chung quy trình tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường được tổ chức như lần đầu, tuy nhiên điểm khác biệt cốt lõi đó là thời điểm, điều kiện tổ chức và chủ thể tổ chức. Cụ thể:

– Hội nghị nhà chung cư bất thường chỉ diễn ra trong một số trường hợp nhất định và thông thường chỉ khi có các trường hợp đó, thì mới tổ chức hội nghị nhà chung cư, ví dụ: Bầu thay thế Trưởng ban hoặc Phó ban quản trị do bị miễn nhiệm, bãi miễn hoặc bị chết, mất tích; trường hợp thay thế Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử người khác đảm nhận mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường; Miễn nhiệm hoặc bãi miễn toàn bộ các thành viên Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới;…..

– Điều kiện về số lương người tham dự Hội nghị toà nhà chung cư và cụm nhà chung cư cũng có sự khác nhau, do quy mô Hội nghị là khác nhau.

– Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.

Cũng giống như Hội nghị nhà chung cư lần đầu, Uỷ ban nhân dân cấp xã cũng có trách nhiệm tổ chức hội nghị nhà chung bất thường trong một số trường hợp luật định. Kết quả của hội nghị nhà chung cư bất thường do Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang sử dụng nhà chung cư như hội nghị nhà chung cư do Ban quản trị nhà chung cư tổ chức.

4. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên:

Thành phần tham dự và việc biểu quyết tại hội nghị nhà chung cư thường niên được xác định giống với hội nghị nhà chung cư bất thường.

Nguyên tắc tổ chức: Hội nghị nhà chung cư thường niên được tổ chức mỗi năm một lần khi có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự hoặc có số lượng ít hơn do các chủ sở hữu nhà chung cư thống nhất.

Hội nghị toà chung cư và cụm chung cư sẽ có các điều kiện về nội dung tổ chức để xác định điều kiện về số lượng tham gia để tổ chức hội nghị trong đó “phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ“

Chủ thể tổ chức hội nghị nhà chung cư thường niên: 

Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; Ban quản trị có thể tổ chức họp trù bị để chuẩn bị các nội dung cho cuộc họp hội nghị chính thức.

Nhìn chung, quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư giữa 3 loại Hội nghị nêu trên là giống nhau, tuy nhiên điểm khác biệt thể hiện chủ yếu qua điều kiện tổ chức, chủ thể tổ chức. Đối với Hội nghị nhà chung cư thường niên, Uỷ ban nhân dân cấp xã không có trách nhiệm tổ chức trong bất kỳ trường hợp nào.

Cơ sở pháp lý sử dụng trong bài viết:

Luật Nhà ở năm 2014

Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.

Thông tư 06/2019/TT-BXD sửa đổi Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành.