Hiện nay trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng đến các hóa đơn tài chính. Vậy, hóa đơn tài chính là gì? Hóa đơn tài chính bao gồm những loại gì?
Mục lục bài viết
1. Hóa đơn tài chính là gì?
Hóa đơn tài chính (hóa đơn) được hiểu là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.
2. Nội dung hóa đơn tài chính:
Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn như sau:
(1) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Cụ thể như sau:
– Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Điều 8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
(2) Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
(3) Số hóa đơn
– Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn. Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thì số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử thì hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn.
– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.
(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
(5) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
– Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.
(6) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
(7) Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
(8) Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
(10) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
(11) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
(12) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
(13) Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
(14) Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung
(15) Nội dung khác trên hóa đơn
Ngoài các nội dung hướng dẫn trên, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của người bán. Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.
(16) Nội dung hóa đơn bán tài sản công thực hiện theo hướng dẫn lập hóa đơn bán tài sản công theo Mẫu số 08/TSC-HĐ ban hành kèm theo Nghị định số
3. Hóa đơn tài chính hiện nay bao gồm các loại nào?
3.1. Hóa đơn giá trị gia tăng:
Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn VAT, hóa đơn đỏ. Đây là loại hóa đơn được sử dụng cho các doanh nghiệp dùng vào đích buôn bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Hóa đơn giá trị gia tăng hiện nay bắt buộc phải đầy đủ thông tin như:
– Thông tin đơn vị xuất hóa đơn (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại)
– Thông tin đơn vị mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ
– Giá trị tính thuế VAT, thuế suất VAT và giá trị thuế VAT
– Ký tên người mua và người bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
– Dấu xác nhận của đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc bán hàng.
Theo quy định pháp luật, cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp sẽ dựa vào tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp để truy thu thuế giá trị gia tăng đối với giá trị của hàng hóa xuất ra của doanh nghiệp dựa trên các hóa đơn. Hóa đơn giá trị gia tăng được khấu trừ trong các hoạt động sau:
– Bán hàng hóa và cung ứng các dịch vụ trong nội địa;
– Các hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào các khu vực phi thuế quan và các trường hợp khác được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
Tuy nhiên, cần lưu ý điều kiện khấu trừ thuế GTGT như sau:
(i) Phải có hóa đơn hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào;
(ii) Có chứng từ không dùng tiền mặt đối với hàng hóa nhập;
(iii) Chứng từ thanh toán qua tài khoản ngân hàng
3.2. Hóa đơn bán hàng:
Hóa đơn trực tiếp hay hóa đơn bán hàng trực tiếp là các loại hóa đơn bán hàng phổ biến hiện nay. Pháp luật quy định các tổ chức, cá nhân được sử dụng hóa đơn bán hàng như sau:
– Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khai thuế và tính thuế theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ nội địa hay xuất vào các khu vực phi thuế quan cùng các trường hợp được coi là xuất khẩu;
– Các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong khu vực phi thuế quan khi bán hàng và cung ứng dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức trong khu vực phi thuế quan với nhau.
3.3. Các loại hóa đơn khác:
– Tem, vé, thẻ và
– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
