Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký bên mua không?

1. Các loại hóa đơn điện tử: 

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được hiểu là loại hóa đơn có mã hoặc không có mã do cơ quan thuế thực hiện và thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do cá nhân, tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo phương thức điện tử để nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Cụ thể bao gồm: 

– Hóa đơn điện tử có mã: loại hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan thuế khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử sẽ là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra, và kèm theo đó là một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

– Hóa đơn điện tử không có mã: loại hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. 

2. Nội dung của hóa đơn bao gồm những gì? 

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn sẽ bao gồm những nội dung cụ thể sau đây:

* Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: 

Ví dụ tên hóa đơn như sau: 

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ. 

HÓA ĐƠN BÁN HÀNG. 

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU. 

HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

Về ký hiệu mẫu số hóa đơn: 

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử, bao gồm: 

– Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng: số 1. 

– Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng: số 2. 

– Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công: số 3. 

– Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: số 4. 

– Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác: số 5. 

– Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử: số 6. 

Về ký hiệu hóa đơn: là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử với mục đích dùng để  phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Cụ thể ký hiệu sẽ như sau: 

– Ký tự đầu tiên: 1 chữ cái được quy định là C hoặc K. 

+ C: thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. 

+ K: thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

– Hai ký tự tiếp theo: 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Một ký tự tiếp theo: 1 chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, nội dung cụ thể là: 

+ Chữ T: dùng cho hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

+ Chữ D: dùng cho hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.

+ Chữ L: dùng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

+ Chữ M: dùng cho hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

+ Chữ N: áp dụng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.

+ Chữ B: áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

+ Chữ G: áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.

+ Chữ H: áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

* Tên liên hóa đơn áp dụng đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

* Số hóa đơn: 

– Số hóa đơn được hiểu là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.

– Ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số 

– Số thứ tự của hóa đơn được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Số hóa đơn được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn được sử dụng đến hết kể từ khi mua trong trường hợp hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. 

– Không áp dụng nguyên tắc ghi nhận số hóa đơn như trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

* Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: 

Trên hóa đơn phải ghi nhận đầy đủ thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, đảm bảo đồng nhất với thông tin trên giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp. 

* Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: 

– Người mua là cơ sở kinh doanh: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

– Người mua không có mã số thuế: hóa đơn sẽ không cần thể hiện mã số thuế người mua. 

* Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ. 

* Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

* Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua. 

* Thời điểm lập hóa đơn. 

* Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử. 

* Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải có mã của cơ quan thuế. 

* Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại. 

* Đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in phải có tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn. 

* Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. 

3. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký bên mua không?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong nội dung của hóa đơn có một số nội dung không bắt buộc phải có, trong đó bao gồm: 

– Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, trong đó bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài. 

Tuy nhiên nếu như hai bên có sự thỏa thuận với nhau và trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh thì có thể có chữ ký điện tử trên hóa đơn nếu như phía bên người mua đã đáp ứng đủ các điều kiện  kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập. 

– Với trường hợp hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh: không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, người mua.

– Không cần có chữ ký số của người mua đối với hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế. 

Đồng thời, theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn sẽ không nhất thiết bắt buộc phải có chữ ký người mua, dấu của người bán với trường hợp hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng nếu như đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. 

Như vậy, với trường hợp doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn và thông báo phát hành thì hóa đơn không cần chữ ký. Và đồng thời cũng không cần phải có đóng dấu của người mua. 

CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG BÀI VIẾT: