Hóa đơn đầu vào là gì? Hóa đơn đầu vào không hợp lệ khi nào?

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn là một tài liệu thương mại được đóng dấu thời gian, ghi lại từng khoản mục và ghi lại giao dịch giữa người mua và người bán. Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ được mua bằng tín dụng, hóa đơn thường chỉ định các điều khoản của thỏa thuận và cung cấp thông tin về các phương thức thanh toán có sẵn.

Các loại hóa đơn có thể bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.

Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào về bản chất là vẫn là các loại hóa đơn thông thường, nhưng tên gọi “hóa đơn đầu vào” được sử dụng trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, thể hiện cho các khoản chi của doanh nghiệp.

Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.

Các điều khoản thanh toán có thể được nêu trên hóa đơn, cũng như thông tin liên quan đến bất kỳ khoản chiết khấu nào, chi tiết thanh toán sớm hoặc phí tài chính được đánh giá cho các khoản thanh toán chậm. Nó cũng trình bày đơn giá của một mặt hàng, tổng số đơn vị đã mua, cước phí vận chuyển, bốc xếp, vận chuyển và các khoản thuế liên quan, và nó nêu tổng số tiền còn nợ.

Các công ty có thể chọn chỉ cần gửi một bảng sao kê cuối tháng làm hóa đơn cho tất cả các giao dịch chưa thanh toán. Nếu đúng như vậy, báo cáo phải chỉ ra rằng không có hóa đơn nào được gửi tiếp theo. Trong lịch sử, hóa đơn được ghi trên giấy, thường có nhiều bản sao được tạo ra để người mua và người bán mỗi người có một hồ sơ về giao dịch để ghi lại cho riêng mình. Hiện nay, hóa đơn do máy tính lập khá phổ biến. Chúng có thể được in ra giấy theo yêu cầu hoặc gửi qua email cho các bên của giao dịch. Hồ sơ điện tử cũng cho phép tìm kiếm và sắp xếp các giao dịch cụ thể hoặc ngày cụ thể dễ dàng hơn.

2. Nội dung của hóa đơn: 

Khi chọn mẫu hóa đơn tốt nhất để lập hóa đơn cho doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải suy nghĩ về các dịch vụ hoặc nguồn cung cấp, nhu cầu của khách hàng và mục tiêu của công ty hoặc doanh nghiệp.

Việc tìm kiếm hóa đơn tốt nhất chỉ tập trung vào việc chọn định dạng cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn cho các dịch vụ của mình trong khi vẫn nhận được thanh toán đúng hạn. Định dạng hóa đơn phù hợp được tạo ra có lưu ý đến các yêu cầu của doanh nghiệp để doanh nghiệp có thể theo dõi việc lập hóa đơn của mình.

Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn cho khách hàng về nguồn cung cấp hoặc bán hàng của mình, sắp xếp chi tiết tài khoản, thanh toán chính xác và có tất cả thông tin bạn cần, bao gồm cả chi tiết thuế, với một hóa đơn được định dạng chuyên nghiệp.

Cả việc tính phí nguồn cung cấp và nhận thanh toán từ khách hàng hoặc khách hàng của doanh nghiệp đều có thể được thực hiện dễ dàng với định dạng hóa đơn phù hợp. Tuy nhiên, trước tiên doanh nghiệp phải định dạng và tùy chỉnh hóa đơn để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên định dạng hóa đơn của mình với tất cả thông tin liên quan để đảm bảo rằng doanh nghiệp được thanh toán chính xác và đúng hạn. Kiến thức này sẽ không chỉ giúp khách hàng của bạn trả tiền cho bạn mà còn giúp bạn tổ chức tài chính của công ty. Hóa đơn của doanh nghiệp sẽ có cấu trúc và sắp xếp hợp lý hơn nếu doanh nghiệp sử dụng đúng định dạng.

Ngoài nhu cầu kinh doanh và khách hàng, tổ chức phải tuân thủ luật và quy tắc lập hóa đơn điện tử, bất cứ khi nào nó được áp dụng.

Một hóa đơn lý tưởng sẽ có các nội dung sau:

Tiêu đề có tên và biểu trưng doanh nghiệp

– Số hóa đơn hoặc một số nhận dạng duy nhất

– Thông tin và vị trí doanh nghiệp

– Ngày xuất hóa đơn

– Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán và số lượng

– Các khoản phí, lệ phí hoặc thuế bổ sung

– Tổng số tiền do

– Điều khoản thanh toán

– Ngày đến hạn

Hóa đơn thuế phải có các thành phần sau:

– Tên, địa chỉ và GSTIN của nhà cung cấp hoặc người bán

– Tên, địa chỉ và GSTIN của người nhận hoặc người mua, nếu nó được đăng ký theo GST

– Mã HSN hoặc SAC cho hàng hóa và dịch vụ

– Số hóa đơn, được đánh số thứ tự và duy nhất trong mỗi năm tài chính

– Loại hóa đơn như hóa đơn thuế, hóa đơn phụ hoặc hóa đơn sửa đổi

– Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp

– Đơn vị hoặc số lượng hàng hóa và dịch vụ

– Thuế suất cho mọi mặt hàng trên hóa đơn

– Số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượng từng loại trong các cột riêng biệt

– Trạng thái cung cấp và nơi cung cấp

– Tổng lượng hàng hóa và dịch vụ được cung cấp

Địa chỉ giao hàng, trường hợp không giống nơi cung cấp

– Nếu tính phí ngược lại được áp dụng, thì nó phải được đề cập hợp lệ

– Chữ ký điện tử của nhà cung cấp hoặc bất kỳ người được ủy quyền nào

3. Hóa đơn đầu vào như thế nào là hóa đơn hợp lệ?

Hóa đơn đầu vào cần đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định thì mới được coi là hợp lệ. Các tiêu chuẩn đó bao gồm:

– Là hóa đơn sử dụng trong hoạt động của doanh nghiệp, vì mục tiêu của doanh nghiệp. Tức các hóa đơn này được sử dụng vì lợi ích của doanh nghiệp, trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Có thể đó là những hóa đơn để mua nguyên liệu sản xuất, cũng có thể là hóa đơn cho dịch vụ ăn uống để mời khách hàng nhưng vì mục tiêu là phát triển hoạt động kinh doanh,….

– Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa. Tiêu chuẩn này đảm bảo sự chính xác, khách quan và sự đúng đắn của hóa đơn.

– Nội dung trên hóa đơn phải thống nhất, tức khớp các nội dung với nhau.

– Hóa đơn phải đầy đủ các nội dung yêu cầu của các nội dung như: thời gian phát hành, mã số thuế, tài khoản thanh toán, hình thức thanh toán, thông tin hàng hóa, dấu công ty,…

Ghi lại hóa đơn trong ví dụ kế toán: Khi mọi doanh nghiệp giải quyết các tình huống khác nhau, mọi doanh nghiệp cần có một bộ sổ nhật ký riêng biệt. Do đó, mọi doanh nghiệp đều có một quy trình ghi hóa đơn tùy chỉnh được thiết kế đặc biệt để ghi lại các giao dịch theo cách mà doanh nghiệp cần.

Tuy nhiên, chúng ta có thể coi một vài kiểu ghi nhật ký là chung chung. Trong hầu hết các trường hợp, những điều này là đủ cho một doanh nghiệp nhỏ trong giai đoạn đầu.

Ví dụ về cách ghi hóa đơn đầu vào:

– Ghi các khoản phải trả: Trong khi nhập một khoản phải trả, tài sản hoặc chi phí liên quan đến việc mua hàng được ghi nợ và các khoản phải trả được ghi có. Trong khi đó, nếu một khoản phải trả được thanh toán, nó được ghi nợ và tiền mặt được ghi có.

– Ghi sổ lương: Khi hạch toán chi phí trả lương, ghi nợ vào chi phí tiền lương và thuế phí / chi phí trả lương, ghi có vào tài khoản tiền mặt. Nếu một nhân viên đã cho phép khấu trừ các lợi ích từ tiền lương / tiền lương của họ, thì các khoản tín dụng bổ sung cho các khoản khấu trừ phải được thực hiện từ các tài khoản chi phí phúc lợi.

– Ghi sổ tiền mặt: Nếu tiền mặt lặt vặt đang được khôi phục, việc ghi nợ được thực hiện vào chi phí phải trả (như đã đề cập trên chứng từ đã nhận) và bút toán ghi có được thực hiện bằng tiền mặt đối với số tiền mặt được sử dụng để khôi phục khoản tiền mặt nhỏ đó hộp.

– Ghi khấu hao: Khi ghi chi phí khấu hao thì ghi Nợ vào chi phí khấu hao, ghi Có vào khấu hao lũy kế. Cả hai tài khoản này có thể được phân loại thêm theo loại tài sản cố định đang được hạch toán.

– Ghi nhận chi phí phải trả: Khi tập hợp một khoản chi phí phát sinh, việc ghi nợ được thực hiện vào chi phí được áp dụng và ghi có được thực hiện vào chi phí phải trả. Và mục nhập này thường được đảo ngược tự động sau đó.

Quy trình thanh toán tài khoản bao gồm tất cả mọi thứ ngay từ khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp đến khi thanh toán hóa đơn.

Quy trình thanh toán tài khoản bao gồm nhận hóa đơn, xác minh hóa đơn, ghi hóa đơn và thanh toán các khoản phải trả. Hiệu quả của quá trình này xác định dòng tiền của bạn và mối quan hệ của bạn với các nhà cung cấp.

4. Quy trình thanh toán tài khoản cần lưu ý:

Để tránh bất kỳ khoản thanh toán muộn hoặc thanh toán gian lận nào, doanh nghiệp nên thực hiện theo một số bước của quy trình thanh toán tài khoản, đó là:

– Tạo đồ thị tài khoản của doanh nghiệp

– Thiết lập thông tin nhà cung cấp

– Đánh giá và nhập thông tin hóa đơn

– Xử lý và xem xét thanh toán cho bất kỳ hóa đơn nào đến hạn

– Lặp lại quy trình hàng tuần