Hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT là gì? Phải ký, đóng dấu không?

1. Hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT là gì?

HĐĐT: Hóa đơn điện tử.

Hóa đơn chuyển đổi là hình thức chuyển đổi, lưu giữ khác của hóa đơn điện tử. Do đó hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Việc in ra phải đảm bảo các yêu cầu về nội dung, mục đích sử dụng và giá trị sử dụng của nó.

Theo đó phụ thuộc vào mục đích sử dụng thực tế mà hóa đơn điện tử được in ra giấy để sử dụng. Kết luận là dựa trên công việc, mục đích sử dụng của người lập hóa đơn mà người lập hóa đơn có thể chuyển đổi từ dạng thức hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Việc chuyển đổi có thể đảm bảo về nội dung, hình thức của hóa đơn như bản điện tử. Tuy nhiên, giá trị sử dụng của hóa đơn giấy là gì, được sử dụng khi nào?

Hóa đơn điện tử tiếng Anh là Electronic bill.

Hóa đơn chuyển đổi tiếng Anh là Conversion invoice.

2. Quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy mới nhất:

Hiện nay, hóa đơn điện tử được sử dụng phổ biến trong các cơ sở kinh doanh. Ngoài ra, do nhu cầu thực tế mà nhiều doanh nghiệp cũng thường xuyên thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Điều này giúp cho doanh nghiệp thực hiện hiệu quả hoạt động đối chiếu, lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng.

Trong quá trình kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Đây là nhu cầu được thực hiện để mang đến hiệu quả trong quản lý kinh doanh. Các doanh nghiệp chỉ cần tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật. Cũng như cần quan tâm đến điều kiện đảm bảo về nội dung, hình thức của chứng từ được chuyển đổi.

3. Các quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử:

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy được các doanh nghiệp kinh doanh thực hiện. Đây là nội dung quy định, cho phép của cơ quan quản lý nhà nước. Trong đó, việc chuyển đổi thể hiện cho ý nghĩa cụ thể, mục đích sử dụng đã được xác định của các hóa đơn giấy.

Giá trị sử dụng của hóa đơn giấy được quy định như thế nào, có thể thay thế cho hóa đơn điện tử trong các giao dịch này hay không? Dưới đây là các quy định pháp luật trả lời cho câu hỏi được nêu:

Tại Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:

+ Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

+ Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

+ Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

4. Phân tích quy định pháp luật:

Trước tiên, pháp luật cho phép các doanh nghiệp thực hiện hoạt động chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy. Điều này giúp cho các hoạt động nghiệp vụ phát sinh được giải quyết hiệu quả, nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể đa dạng hình thữ lưu giữ, sử dụng hóa đơn và thông tin hóa đơn ở cả hình thức hóa đơn giấy.

Ngoài ra, khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cũng phải thực hiện hoạt động chuyển đổi. Đây là yêu cầu phối hợp cùng cơ quan nhà nước để đảm bảo yếu tố thanh tra, kiểm tra theo quy định.

Sau khi chuyển đổi, hóa đơn phải được đảm bảo các yêu cầu cả về nội dung và hình thức. Cho thấy các tính chất tồn tại dưới dạng điện tử hay giấy, trong khi các ý nghĩa phản ánh hóa đơn không được thay đổi.

Ngoài ra, trong các quy định này cũng thể hiện giá trị sử dụng của các hóa đơn, chứng từ giấy. Về cơ bản, các hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để sử dụng vào từng mục đích tiếp cận, xử lý thông tin. Nó không mang tính thay thế cho hóa đơn điện tử về mặt xuất hóa đơn. Vì thế mà các hóa đơn, chứng từ giấy không có giá trị thanh toán cũng như không có hiệu lực để giao dịch.

5. Hóa đơn chuyển đổi có phải ký, đóng dấu không?

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành các hóa đơn giấy được thực hiện đơn giản, nhanh chóng. Tuy nhiên các hóa đơn này có phải ký, đóng dấu để xác định giá trị hiệu lực về nội dung, hình thức hay không? Pháp luật cũng có quy định cụ thể liên quan để làm rõ nội dung này.

Việc ký hay đóng dấu mang ý nghĩa xác nhận, để đảm bảo cho các nhu cầu cũng như chức năng sử dụng của hóa đơn giấy. Tuy nhiên trong thực tế, hóa đơn giấy chỉ có tác dụng lưu giữ, mang đến hình thức vật lý để khai thác, quản lý đối với thông tin hóa đơn điện tử được xác lập. Do đó mà hóa đơn giấy không thể thay thế hóa đơn điện tử để xác lập, thực hiện các giao dịch hay thanh toán. Bản chất này giúp ta trả lời cho câu hỏi về yêu cầu ký, đóng dấu trên hóa đơn giấy có được đặt ra hay không.

5.1. Các quy định pháp luật liên quan:

Khoản 2 Điều 7 của Nghị định 123 nói về chức năng, mục đích sử dụng của hóa đơn giấy. Trong đó, nhấn mạnh tính lưu giữ của hóa đơn. Từ đó mà các cơ quan chức năng hoặc doanh nghiệp có thể khai thác thông tin hóa đơn khi cần thiết. Các nội dung cung cấp trên hóa đơn giấy như một bản photo của hóa đơn điện tử để tiếp cận, khai thác và phân tích hóa đơn được lập.

Ngoài ra, tại khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Nội dung này cũng cho ta biết về chức năng, mục đích và các nhiệm vụ cần sử dụng đến hóa đơn giấy. Hóa đơn giấy phải đảm bảo đúng tính chất và mục đích sử dụng của nó. Đặc biệt là nhấn mạnh chức năng không sử dụng để tham gia vào thanh toán hay giao dịch: Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử được công nhận, trong khi trên hóa đơn giấy thì không. Các hóa đơn giấy được in ra để phục vụ cho công tác lưu giữ, phản ánh thông tin, số liệu của hóa đơn. Do đó, có thể nói các hóa đơn giấy không có giá trị pháp lý thay thế toàn bộ vai trò, chức năng của hóa đơn điện tử.

5.2. Phân tích quy định pháp luật:

Các hóa đơn giấy không thể thay thế toàn bộ chức năng, tiến hành giao dịch hay thanh toán như hóa đơn điện tử. Như vậy, các chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ chứ hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Các hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đều là các bản in ra nhằm lưu giữ cho các công tác liên quan.

Theo quy định cũng có trường hợp ngoại lệ để xác định, công nhận giá trị pháp lý của các hóa đơn chuyển đổi này. Ngoại trừ trường hợp các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo đúng quy định pháp luật. Khi đó, các hóa đơn chuyển đổi có chức năng, vai trò đảm bảo như với hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên các quy định pháp luật cũng không có yêu cầu bắt buộc về chữ ký hay đóng dấu. Do đó chức năng, giá trị sử dụng của hóa đơn chuyển đổi chỉ cần đảm bảo theo các quy định nêu trên. Hiện nay, chưa một văn bản pháp luật nào về hóa đơn điện tử có quy định bắt buộc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có chữ ký hay đóng dấu. Bởi nó gần như không thể thay thế vai trò chính của hóa đơn điện tử trong giao dịch, thanh toán.

Bên cạnh đó, các hóa đơn chuyển đổi hoàn toàn không có giá trị pháp lý, chỉ dùng để lưu giữ, ghi sổ hay theo dõi. Vì vậy, các hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không cần thiết phải có chữ ký của người đại diện hay con dấu của doanh nghiệp.

Chỉ ký tên để xác định người thực hiện hoạt động chuyển đổi hóa đơn:

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu hay phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình. Đây là thủ tục nhằm xác nhận trách nhiệm, chủ thể thực hiện hoạt động chuyển đổi hóa đơn.

Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ họ tên của mình trên hóa đơn điện tử. Qua đó nhằm xác nhận cá nhân thực hiện chuyên môn trong tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết: Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có hiệu lực từ 01/7/2022.