Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú mới nhất cho người nước ngoài

1. Hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài mới nhất:

Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú là yếu tố quyết định để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét, giải quyết thủ tục đúng thời hạn. Theo quy định của Điều 37 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam năm 2014 thì thành phần hồ sơ đề nghị cấp thẻ tạm trú bao gồm hồ sơ chung áp dụng cho mọi trường hợp và hồ sơ riêng tương ứng với từng diện cư trú cụ thể. Chi tiết như sau:

1.1. Hồ sơ chung:

Đây là nhóm giấy tờ bắt buộc, người nước ngoài thuộc bất kỳ diện cư trú nào cũng phải chuẩn bị:

(1) Văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mời, bảo lãnh:

• Mẫu NA6: Áp dụng đối với cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp bảo lãnh;
• Mẫu NA7: Áp dụng đối với cá nhân bảo lãnh. Văn bản này thể hiện rõ thông tin của bên bảo lãnh và đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài.

(2) Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài (Mẫu NA8): Tờ khai phải được kê khai đầy đủ, chính xác thông tin, có dán ảnh kích thước 2×3 cm và chữ ký của người đề nghị cấp thẻ theo đúng quy định.

(3) Hộ chiếu gốc của người nước ngoài: Hộ chiếu phải còn thời hạn sử dụng theo quy định, bảo đảm đủ điều kiện để cấp thẻ tạm trú tương ứng.

(4) Ảnh thẻ: 02 ảnh màu, kích thước 2×3 cm hoặc 3×4 cm (tùy yêu cầu từng địa phương), nền trắng, chụp thẳng mặt và chụp mới trong vòng 06 tháng gần nhất.

(5) Giấy xác nhận đăng ký tạm trú: Do Công an xã/phường/thị trấn nơi người nước ngoài đang cư trú cấp thể hiện việc người nước ngoài đã thực hiện đúng nghĩa vụ đăng ký tạm trú theo quy định pháp luật.

1.2. Hồ sơ riêng cho từng trường hợp:

Ngoài hồ sơ chung nêu trên, người nước ngoài cần bổ sung hồ sơ riêng phù hợp với mục đích cư trú và loại thẻ tạm trú xin cấp, cụ thể:

a) Hồ sơ đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam (diện lao động, làm việc):

• Bản sao có chứng thực Giấy phép lao động còn hiệu lực; hoặc
• Văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp trong trường hợp người nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định;
• Nhóm giấy tờ này nhằm chứng minh mục đích làm việc hợp pháp của người nước ngoài tại Việt Nam. Đây là căn cứ quan trọng để xem xét cấp thẻ tạm trú diện lao động.

b) Hồ sơ đối với nhà đầu tư nước ngoài (diện đầu tư):

• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam;
• Các tài liệu chứng minh việc góp vốn, đầu tư như: xác nhận góp vốn, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, hồ sơ thể hiện tỷ lệ vốn góp theo quy định;
• Những giấy tờ này được sử dụng để xác định tư cách nhà đầu tư, quy mô và tính hợp pháp của hoạt động đầu tư làm căn cứ phân loại loại thẻ tạm trú đầu tư phù hợp.

c) Hồ sơ đối với người nước ngoài diện thăm thân, kết hôn:

• Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn trong trường hợp người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam;
• Bản sao có chứng thực Giấy khai sinh hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ gia đình, đối với trường hợp thăm thân (cha, mẹ, con…);
• Bản sao Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân của người bảo lãnh là công dân Việt Nam;
• Nhóm giấy tờ này nhằm chứng minh mối quan hệ thân nhân hợp pháp và là căn cứ pháp lý để xem xét cấp thẻ tạm trú diện thăm thân.

1.3. Trường hợp được miễn giấy phép lao động trong thành phần hồ sơ:

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, một số trường hợp người nước ngoài không cần xin giấy phép lao động nhưng vẫn phải làm thủ tục xin Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để đủ điều kiện xin thẻ tạm trú LĐ1 và LĐ2. Các trường hợp phổ biến bao gồm:

• Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; 
• Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên; 
• Trưởng văn phòng đại diện, giám đốc dự án của các tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam;
• Người nước ngoài vào Việt Nam làm việc dưới 3 tháng/lần và tổng thời gian làm việc không quá 90 ngày/năm; 
• Luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư.

2. Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú mới nhất cho người nước ngoài:

Việc chuẩn bị hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài không chỉ đơn thuần là tập hợp đủ giấy tờ mà còn đòi hỏi sự chính xác, thống nhất và phù hợp về mặt pháp lý. Trong thực tiễn, rất nhiều hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian giải quyết hoặc bị từ chối chỉ vì những sai sót tưởng chừng nhỏ. Do đó khi chuẩn bị hồ sơ cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

2.1. Bảo đảm hộ chiếu còn đủ thời hạn theo quy định:

Hộ chiếu của người nước ngoài phải còn thời hạn sử dụng tối thiểu 13 tháng tại thời điểm nộp hồ sơ. Đây là điều kiện bắt buộc nhằm bảo đảm thời hạn thẻ tạm trú được cấp không vượt quá thời hạn hộ chiếu. Trường hợp hộ chiếu sắp hết hạn, người nước ngoài nên thực hiện gia hạn hoặc cấp mới hộ chiếu trước; từ đó tránh việc hồ sơ bị tạm dừng hoặc từ chối giải quyết.

2.2. Kiểm tra kỹ loại thị thực (visa) đang sử dụng:

Visa là căn cứ pháp lý xác định mục đích nhập cảnh ban đầu của người nước ngoài. Do đó, cần kiểm tra kỹ ký hiệu visa để bảo đảm phù hợp với loại thẻ tạm trú dự kiến xin cấp. Trường hợp sử dụng visa không phù hợp hoặc không thuộc nhóm được phép chuyển đổi sang thẻ tạm trú, hồ sơ sẽ không được tiếp nhận hoặc buộc phải thực hiện thủ tục xuất cảnh – nhập cảnh lại.

2.3. Xác định đúng chủ thể mời, bảo lãnh:

Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân mời, bảo lãnh phải có đầy đủ tư cách pháp lý theo quy định của pháp luật. Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị từ chối do bên bảo lãnh không đủ điều kiện, không còn hoạt động hoặc không phù hợp với mục đích cư trú của người nước ngoài. Vì vậy, cần rà soát kỹ tình trạng pháp lý, rà soát ngành nghề hoạt động và phạm vi bảo lãnh của chủ thể mời, bảo lãnh.

2.4. Thực hiện đăng ký tạm trú đầy đủ và đúng địa chỉ:

Đăng ký tạm trú là nghĩa vụ bắt buộc của người nước ngoài trong thời gian cư trú tại Việt Nam. Giấy xác nhận đăng ký tạm trú phải phản ánh đúng nơi cư trú thực tế, thông tin thống nhất với các giấy tờ khác trong hồ sơ. Trường hợp chưa đăng ký hoặc đăng ký không đúng địa chỉ, hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xử lý.

2.5. Chuẩn bị giấy tờ chứng minh mục đích cư trú hợp lệ và còn hiệu lực:

Các giấy tờ chứng minh mục đích cư trú (giấy phép lao động, giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân…) phải đúng loại, còn hiệu lực và thống nhất thông tin. Cơ quan có thẩm quyền không chỉ kiểm tra sự tồn tại của giấy tờ mà còn đánh giá tính hợp pháp và tính thực tế của mục đích cư trú. Do đó, việc sử dụng giấy tờ hết hạn, không rõ ràng hoặc không phù hợp sẽ làm giảm khả năng được cấp thẻ tạm trú.

2.6. Lưu ý về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật giấy tờ nước ngoài:

Mọi giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng hợp lệ theo quy định. Việc thiếu hoặc thực hiện không đúng quy trình hợp pháp hóa – dịch thuật là lỗi rất phổ biến, khiến hồ sơ bị trả lại nhiều lần.

Đồng thời, thông tin về họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, địa chỉ cư trú, đơn vị bảo lãnh… phải thống nhất tuyệt đối trên tất cả các giấy tờ. Chỉ cần một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến cơ quan tiếp nhận yêu cầu chỉnh sửa hoặc từ chối hồ sơ để xác minh lại thông tin.

3. Tại sao phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khi xin cấp thẻ tạm trú mới nhất cho người nước ngoài?

Thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài là một trong những thủ tục hành chính có tính kiểm soát chặt chẽ, liên quan trực tiếp đến quản lý cư trú, an ninh và trật tự xã hội. Trong đó, hồ sơ pháp lý không chỉ là điều kiện hình thức mà còn là căn cứ pháp lý duy nhất để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét, đánh giá và quyết định việc có cấp thẻ tạm trú hay không. Việc chuẩn bị đầy đủ, chính xác và đúng quy định hồ sơ vì thế mang ý nghĩa đặc biệt quan trọng, thể hiện qua các khía cạnh sau:

a. Hồ sơ là căn cứ pháp lý duy nhất để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xem xét việc cấp thẻ tạm trú:

Theo quy định của pháp luật về xuất nhập cảnh, cơ quan có thẩm quyền chỉ căn cứ vào hồ sơ do người nước ngoài và bên bảo lãnh nộp để đánh giá việc đáp ứng các điều kiện cấp thẻ tạm trú. Mọi yếu tố quan trọng như nhân thân, tình trạng nhập cảnh hợp pháp, mục đích cư trú, tư cách của bên mời, bảo lãnh đều… được thể hiện thông qua hồ sơ. Nếu hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ hoặc thông tin không rõ ràng thì cơ quan giải quyết cũng không có cơ sở pháp lý để ra quyết định cấp thẻ (dù trên thực tế người nước ngoài có thể đáp ứng đủ điều kiện khác).

b. Hồ sơ thiếu hoặc sai sót có thể dẫn đến việc bị từ chối tiếp nhận hoặc từ chối cấp thẻ tạm trú:

Thủ tục cấp thẻ tạm trú là thủ tục xét duyệt có điều kiện và không mang tính tự động. Chỉ cần một giấy tờ bắt buộc bị thiếu, hết hiệu lực hoặc không phù hợp, hồ sơ có thể bị từ chối ngay từ khâu tiếp nhận hoặc không được chấp thuận sau quá trình thẩm tra. Trên thực tế, nhiều trường hợp bị từ chối không được hướng dẫn chi tiết lý do, buộc người nộp hồ sơ phải thực hiện lại thủ tục từ đầu, gây mất nhiều thời gian và công sức.

c. Hồ sơ không đầy đủ dễ kéo dài thời gian giải quyết và ảnh hưởng đến tình trạng cư trú hợp pháp của người nước ngoài:

Việc phải bổ sung và chỉnh sửa hồ sơ nhiều lần sẽ khiến thời gian giải quyết kéo dài, trong khi visa của người nước ngoài vẫn bị giới hạn thời hạn. Nếu visa hết hạn trong thời gian chờ giải quyết, người nước ngoài có thể rơi vào tình trạng cư trú quá hạn, bị xử phạt vi phạm hành chính và làm phát sinh rủi ro pháp lý không đáng có. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu là cách hiệu quả nhất để bảo đảm tiến độ giải quyết và duy trì tình trạng cư trú hợp pháp.

d. Hồ sơ đầy đủ giúp xác định đúng loại thẻ tạm trú và thời hạn thẻ được cấp:

Hồ sơ không chỉ quyết định việc có được cấp thẻ tạm trú hay không, mà còn là căn cứ để cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xác định loại thẻ phù hợp và thời hạn thẻ tương ứng. Trường hợp hồ sơ chứng minh mục đích cư trú chưa rõ ràng hoặc thiếu căn cứ pháp lý, người nước ngoài có thể chỉ được cấp thẻ với thời hạn ngắn hơn hoặc loại thẻ không đúng với nhu cầu thực tế, ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sinh sống, làm việc, đầu tư tại Việt Nam.

e. Hồ sơ đầy đủ giúp hạn chế rủi ro pháp lý trong suốt thời gian cư trú tại Việt Nam:

Một bộ hồ sơ được chuẩn bị đúng quy định, thống nhất về thông tin và đầy đủ căn cứ pháp lý sẽ giúp người nước ngoài giảm thiểu nguy cơ bị kiểm tra, xử lý vi phạm hoặc bị xem xét lại tình trạng cư trú trong quá trình sinh sống tại Việt Nam. Ngược lại, hồ sơ thiếu sót hoặc không rõ ràng có thể trở thành nguyên nhân dẫn đến việc bị yêu cầu giải trình, kiểm tra lại tư cách cư trú hoặc gặp khó khăn khi gia hạn, cấp mới thẻ tạm trú trong tương lai.

f. Hồ sơ đầy đủ thể hiện sự tuân thủ pháp luật và thiện chí cư trú hợp pháp của người nước ngoài:

Việc chuẩn bị đầy đủ, nghiêm túc hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú thể hiện ý thức tuân thủ pháp luật Việt Nam và thiện chí cư trú hợp pháp của người nước ngoài. Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp cơ quan có thẩm quyền đánh giá tích cực trong quá trình xem xét hồ sơ; đồng thời tạo nền tảng thuận lợi cho các thủ tục pháp lý khác phát sinh sau này như gia hạn thẻ, chuyển đổi mục đích cư trú hoặc bảo lãnh người thân…

THAM KHẢO THÊM:

• Dịch vụ xin cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài trọn gói
• Thẻ tạm trú là gì? Các quyền lợi của người được cấp thẻ?
• Hồ sơ và thủ tục gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài