Hồ sơ vụ án là gì? Thành phần hồ sơ vụ án bao gồm những gì?

1. Hồ sơ vụ án là gì? 

Hồ sơ vụ án nói chung là toàn bộ các giấy tờ, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến vụ án, được sắp xếp một cách có trật tự, có hệ thống theo quy định của cơ quan chủ quản hoặc theo chủ ý của người quản lí hồ sơ.

Hồ sơ vụ án bao gồm hồ sơ vụ án dân sự và hồ sơ vụ án hình sự.

Cơ quan quản lý toàn bộ hồ sơ vụ án ở Việt Nam là Tòa án nhân dân. Tòa án nào xét xử vụ án nào thì lưu giữ hồ sơ của vụ án đó.

Hồ sơ vụ án tiếng Anh là ” Case record “

Case Record of a case refers to all the papers which are filed with the court during a lawsuit and the transcripts of all hearings and trials made by a court reporter. All these become part of the official case record. On appeal, the appellate court normally considers only information contained in the case record.

2. Thành phần của hồ sơ vụ án:

Tuỳ thuộc vào từng loại vụ án (dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính) và tính chất của mỗi vụ án (đơn giản, phức tạp, nghiêm trọng) mà hồ sơ vụ án có thể gồm các loại giấy tờ, tài liệu, chứng cứ được sắp xếp theo cách thức khác nhau để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định, thường là 10 năm.

* Hồ sơ vụ án dân sự:

– Điều đầu tiên và cần thiết nhất trước khi tiến hành khởi kiện vụ án dân sự là chúng ta phải có đơn khởi kiện. Người khởi kiện có thể tự mình làm đơn khởi kiện hoặc nhờ các tổ chức hành nghề luật làm đơn. Nội dung và hình thức của đơn khởi kiện phải tuân theo quy định tại Điều 189 BLTTDS 2015. Cụ thể:

” Hình thức, nội dung đơn khởi kiện

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khởi kiện phải làm đơn khởi kiện.

2. Việc làm đơn khởi kiện của cá nhân được thực hiện như sau:

a) Cá nhân có đầy đủ năng lực hành vi tố tụng dân sự thì có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án. Tại mục tên, địa chỉ nơi cư trú của người khởi kiện trong đơn phải ghi họ tên, địa chỉ nơi cư trú của cá nhân đó; ở phần cuối đơn, cá nhân đó phải ký tên hoặc điểm chỉ;

b) Cá nhân là người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi thì người đại diện hợp pháp của họ có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án. Tại mục tên, địa chỉ nơi cư trú của người khởi kiện trong đơn phải ghi họ tên, địa chỉ nơi cư trú của người đại diện hợp pháp của cá nhân đó; ở phần cuối đơn, người đại diện hợp pháp đó phải ký tên hoặc điểm chỉ;

c) Cá nhân thuộc trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản này là người không biết chữ, người khuyết tật nhìn, người không thể tự mình làm đơn khởi kiện, người không thể tự mình ký tên hoặc điểm chỉ thì có thể nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện và phải có người có đủ năng lực tố tụng dân sự làm chứng. Người làm chứng phải ký xác nhận vào đơn khởi kiện.

3. Cơ quan, tổ chức là người khởi kiện thì người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó có thể tự mình hoặc nhờ người khác làm hộ đơn khởi kiện vụ án. Tại mục tên, địa chỉ của người khởi kiện phải ghi tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức và họ, tên, chức vụ của người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức đó; ở phần cuối đơn, người đại diện hợp pháp của cơ quan, tổ chức phải ký tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức đó; trường hợp tổ chức khởi kiện là doanh nghiệp thì việc sử dụng con dấu theo quy định của Luật doanh nghiệp.

4. Đơn khởi kiện phải có các nội dung chính sau đây:

a) Ngày, tháng, năm làm đơn khởi kiện;

b) Tên Tòa án nhận đơn khởi kiện;

c) Tên, nơi cư trú, làm việc của người khởi kiện là cá nhân hoặc trụ sở của người khởi kiện là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).
Trường hợp các bên thỏa thuận địa chỉ để Tòa án liên hệ thì ghi rõ địa chỉ đó;

d) Tên, nơi cư trú, làm việc của người có quyền và lợi ích được bảo vệ là cá nhân hoặc trụ sở của người có quyền và lợi ích được bảo vệ là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có);

đ) Tên, nơi cư trú, làm việc của người bị kiện là cá nhân hoặc trụ sở của người bị kiện là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có). Trường hợp không rõ nơi cư trú, làm việc hoặc trụ sở của người bị kiện thì ghi rõ địa chỉ nơi cư trú, làm việc hoặc nơi có trụ sở cuối cùng của người bị kiện;

e) Tên, nơi cư trú, làm việc của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là cá nhân hoặc trụ sở của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan là cơ quan, tổ chức; số điện thoại, fax và địa chỉ thư điện tử (nếu có).

Trường hợp không rõ nơi cư trú, làm việc hoặc trụ sở của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan thì ghi rõ địa chỉ nơi cư trú, làm việc hoặc nơi có trụ sở cuối cùng của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;

g) Quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm; những vấn đề cụ thể yêu cầu Tòa án giải quyết đối với người bị kiện, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan;

h) Họ, tên, địa chỉ của người làm chứng (nếu có);

i) Danh mục tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện.

5. Kèm theo đơn khởi kiện phải có tài liệu, chứng cứ chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm. Trường hợp vì lý do khách quan mà người khởi kiện không thể nộp đầy đủ tài liệu, chứng cứ kèm theo đơn khởi kiện thì họ phải nộp tài liệu, chứng cứ hiện có để chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp của người khởi kiện bị xâm phạm. Người khởi kiện bổ sung hoặc giao nộp bổ sung tài liệu, chứng cứ khác theo yêu cầu của Tòa án trong quá trình giải quyết vụ án. “

Đơn khởi kiện là văn bản đầu tiên chúng ta nộp cho tòa án để yêu cầu giải quyết tranh chấp. Vì vậy, ngoài những thông tin về người khởi kiện, người bị kiện, tòa án thụ lý giải quyết thì chúng ta cần phải trình bày rõ ràng nội dung khởi kiện và những yêu cầu của chúng ta muốn Tòa án nghiên cứu, xem xét giải quyết.

– Đối với vụ án dân sự, điểm đặc biệt là người khởi kiện phải tự mình thu thập và cung cấp chứng cứ chứng minh cho yêu cầu khởi kiện của mình cho cơ quan có thẩm quyền. Đây là những hồ sơ tài liệu có liên quan đến yêu cầu khởi kiện. Là căn cứ để Tòa án dựa vào đó xác định vấn đề và giải quyết vụ án đúng quy định của pháp luật.

Theo quy định tại Điều 94 BLTTDS 2015, nguồn của chứng cứ là:

Đối với hồ sơ vụ án dân sự, ngoài đơn khởi kiện (theo mẫu hoặc do đương sự tự viết), tuỳ từng vụ án mà hồ sơ gồm có các giấy tờ phù hợp.

Đối với những tranh chấp dân sự khác nhau thì chúng ta có thể cung cấp cho tòa án những chứng cứ, tài liệu khác nhau:

• Giấy ủy quyền cho người khác thay mình thực hiện các thủ tục tố tụng tại Tòa án.
• Đối với tranh chấp ly hôn, chúng ta có thể cung cấp: giấy chứng nhận đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khai sinh của con, các chứng thư chứng minh tài sản chung…
• Đối với tranh chấp đất đai những chứng cứ kèm theo có thể là: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bản đồ thửa đất, xác nhận của địa phương về tình trạng đất…
• Đối với tranh chấp di sản thừa kế: chúng ta có thể cung cấp di chúc, sổ hộ khẩu chứng minh quan hệ với người để lại di sản,….
• Ngoài ra các tranh chấp khác chúng ta có thể cung cấp các hợp đồng giao dịch đối với các tranh chấp liên quan đến giao dịch dân sự….

– Người khởi kiện cần phải cung cấp cho tòa giấy tờ tùy thân của người khởi kiện cũng như giấy tờ tùy thân của người bị kiện (nếu có), cùng với đó là những giấy tờ chứng minh mối quan hệ với những người có liên quan trong yêu cầu khởi kiện để tòa án xem xét về quyền khởi kiện để làm căn cứ giải quyết theo đúng quy định của pháp luật.

3. Hồ sơ vụ án hình sự:

Căn cứ tại điều 131 BLTTHS 2015 quy định về hồ sơ vụ án hình sự, cụ thể như sau:

“ Hồ sơ vụ án

1. Khi tiến hành tố tụng trong giai đoạn khởi tố, điều tra, Cơ quan điều tra phải lập hồ sơ vụ án.

2. Hồ sơ vụ án gồm:

a) Lệnh, quyết định, yêu cầu của Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát;

b) Các biên bản tố tụng do Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát lập;

c) Các chứng cứ, tài liệu liên quan đến vụ án.

3. Các chứng cứ, tài liệu do Viện kiểm sát, Tòa án thu thập trong giai đoạn truy tố, xét xử phải đưa vào hồ sơ vụ án.

4. Hồ sơ vụ án phải có thống kê tài liệu kèm theo. Thống kê tài liệu ghi rõ tên tài liệu, số bút lục và đặc điểm của tài liệu (nếu có). Trường hợp có bổ sung tài liệu vào hồ sơ vụ án thì phải có thống kê tài liệu bổ sung. Hồ sơ vụ án phải được quản lý, lưu giữ, sử dụng theo quy định của pháp luật. “

Thông thường hồ sơ vụ án hình sự được sắp xếp theo một trình tự nhất định, theo nhóm tài liệu, lấy thời gian thu thập làm căn cứ để sắp xếp theo thứ tự tài liệu thu thập trước để ở trên, tài liệu thu thập sau để ở dưới, cụ thể như sau:

– Các văn bản về khởi tố vụ án, khởi tố bị can

– Các văn bản về thủ tục trong việc áp dụng, thay đổi, huỷ bỏ biện pháp ngăn chặn

– Các tài liệu về kết quả điều tra không thuộc lời khai của những người tham gia tố tụn

– Biên bản ghi lời khai của người tham gia tố tụng- Tài liệu về nhân thân bị can

– Tài liệu về nhân thân người bị hại

– Các tài liệu về đình chỉ, tạm đình chỉ điều tra

– Tài liệu kết thúc điều tra

– Tài liệu về truy tố

– Tài liệu trong giai đoạn xét xử

– Các tài liệu của Toà án cấp trên khi huỷ án điều tra lại hoặc xét xử lại (nếu có)

Theo đó, khi tiến hành tố tụng trong giai đoạn khởi tố, điều tra, Cơ quan điều tra phải lập hồ sơ vụ án.

Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:

– Bộ luật Dân sự 2015

– Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015

– Bộ luật Hình sự 2015, sửa đổi bổ sung 2017

– Bộ luật Tố tụng Hình sự 2015.