Hồ sơ, thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động

1. Trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:

Bộ luật lao động năm 2019 pháp luật quy định về trách nhiệm chốt sổ cho người lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục xác nhận và tiến hành trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Do vậy người lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra theo Khoản 5 Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với việc trả sổ cho người lao động, theo đó các đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Từ những quy định trên, người sử dụng lao động phải chủ động phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội để tiến hành chốt sổ cho người lao động. Khi người lao động thôi việc, nghỉ việc hoặc hết hạn hợp đồng lao động thì ngoài việc phải tiến hành chốt sổ bảo hiểm xã hội thì người sử dụng lao động trước hết phải tiến hành bảo giảm lao động vì còn liên quan đến việc đóng tiền bảo hiểm y tế cho người lao động.

2. Hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động:

 Khi muốn chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động thì người sử dụng lao động phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, trong đó bao gồm cả hồ sơ báo giảm lao động.

Thứ nhất, về hồ sơ báo giảm lao động khi người lao động nghỉ việc, căn cứ theo quy định của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, hồ sơ báo giảm lao động gồm:

+ Phiếu giao nhận hồ sơ 600a có hiệu lực từ ngày 10/10/2017 quy định về hồ sơ trong trường hợp báo giảm lao động đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế.

+ Danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu D02-TS ban hành kèm quyết định số 595/ĐQ-BHXH năm 2017.

+ Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).

+ Thẻ bảo hiểm y tế còn hạn sử dụng của Người lao động.

+ Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, hợp đồng làm việc vừa hết hạn.

Thủ tục báo giảm lao động khá đơn giản, Người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nộp tới cơ quan bảo hiểm xã hội. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan Bảo hiểm xã hội sẽ tiến hành thực hiện việc ghi nhận báo giảm lao động tham gia Bảo hiểm xã hội.

Thứ hai, về hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội,căn cứ theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 và phiếu giao nhận hồ sơ số 620 được sử dụng từ ngày 27/11/2017, phiếu giao nhận này quy định về việc cơ quan bảo hiểm xác nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động dừng đóng bảo hiểm tại đơn vị sử dụng lao động. Bao gồm những giấy tờ sau:

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.

+ Bảng kê thông tin (theo mẫu D01-TS).

+ Tờ bìa sổ Bảo hiểm xã hội hoặc các tờ rơi (trường hợp người lao động đã tham gia Bảo hiểm xã hội nhiều lần).

+ Các tờ rơi của sổ bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ bảo hiểm xã hội.

3. Trình tự thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động:

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 3 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định về thẩm quyền của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện hoặc cấp tỉnh, trình tự thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hộ cho người lao động được quy định như sau:

– Bước 1: Người sử dụng lao động nộp toàn bộ hồ sơ đó tại tổ tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đơn vị đóng trụ sở nếu số bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm cấp huyện trực tiếp thu. Nếu sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh trực tiếp thu thì nộp hồ sơ tại phòng tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội cấp tỉnh.

Về hình thức gửi, người sử dụng lao động có thể gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc gửi qua mạng trên cổng thông tin giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định tại Khoản 3 Điều 96 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 và Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ năm 2015.

– Bước 2: Theo Điều 33 Quyết định số 595/QĐ-BHXH Cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tiếp nhận hồ sơ, dữ liệu hồ sơ bảo hiểm (nếu có) nếu hồ sơ hợp lệ thì cơ quan bảo hiểm cấp huyện hoặc cấp tỉnh sẽ tiến hành giải quyết trường hợp đơn vị báo giảm lao động và xác nhận sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

– Bước 3: Nhận kết quả, căn cứ theo Tiết 1.5 Khoản 1 Điều 32 Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017, sau khi hoàn tất thủ tục đơn vị sử dụng lao động sẽ nhận kết quả như sau: Thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các loại bảo hiểm khác nếu có như bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn nghề nghiệp (theo mẫu C12-TS  ban hành kèm Quyết định số 595/QĐ-BHXH năm 2017) trong mỗi tháng để kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai lệch, cùng phối hợp với cơ quan BHXH để giải quyết, phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội hoặc bưu điện (nếu nhận kết quả qua bưu điện) để thông báo mã số bảo hiểm xã hội cho người lao động và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

4. Thời gian thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội:

– Thời gian giải quyết hồ sơ trong vòng 5 ngày làm việc đối với trường hợp báo giảm lao động.

– Đối với trường hợp chốt sổ bảo hiểm xã hội thì thời gian giải quyết là trong vòng 7 ngày làm việc.

Trên đây là những thông tin cần thiết công ty Luật Dương Gia nêu ra để bạn đọc hiểu rõ hơn.

5. Làm thế nào khi công ty không chốt sổ bảo hiểm xã hội?

Tóm tắt câu hỏi:

Anh (Chị) cho em hỏi, em đóng bảo hiểm từ 11/2014 đến 2/2016, sau khi nghỉ việc ở công ty thì công ty chỉ trả vỏ sổ bảo hiểm và giấy nghỉ việc chứ không chốt sổ bảo hiểm cho em. Sau đó em cũng chưa đi chốt và khi chuyển sang công ty khác em có đóng bảo hiểm 1 tháng rồi nghỉ nhưng em chưa lấy sổ ở công ty mới. Giờ em muốn chốt sổ ở công ty cũ kia và lưu sổ để sau này tiếp tục đóng được không? Nếu được em cần những giấy tờ gì để chốt và em có thể chốt ở huyện khác không ah (ở cùng tỉnh). Em xin cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Theo thông tin bạn cung cấp, bạn nghỉ việc ở công ty cũ, khi nghỉ việc được trả vỏ sổ bảo hiểm xã hội nhưng chưa được chốt sổ bảo hiểm xã hội, sau đó bạn đi làm ở công ty mới có đóng bảo hiểm được 1 tháng. Tuy nhiên, do bạn không nêu rõ khi đi làm ở công ty mới bạn đóng bảo hiểm xã hội vào sổ cũ hay đóng bảo hiểm xã hội trên sổ mới nên sẽ chia 2 trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Trường hợp bạn đóng bảo hiểm xã hội vào sổ cũ bạn cần chốt bảo hiểm xã hội ở công ty cũ và công ty mới.

Điều 35 Quyết định số 959/QĐ-BHXH quy định, Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ của Cơ quan bảo hiểm cấp huyện có trách nhiệm:

“3.3. Chốt sổ BHXH cho người lao động khi dừng đóng BHXH, kết thúc đợt hưởng trợ cấp thất nghiệp. Xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN khi có đề nghị của đơn vị hoặc cơ quan thanh tra, kiểm tra.”

Do đó, trong trường hợp của bạn, bạn cần liên hệ công ty cũ để công ty cũ chốt sổ bảo hiểm xã hội cho bạn. Nếu công ty cũ không thực hiện thì bạn làm đơn kiến nghị gửi tới Phòng lao động thương binh xã hội cấp huyện nơi công ty cũ có trụ sở hoạt động để yêu cầu giải quyết. 

Sau khi có sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ, bạn nộp lại công ty mới để công ty mới chốt sổ bảo hiểm xã hội cho bạn.

Trường hợp 2: Trường hợp bạn có 2 sổ bảo hiểm xã hội, một sổ của công ty cũ đóng từ tháng 11/2014 đến tháng 2/2016 và 1 sổ của công ty mới đóng được 1 tháng:

Về nguyên tắc, mỗi người lao động chỉ được cấp một sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) với thông tin cá nhân như tên, ngày, tháng, năm sinh và số CMND để tiện theo dõi và quản lý. Khi bạn có 2 sổ bảo hiểm xã hội và thời gian đóng không trùng nhau, bạn phải làm thủ tục gộp hai sổ BHXH vào làm một theo quy định tại Điều 46 Quyết định số 959/QĐ-BHXH:

“5.1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.”

Bạn thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội như trường hợp trên sau đó gộp 02 sổ bảo hiểm xã hội.

6. Người lao động tự chốt sổ bảo hiểm xã hội khi công ty nợ tiền bảo hiểm:

Tóm tắt câu hỏi:

Thưa Luật sư, chồng tôi tham gia bảo hiểm xã hội ở một công ty, cuối năm 2014 có chuyển sang công ty khác, yêu cầu công ty cũ chốt sổ Bảo hiểm nhưng được trả lời là chưa chốt được vì công ty đang nợ bảo hiểm. Chồng tôi lấy số bảo hiểm và đóng bảo hiểm tại công ty mới từ năm 2014 đến nay. Được biết đến năm 2017 này công ty cũ của chồng tôi đã đóng hết bảo hiểm của năm 2015, đã cắt tên chồng tôi trên hệ thống bảo hiểm xã hội của công ty này. Nhưng chồng tôi yêu cầu chốt sổ bảo hiểm thì vẫn được trả lời là chưa chốt được vì còn nợ bảo hiểm xã hội quận Hoàng Mai. Xin hỏi luật sư thủ tục để chồng tôi tự cầm sổ bảo hiểm xã hội ra chốt để nộp cho công ty mới. Trân trọng cảm ơn!

Luật sư tư vấn:

Theo quy định của “Bộ luật lao động 2019” thì người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động, trong trường hợp nếu công ty thực sự gặp khó khăn về mặt kinh tế nên vẫn còn nợ bảo hiểm xã hội thì Căn cứ điểm 3.3 khoản 3 Điều 46 Quyết định 959/QĐ-BHXH ghi xác nhận sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động trong trường hợp đơn vị nợ tiền bảo hiểm xã hội:

“Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện thủ tục phá sản, giải thể theo quy định của pháp luật còn nợ tiền BHXH, BHYT, BHTN nếu có người lao động chuyển nơi làm việc thì cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động đến thời điểm doanh nghiệp đã đóng BHXH để người lao động tiếp tục tham gia BHXH tại đơn vị mới, sau khi thu hồi được khoản nợ của doanh nghiệp thì xác nhận bổ sung thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH của người lao động.”

Ngoài ra, trường hợp do gặp khó khăn trong sản xuất kinh doanh khi người lao động nghỉ việc mà còn nợ tiền bảo hiểm xã hội, nếu đã chuyển sang công ty khác để làm việc thì theo hướng dẫn của Công văn 1139/BHXH-QLT thì cơ quan bảo hiểm xem xét chốt sổ đến thời điểm đơn vị cũ đã đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động để tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội tại đơn vị mới, sau khi thu hồi được khoản nợ của đơn vị cũ thì cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ chốt sổ bảo hiểm bổ sung thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động. 

Như vậy, đối chiếu theo quy định trên vào trường hợp của chồng bạn, chồng bạn tham gia bảo hiểm xã hội ở một công ty, cuối năm 2014 có chuyển sang công ty khác, nhưng chưa chốt sổ bảo hiểm xã hội ở công ty cũ được vì công ty đó còn đang nợ tiền bảo hiểm, công ty chỉ mới đóng bảo hiểm được từ hết năm 2015, đã cắt tên chồng bạn đến hết năm 2015. Chồng bạn yêu cầu chốt sổ nhưng chưa chốt được vì còn đang nợ tiền bảo hiểm xã hội quận Hoàng Mai. Nếu trong trường hợp công ty trong quá trình phá sản, hoặc giải thể doanh nghiệp thì lúc này, cơ quan bảo hiểm mới có căn cứ để chốt sổ đến thời điểm công ty cũ đóng cho chồng bạn chồng bạn có thể mang sổ bảo hiểm và đơn đề nghị trực tiếp đến cơ quan bảo hiểm nơi tham gia cũ để yêu cầu cơ quan bảo hiểm xã hội chốt sổ, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ xem xét trường hợp để chốt sổ cho chồng của bạn. 

Trường hợp còn lại không đáp ứng điều kiện thì chồng bạn không thể tự mình yêu cơ quan bảo hiểm thực hiện thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. 

Tuy nhiên, trong trường hợp của chồng bạn cần lưu ý, do công ty cũ đã đóng bảo hiểm xã hội cho chồng bạn đến hết năm 2015, trong khi đó, năm 2014 chồng bạn đã đóng bảo hiểm xã hội cho chồng bạn ở công ty mới, như vậy là có quãng thời gian đóng trùng nhau. Vì vậy, cần phải làm thủ tục giảm trùng và yêu cầu bên bảo hiểm hoàn trả lại tiền đóng bảo hiểm thừa cho cơ quan bảo hiểm tại một trong hai đơn vị.