Hồ sơ, thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh do bị mất, bị thất lạc

1. Hồ sơ, thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh do bị mất, bị thất lạc:

1.1. Hồ sơ, thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh do bị mất, bị thất lạc nhưng vẫn còn thông tin trong sổ hộ tịch:

Trong trường hợp nếu bị mất Giấy khai sinh bản gốc, nhưng vẫn còn thông tin trong sổ hộ tịch thì bạn có thể làm hồ sơ để xin bản sao trích lục hộ tịch. Theo đó bạn cần thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để làm thủ tục xin cấp trích lục hộ tịch thì bạn cần chuẩn bị các giấy tờ tài liệu sau đây:

Tờ khai xin cấp bản sao hộ tịch

Bản chính Hộ chiếu, Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước

Bước 2: Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở trên thì bạn nộp hồ sơ đến nơi đã đăng ký khai sinh ban đầu.

Khi tiếp nhận hồ sơ, Công chức hộ tịch sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh thông tin. Nếu các thông tin hợp lệ thì công chức hộ tịch cấp bản sao trích lục Giấy khai sinh cho bạn. Trường hợp nếu các thông tin không hợp lệ thì công chức hộ tịch sẽ phải trả lời bằng văn bản hướng dẫn bạn bổ sung thêm thông tin để hoàn thiện hồ sơ, nếu từ chối cấp trích lục bản sao giấy khai sinh thì phải nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý.

Trích lục bản sao giấy khai sinh sẽ có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc và có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch.

Bạn nên kiểm tra lại thông tin của bản thân mình với thông tin ghi trên chứng minh nhân dân và hộ khẩu sau khi nhận bản sao Giấy khai sinh, để điều chỉnh cho phù hợp

1.2. Hồ sơ, thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh do bị mất, bị thất lạc nhưng không còn thông tin trong sổ hộ tịch:

Trường hợp bị mất giấy khai sinh nhưng không còn thông tin trong sổ hộ tịch thì trong trường hợp này bạn phải thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành thì việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện khi bạn đã đăng ký khai sinh trước ngày 01/01/2016;

Thủ tục xin đăng ký lại Giấy khai sinh được thực hiện theo trình tự như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Để thực hiện thủ tục đăng ký lại khai sinh thì bạn cần chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu như sau:

– Tờ khai đăng ký lại giấy khai sinh

– Giấy chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc Hộ chiếu;

– Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, chứng chỉ, học bạ, hồ sơ học tập do cơ quan đào tạo, quản lý giáo dục có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận;

– Sổ hộ khẩu, Sổ tạm trú, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú;

– Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con, mẹ con.

– Xác nhận của Thủ trưởng đơn vị trong trường hợp người xin đăng ký lại giấy khai sinh là: Cán bộ, công an, viên chức đang công tác trong lực lượng vũ trang.

Bước 2: Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như đã nêu ở trên thì bạn nộp hồ sơ đến nơi đã đăng ký khai sinh ban đầu hoặc nơi đang cư trú

Khi tiếp nhận hồ sơ, Công chức hộ tịch sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh thông tin. Nếu các thông tin hợp lệ thì công chức hộ tịch đăng ký lại khai sinh cho bạn. Trường hợp nếu các thông tin không hợp lệ thì công chức hộ tịch sẽ phải trả lời bằng văn bản hướng dẫn bạn bổ sung thêm thông tin để hoàn thiện hồ sơ, nếu từ chối đăng ký lại giấy khai sinh thì phải nêu rõ lý do và căn cứ pháp lý.

Nếu, bạn nộp hồ sơ tại nơi đang cư trú, có nghĩa là không phải nơi bạn đã đăng ký khai sinh ban đầu thì lúc này Công chức hộ tịch phải báo cáo Chủ tịch ủy ban nhân dân nơi cư trú có văn bản đề nghị ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ Sổ hộ tịch tại địa phương. Theo đó, ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được Sổ hộ tịch. Sau khi nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ Sổ hộ tịch tại nơi đăng ký khai sinh, nếu thấy đầy đủ hồ sơ, công chức hộ tịch nơi cư trú thực hiện việc đăng ký lại khai sinh.

2. Các mẫu tờ khai xin cấp lại giấy khai sinh khi bị mất, bị thất lạc:

2.1. Mẫu tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch và cách viết:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Kính gửi: ……

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu:…..

Nơi cư trú: ….

Giấy tờ tùy thân: ….

Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ….

Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục …. cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: …..Giới tính: …..

Ngày, tháng, năm sinh: ….

Dân tộc: …..Quốc tịch: …..

Nơi cư trú: …

Giấy tờ tùy thân:  …..

Số định danh cá nhân (nếu có): …..

Đã đăng ký tại: ….  ngày  …  tháng …  năm ….

Theo… số…Quyển số: ….

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình

Làm tại: ….., ngày …. tháng ….  năm …..

Người yêu cầu

     (Ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

 

Cách ghi:

Ở phần mục kính gửi thì bạn cần ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, cụ thể ở đây chính là  Ủy ban nhân dân cấp xã

Phần mục nơi cư trú thì bạn cần lưu ý  ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú. Trường hợp bạn không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; còn không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống.

Phần mục thông tin về Hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế thì bạn ghi chính xác theo giấy tờ mà bạn có. Ghi rõ số, ngày cấp và cơ quan cấp

Ở phần mục đề nghị cơ quan cấp giấy tờ gì thì bạn  ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây.

2.2. Mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh và cách viết:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

——–

TỜ KHAI ĐĂNG KÝ LẠI KHAI SINH

        Kính gửi: (1)…….

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: …

Nơi cư trú: (2)…..

Giấy tờ tùy thân: (3)……

Quan hệ với người được khai sinh: …..

Đề nghị cơ quan đăng ký lại khai sinh cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: …

Ngày, tháng, năm sinh: …..ghi bằng chữ: ….

Giới tính:… Dân tộc: ……Quốc tịch: ….

Nơi sinh:(4)….

Quê quán: ……

Họ, chữ đệm, tên người mẹ:…

Năm sinh: (5)….Dân tộc:…Quốc tịch: …

Nơi cư trú: (2) ….

Họ, chữ đệm, tên người cha:….

Năm sinh: (5)…..Dân tộc:….Quốc tịch:….

Nơi cư trú: (2) …..

Đã đăng ký khai sinh tại: (6)…..

Giấy khai sinh số: (7)… quyển số (7)…ngày … / …/…

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc cam đoan của mình.

 Làm tại: …, ngày …. tháng …năm …

Người yêu cầu

(Ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

 

Cách ghi:

Ở phần mục kính gửi thì bạn cần ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, cụ thể ở đây chính là  Ủy ban nhân dân cấp xã

Phần mục họ, chữ đệm, tên thì bạn lưu ý phải ghi bằng chữ in hoa, có dấu

Phần mục thông tin về Hộ chiếu, chứng minh nhân dân  hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế thì bạn ghi chính xác theo giấy tờ mà bạn có. Ghi rõ số, ngày cấp và cơ quan cấp

Phần mục nơi cư trú thì bạn cần lưu ý  ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú. Trường hợp bạn không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú; còn không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống

Ở phần mục quan hệ với người được khai sinh thì bạn ghi rõ mối quan hệ theo hướng nếu tự mình đi đăng ký khai sinh lại thì ghi bản thân. Còn nếu là bố đẻ, mẹ đẻ, ông, bà, anh, chị, em  thì cũng ghi rõ

Phần mục nơi sinh thì bạn ghi rõ nếu sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi sinh ra. Còn nếu sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính xã, huyện, tỉnh. Trường hợp không rõ nơi sinh đầy đủ thì chi ghi địa danh hành chính cấp tỉnh.

Phần mục Đã đăng ký khai sinh tại… theo Giấy khai sinh… thì bạn lưu ý là ghi tên cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây, số, ngày, tháng, năm cấp Giấy khai sinh trước đây 

Phần mục lý do đăng ký lại:  thì bạn nêu cụ thể lý do đăng ký lại như là bị thất lạc vì hỏa hoạn, bị mất…..

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Luật Hộ tịch 2014