Hồ sơ quyết toán thuế? Những việc cần làm khi quyết toán thuế?

1. Khái niệm quyết toán thuế:

 Quyết toán thuế là việc kiểm tra, tập hợp toàn bộ những nội dung công việc đã làm của một cá nhân, tổ chức với một đơn vị nào đó về khối lượng, giá trị, tính đúng đắn, hợp lệ. Quyết toán thuế là hoạt động được diễn ra tại các đối tượng như sau:

+ Cá nhân phải thực hiện quyết toán thuế mà mình được nhận từ tiền lương, tiền công.

+ Tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp thực hiện quyết toán cho phần thu nhập là tiền lương, tiền công của người lao động mà doanh nghiệp đã chi trả.

Đối tượng thực hiện quyết toán thuế mà Nhà nước đưa ra mang tính bao quát cao. Theo đó, mọi công dân Việt Nam, bao gồm: Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, đạt điều kiện về hiệu suất tài chính thì sẽ phải thực hiện nghĩa vụ đóng thuế. Tức ở đây, khi thuộc những trường hợp đặc biệt cụ thể theo quy định của pháp luật, các cá nhân, tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm quyết toán thuế. Đây là nghĩa vụ bắt buộc mà các cá nhân, tổ chức doanh nghiệp phải nghiêm chỉnh chấp hành.

Quyết toán thuế là nghĩa vụ mà các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp phải nghiêm chỉnh thực hiện. Khi thực hiện quyết toán thuế, các đối tượng này không chỉ thể hiện sự nghiêm túc chấp hành quy định của pháp luật, thể hiện hoạt động tài chính công khai, minh bạch của mình, mà nó còn là một trong những cách thức để Nhà nước thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát hoạt động đóng thuế của người dân. Theo đó, Nhà nước sẽ xem xét, kiểm tra vào hoạt động, công việc cụ thể của các cá nhân. Từ đó, xem xét mức thu nhập cụ thể mà các đối tượng nào được hưởng, từ đó đưa ra những quy định rõ ràng về mức đóng thuế.

Trong quá trình hoạt động kinh tế, cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ thực hiện tham gia rất nhiều hình thức công việc khác nhau. Các hình thức công việc này sẽ đem đến cho họ những nguồn thu về kinh tế nhất định. Khi giá trị kinh tế đạt được giá trị tương ứng, cơ quan Nhà nước buộc phải tiến hành quyết toán thuế để các đối tượng này hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế của mình. Nếu không quyết toán thuế, Nhà nữo sẽ không nắm bắt được hoạt động tài chính của các cá nhân, tổ chức trong giai đoạn nhất định.

2. Hồ sơ quyết toán thuế:

Quyết toán thuế là việc kiểm tra, tập hợp toàn bộ những nội dung công việc đã làm của một cá nhân, tổ chức với một đơn vị nào đó về khối lượng, giá trị, tính đúng đắn, hợp lệ. Mà nội dung công việc liên quan đến vấn đề tài chính mà các cá nhân, tổ chức tiến hành thực hiện thường tương đối phức tạp, nhiều vấn đề phát sinh liên quan. Do đó, trong hồ sơ quyết toán thuế sẽ bao gồm rất nhiều loại hồ sơ khác. Cụ thể như sau:

– Thứ nhất, hồ sơ quyết toán thuế phải bao gồm hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp bao gồm các hình thức giấy tờ sau đây:

+ Giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư (nếu có);

+ Căn cước công dân hoặc Chứng minh thư, hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.

+ Điều lệ hoạt động của công ty; Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng của công ty;

+ Bản đăng ký phương pháp khấu hao tài sản với cơ quan thuế;

+ Kết quả đăng ký tài khoản ngân hàng.

– Thứ hai, hồ sơ quyết toán thuế phải bao gồm hồ sơ khai thuế với các loại giấy tờ như sau:

+ Tờ khai thuế giá trị gia tăng;

+ Tờ khai thuế vãng lai, thuế nhà thầu…;

+ Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào bán ra;

+ Thông báo phát hành hóa đơn, Hợp đồng đặt in hóa đơn;

+ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; Báo cáo tài chính;

+ Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;

+ Quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

– Thứ ba, hồ sơ quyết toán thuế cần có hồ sơ lương, thưởng, phép. Hồ sơ lương, thưởng phép phải có các loại giấy tờ cụ thể sau đây:

+ Hồ sơ của người lao động;

+ Hợp đồng lao động;

+ Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương,…

+ Bảng chấm công;

+ Bảng thanh toán tiền lương;

+ Đăng ký giảm trừ gia cảnh;

+ Bản cam kết 02/CK-TNCN nếu có

+ Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN;

+ Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động;

+ Bảng thông báo bảo hiểm và chứng từ nộp tiền bảo hiểm

– Thứ tư, hồ sơ công nợ là những giấy tờ cần phải có trong bộ hồ sơ quyết toán thuế. Hồ sơ công nợ bao gồm các giấy tờ:

+ Hợp đồng kinh tế đầu vào, đầu ra;

+ Phụ lục hợp đồng kinh tế;

+ Biên bản đối chiếu công nợ.

+ Hợp đồng vay;

+ Chứng từ thanh toán nợ gốc, lãi vay…

– Thứ năm, hồ sơ quyết toán thuế cần có các Chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán bao gồm:

+ Hóa đơn mua vào, bán ra;

+ Tờ khai hải quan, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước;

+ Phiếu thu, Phiếu chi;

+ Phiếu nhập kho;

+ Phiếu xuất kho;

+ Phiếu kế toán khác;

+ Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN;

+ Sổ phụ tài khoản ngân hàng.

– Thứ sáu, quyết toán thuế còn phải đảm bảo hồ sơ sổ sách kế toán. sổ sách kế toán bao gồm các hình thức sổ sách sau đây: Sổ nhật ký chung; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ nhật ký mua hàng; Sổ nhật ký bán hàng; Sổ cái tài khoản: Tất cả các tài khoản phát sinh; Sổ chi tiết tài khoản; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng (Chi tiết từng ngân hàng); Bảng trích khấu hao tài sản cố định; Bảng phân bổ CCDC; chi phí trả trước; Bảng định mức nguyên vật liệu; Bảng dự toán quyết toán công trình; Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa; Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải thu; Sổ tổng hợp, chi tiết công nợ phải trả; Sổ chi tiết tiền vay.

Như vậy, có thể thấy, hồ sơ quyết toán thuế khá phức tạp với rất nhiều các loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, yêu cầu về việc đảm bảo các giấy tờ nêu trên trong hồ sơ quyết toán thuế giúp hoạt động quyết toán thuế của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp diễn ra một cách khách quan, chi tiết. Những hoạt động công việc đã được thực hiện đều được thể hiện trong hồ sơ quyết toán thuế. Điều này giúp hoạt động quyết toán thuế được diễn ra một cách nhanh gọn nhất; tránh những trường hợp sai sót về giấy tờ, gây ảnh hưởng đến thời gian quyết toán. Qua hồ sơ quyết toán thuế, cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ nắm chắc và đầy đủ nội dung của hoạt động thuế của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra mức áp dụng đóng thuế phù hợp với quy định của pháp luật đối với các chủ thể này. Hơn tất cả, nó giúp công tác thuế tại nước ta được đảm bảo, đạt hiệu quả tốt nhất; nền kinh tế Việt Nam từ đó cũng có những bước phát triển rõ ràng và ổn định.

3. Những việc cần làm khi quyết toán thuế:

Khi thực hiện quyết toán thuế, các cá nhân có thẩm quyền, cơ quan thuế Nhà nước phải đảm bảo thực hiện các công việc cụ thể như sau:

– Khi tiến hành quyết toán thuế, cơ quan chức năng có thẩm quyền phải tiến hành kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán. Trong bộ hồ sơ quyết toán thuế nộp lên, các cá nhân, tổ chức phải nộp cả chứng từ kế toán. Những chứng từ này là minh chứng xác thực nhất cho hoạt động chi tiêu, vốn lãi tài chính mà cá nhân, tổ chức có được. Dựa vào chứng từ kế toán mà cá nhân, tổ chức nộp lên, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tính đúng đắn và phù hợp của các chứng từ đó.

– Cơ quan chức năng có thẩm quyền phải thực hiện kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc này giúp tìm hiểu xem các khoản phí phát sinh mà cá nhân, tổ chức đề ra trong hồ sơ quyết toán thuế có đúng hay không.

– Kiểm tra một cách đầy đủ và rõ ràng việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng.

– Kiểm tra và lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là hoạt động mang tính chất đặc biệt quan trọng. Nếu không tiến hành kiểm tra trực tiếp, cơ qua Nhà nước sẽ không biết được hồ sơ quyết toán thuế mà doanh nghiệp  nộp lên có đúng hay không. Từ đó, cũng không thể đưa ra phương thức điều chỉnh sao cho đúng với quy định của pháp luật.

– Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Việc lập hồ sơ kiểm tra này cũng giúp cho cơ quan Nhà nước kiểm tra, xem xét xem hồ sơ quyết toán thu nhập cá nhân mà cá nhân, tổ chức nộp lên có đúng với quy định của pháp luật hay không. Từ đó, đưa ra những biện pháp điều chỉnh sao cho đúng với quy định của pháp luật.

– Cơ quan Nhà nước phải tiến hành kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định.

– Cơ quan chức năng  có thẩm quyền tiến hành điều chỉnh các sai sót chưa phù hợp với quy định của pháp luật mà các cá nhân, tổ chức thực hiện nộp lên.

– Thiết lập lại sổ sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của pháp luật liên quan đến thuế là công việc mà Nhà nước cần thực hiện khi quyết toán thuế.

– Các cá nhân, tổ chức phải tiến hành thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch. Đồng thời, phải làm việc và giải trình với cơ quan thuế.