Hồ sơ hoàn công chuẩn của Bộ Xây dựng, quy trình thực hiện

1. Hồ sơ hoàn công được hiểu như thế nào?

1.1. Hồ sơ hoàn công là gì?

Hồ sơ hoàn công là khái niệm để chỉ một loại tài liệu ghi lại toàn bộ quá trình kiểm duyệt hay còn được coi như nhật ký của các công trình xây dựng sau khi đã hoàn thành sản phẩm. Hồ sơ hoàn công vì thế mà gồm nhiều giấy tờ và tài liệu khác nhau có liên quan đến quá trình xây dựng của một công trình, bao gồm: phê duyệt đầu tư, phê duyệt dự án, khảo sát quá trình xây dựng, thiết kế cũng như dự toán khoản chi phí thi công và các quá trình khác có liên quan đến việc xây dựng này.

1.2. Vai trò của hồ sơ hoàn công: 

Khi nói đến vai trò thì nhìn chung, bất kì một giấy tờ nào do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp đều có vai trò và mục đích nhất định của nó. Hồ sơ hoàn công cũng không ngoại lệ, sau khi đã hoàn tất thủ tục xây dựng trong công trình, hoàn công được đánh giá và nhìn nhận là thủ tục cuối cùng để hợp thức hóa công trình xây dựng đó về mặt pháp lý. Vì thế hồ sơ hoàn công có vai trò vô cùng quan trọng đối với chủ đầu tư và những người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan. Có thể kể đến một số vai trò của hồ sơ hoàn công như sau:

– Hồ sơ hoàn công được xem là cơ sở để thanh toán kiểm kê sau quá trình hoàn thành các hạng mục xây dựng công trình, phục vụ cho quá trình quyết toán và thanh tra;

– Hồ sơ hoàn công là cơ sở để nhìn vào đó, các chủ đầu tư có thể thiết kế ra được những phương án bảo vệ, vì trong quá trình thi công thì cần thiết phải bảo vệ xung quanh công trình đó;

– Hồ sơ hoàn công phục vụ cho công tác nghiệm thu và hoàn thành các hạng mục nhất định, tức là có những công trình mà chúng ta làm như hợp đồng trọn gói… thì phải tiến hành các công tác nghiệm thu, thanh toán theo giai đoạn, và thường chia ra làm nhiều giai đoạn khác nhau, sau mỗi phần hoàn thành sẽ phải làm công tác nghiệm thu;

– Cuối cùng thì hồ sơ hoàn công giúp cho các cơ quan nhà nước dễ dàng tìm hiểu và nghiên cứu  lại toàn bộ công trình đó xem nó có những cái bản vẽ như thế nào, bản vẽ ra sao, vị trí các thiết bị lắp đặt làm sao…

2. Hồ sơ hoàn công chuẩn của Bộ Xây dựng gồm những giấy tờ gì?

Hiện tại thì pháp luật Việt Nam đã chia quyền sở hữu tài sản của cá nhân và tổ chức thành hai loại chính đó là: Tài sản phải đăng ký sở hữu (đất đai, xe cộ…) và tài sản không phải đăng ký sở hữu (thường là động sản). Nhà ở và các công trình xây dựng thuộc vào nhóm tài sản phải đăng ký sở hữu. Muốn đăng ký quyền sở hữu thì điều không thể thiếu là phải tiến hành thực hiện thủ tục hoàn công để công trình được thừa nhận về mặt pháp lý.

Hồ sơ hoàn công chính là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng tiến hành xét duyệt giấy phép hoàn công. Nếu bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ, thủ tục sẽ được xúc tiến nhanh chóng và chủ đầu tư sẽ nhận được tờ giấy phép hoàn công trong thời gian sớm nhất. Tuy nhiên nếu như hồ sơ hoàn công còn thiếu nhiều loại chứng từ, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bổ sung, lúc này chủ đầu tư sẽ phải mất rất nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc để hoàn thiện hồ sơ.

Ngoài ra, hoàn công cũng được xem xét là điều kiện để được cấp đổi lại sổ hồng (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất), trong đó thể hiện những thay đổi về hiện trạng nhà đất sau quá trình thi công. Đối với nhà riêng thì sau khi xây dựng xong phải hoàn thiện thủ tục này trước khi làm thủ tục xin cấp sổ. Thực tế nếu không hoàn công thì ngôi nhà vẫn có sổ hồng, tuy nhiên sẽ có sự khác nhau về hình thức cũng như giá trị đối với sổ hồng hoàn công và chưa hoàn công.

Theo Thông tư số 05/2015/TT-BXD ngày 30/10/2015 của Bộ Xây dựng quy định về về quản lý chất lượng xây dựng và bảo trì nhà ở riêng lẻ thì giấy tờ hoàn công sẽ bao gồm các loại cơ bản sau:

– Giấy phép xây dựng, được xem là một loại văn bản pháp lý do chủ thể có thẩm quyền cấp cho chủ đầu tư để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo và di dời công trình;

– Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng một thành phần quan trọng của hồ sơ hoàn công và được lưu trữ theo quy định của pháp luật;

– Hồ sơ thiết kế và bản vẽ thi công xây ddựng bao gồm bản vẽ kết cấu, bản vẽ kiến trúc, bản vẽ sơ đồ điện nước liên quan đến quá trình xây dựng của chủ đầu tư;

– Báo cáo kết quả thẩm tra và văn bản kết quả thẩm định thiết kế bản vẽ thi công xây dựng;

– Hợp đồng xây dựng của chủ nhà ký với các nhà thầu khảo sát, thiết kế, thi công, giám sát thi công xây dựng. Hợp đồng đảm bảo sự thống nhất ý chí là không bị cưỡng ép và lừa dối theo quy định của pháp luật dân sự;

– Bản vẽ hoàn công (trong trường hợp việc thi công xây dựng có thay đổi so với bản vẽ gốc). Bản vẽ hoàn công là bản vẽ công trình xây dựng hoàn thành, trong đó thể hiện vị trí kých thước, vật liệu và các thiết bị được sử dụng trong thực tế, được quy định tại Điều 2 của phụ lục 2B nghị định số 06/2021/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng thi công xây dựng và bảo trì công trình;

– Báo cáo kết quả thí nghiệm, kiểm định công, phân tích và căn cứ dựa trên quy định của pháp;

– Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về an toàn phòng cháy chữa cháy cũng như là vận hành thang máy trong công trình thi công này (nếu có).

Lưu ý khi làm hồ sơ hoàn công: Trường hợp hoàn công nhà xây sai giấy phép thì sẽ bị xử phạt hành chính, cụ thể là phạt tiền đối với chủ đầu tư tổ chức thi công xây dựng với mức phạt từ 1 triệu đồng đến 2 triệu đồng đối với xây dựng nhà ở riêng lẻ ở nông thôn và từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng đối với trường hợp xây nhà ở riêng lẻ ở đô thị (Khoản 4 Điều 15 nghị định số 139/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực xây dựng). Ngoài hình thức phạt tiền, chủ đầu tư còn bị buộc khắc phục hậu quả, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ yêu cầu tự phá dỡ phần công trình xây dựng sai nội dung giấy phép xây dựng, nếu không tự phá dỡ thì bị cưỡng chế phá dỡ.

3. Quy trình thực hiện hồ sơ hoàn công: 

Cách làm hồ sơ hoàn công trải qua 4 bước sau đây:

Bước 1: Xác định điều kiện hoàn công. Để được hoàn công thì nhà ở công trình đó phải đảm bảo những điều kiện nhất định như về chất lượng công trình, văn bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy và xác nhận hoàn thành công trình bảo vệ môi trường của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu có. 

Bước 2: Xác định hiện trạng công trình hoàn công. Các chủ thể có thẩm quyền sẽ tiến hành kiểm kê xác định lại hiện trạng công trình và chuẩn bị những giấy tờ cần thiết. 

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ, bao gồm những giấy tờ tài liệu như đã phân tích bên trên.

Bước 4: Nộp hồ sơ hoàn công. Tuy nhiên lưu ý trước khi nộp hồ sơ hoàn công: Kiểm tra hiện trạng công trình để biết được các hạng mục đã thi công. Đây là cơ sở quan trọng cho việc tập hợp chứng từ; Rà soát lại từng hạng mục công trình để thống kê tất cả các loại chứng từ cần có; Kiểm tra lại hồ sơ hoàn công nhiều lần trước khi đem nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền; Tham vấn thêm ý kiến của người có chuyên môn để nhận được sự tư vấn tốt nhất. 

Bước 5: Về thời gian hoàn tất, thì hiện tại pháp luật Việt Nam chưa có quy định chính xác về thời gian cụ thể đối với việc cấp giấy chứng nhận hoàn công đối với các công trình xây dựng. Nhưng thông thường thì sau khi nộp hồ sơ hợp lệ và xét thấy đầy đủ, cơ quan chức năng sẽ đi kiểm tra xác minh xem việc xây dựng có phù hợp hay không, nếu xét thấy phù hợp rồi thì sẽ hoàn tất thủ tục giấy tờ và sau đó cấp giấy chứng nhận. Thời gian trung bình từ lúc nộp hồ sơ đến khi được cấp giấy chứng nhận là khoảng 2 tháng, chưa tính đến thời gian chuẩn bị hồ sơ hoàn công.

4. Thẩm quyền nhận hồ sơ hoàn công:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 89 của Luật Xây dựng năm 2014 hiện hành thì chỉ một số công trình được miễn làm các giấy tờ hoàn công như: Công trình bí mật nhà nước, công trình xây dựng ở nông thôn thuộc khu vực chưa có quy hoạch phát triển đô thị và quy hoạch xây dựng, nhà ở riêng lẻ ở nông thôn, nhà ở riêng lẻ xây dựng trong khu bảo tồn, khu di tích lịch sử – văn hóa… Ngoài những trường hợp nêu trên thì các trường hợp khác đều phải thông qua, tiến hành thủ tục cấp phép xây dựng. Như vậy, các công trình xây dựng tại đô thị đều phải thông qua thủ tục về cấp giấy tờ hoàn công. Thẩm quyền nhận hồ sơ hoàn công cũng thuộc chức năng nhiệm vụ của các cơ quan nhà nước khác nhau. Ủy ban nhân dân quận, huyện, cấp xã hay Sở xây dựng chính là những nơi có thẩm quyền xử lý hồ sơ hoàn công xây dựng tùy theo mức độ thi công.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Luật Xây dựng năm 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020);

– Nghị định số 06/2021/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý chất lượng thi công xây dựng và bảo trì công trình; 

– Nghị định số 139/2017/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực xây dựng.