Hồ sơ dự thầu gồm những giầy tờ gì? Cần đảm bảo các tiêu chuẩn gì không? Hồ sơ năng lực dự thầu của nhà thầu bao gồm những loại giấy tờ gì theo quy định của Luật đấu thầu mới nhất.
Để hoàn thành thực hiện một dự án, thường phải tiến hành quan nhiều khâu, nhiều giai đoạn thực hiện, mà không phải chủ đầu tư nào cũng tự thực hiện được các công đoạn xây dựng, lắp ráp, cung ứng nguyên vật liệu được… mà cần sự tham gia của những đơn vị thứ ba (những nhà thầu) trong việc xây dựng, lắp ráp, hay cung ứng vật liệu, nguyên liệu… Trường hợp này, căn cứ theo quy mô, tính chất của từng dự án, từng giai đoạn thực hiện dự án, để thực hiện việc lựa chọn ra bên nhà thầu phù hợp với mức giá phù hợp và chất lượng tốt nhất trong những người cung cấp, những đơn vị có thể thực hiện các công đoạn trong dự án thì chủ đầu tư thường thực hiện thông qua thủ tục đấu thầu.
Trong quan hệ đấu thầu, ngoài hồ sơ mời thầu thì một trong các vấn đề mà nhiều nhà thầu, nhất là những đơn vị lần đầu tham gia quan hệ đấu thầu quan tâm đó chính là những loại giấy tờ được quy định trong hồ sơ dự thầu và hồ sơ năng lực dự thầu. Để giải đáp vấn đề này, đội ngũ luật sư và chuyên viên Luật Dương gia sẽ đề cập đến các loại giấy tờ mà trong hồ sơ dự thầu và hồ sơ năng lực dự thầu cần có. Cụ thể như sau:
Mục lục bài viết
1. Các giấy tờ được xác định trong Hồ sơ dự thầu:
Hồ sơ dự thầu, căn cứ theo quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013, được hiểu là toàn bộ tài liệu được nộp cho bên mời thầu do nhà thầu chuẩn bị, lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Về việc xác định các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu, hiện nay trong quy định của Luật Đấu thầu năm 2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn về việc đấu thầu khác không có điều luật nào quy định cụ thể về các tài liệu hay số lượng tài liệu trong hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, như đã xác định tại khái niệm thì hồ sơ dự thầu được lập theo yêu cầu thể hiện trong hồ sơ mời thầu. Đồng thời, theo quy định tại khoản 29 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 thì hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho các hình thức đấu thầu (Đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế) mà trong đó nêu rõ các nội dung, các yêu cầu cho một dự án hoặc một gói thầu. Đây là cơ sở, là căn cứ để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu, tham dự đấu thầu gói thầu này.
Do vậy, căn cứ theo quy định tại Điều 18
1.1. Đối với các gói thầu xây lắp:
Căn cứ theo quy định tại Điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ-CP và hướng dẫn về việc lập hồ sơ mời thầu xây lắp theo quy định tại Thông tư 03/2015/TT-BKHĐT thì có thể xác định các giấy tờ cần có trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị gồm:
– Đơn dự thầu (theo mẫu)
– Thỏa thuận liên danh, nếu đây là trường hợp nhà thầu liên danh.
– Bảo đảm dự thầu.
– Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu.
– Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người sẽ ký vào đơn dự thầu.
– Các tài liệu, chứng cứ để chứng minh năng lực cũng như kinh nghiệm của nhà thầu.
– Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu.
– Đề xuất về giá và các bảng biểu.
– Đề xuất phương án kỹ thuật thay thế
– Các tài liệu khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bảng dữ liệu đấu thầu.
1.2. Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa:
Quy định về các tài liệu cần thiết trong hồ sơ dự thầu được xác định theo nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu của gói thầu về mua sắm hàng hóa. Cụ thể, căn cứ theo quy định tại Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT, thì các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa cũng được thực hiện như gói thầu xây lắp được phân tích ở trên.
1.3. Đối với gói thầu về dịch vụ tư vấn:
Căn cứ vào nội dung hướng dẫn lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa, và yêu cầu trong hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa được quy định tại Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT thì có thể xác định, hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn sẽ bao gồm: hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính. Trong đó:
– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật gồm:
+ Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu.
+ Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu.
+ Đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu.
+ Đơn dự thầu (mẫu 01 Phần thứ 2
+ Giấy ủy quyền nếu trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu ủy quyền cho người khác tham gia đấu thầu.
+ Văn bản thỏa thuận liên danh, nếu nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách nhà thầu liên danh.
+ Văn bản về Cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm của nhà thầu.
+ Giải pháp và phương pháp luận tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất.
+ Danh sách chuyên gia tham gia thực hiện dịch vụ tư vấn trong gói thầu này.
+ Lý lịch của những chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu này.
+ Văn bản xác định tiến độ thực hiện công việc.
+ Nội dung khác được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.
– Về hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ:
+ Đơn dự thầu (mẫu số 10A, hoặc 10B Phần thứ ba, Thông tư 01/2015/TT-BKHĐT).
+ Văn bản tổng hợp chi phí thực hiện gói thầu.
+ Thù lao cho chuyên gia tư vấn tham gia vào gói thầu.
+ Nội dung bảng phân tích các chi phí thù lao cho chuyên gia.
+ Chi phí khác cho chuyên gia.
1.4. Đối với các gói thầu dịch vụ phi tư vấn:
Căn cứ theo quy định tại mục 12 Chương I Phần thứ nhất Thông tư 14/2016/TT-BKHĐT thì hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ phi tư vấn cũng được thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nhưng nhìn chung, về cơ bản, nó cũng bao gồm những giấy tờ trong hồ sơ dự thầu của gói thầu xây lắp.
1.5. Đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư:
Đối với các loại hình dự án này, nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ sự thầu theo nội dung quy định cụ thể của hồ sơ mời thầu, tuy nhiên, căn cứ theo Thông tư 15/2016/TT-BKHĐT, hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm Hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất về tài chính. Trong đó:
– Hồ sơ đề xuất kỹ thuật: Trong hồ sơ này sẽ bao gồm tất cả những hồ sơ tài chính, pháp lý, năng lực và kinh nghiệm cũng như đề xuất của nhà đầu tư trên cơ sở xác định những tiêu chí của hồ sơ mời thầu, cụ thể gồm:
+ Đơn dự thầu.
+ Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu.
+ Giấy ủy quyền (nếu cần thiết).
+ Thỏa thuận liên danh (nếu có sự thay đổi liên danh).
+ Bảo đảm dự thầu.
+ Các tài liệu cập nhật, xác định năng lực và kinh nghiệm của nhà đầu tư.
+ Đề xuất kỹ thuật.
– Hồ sơ đề xuất tài chính, gồm các giấy tờ chủ yếu như:
+ Đơn dự thầu.
+ Đề xuất về tài chính đối với gói thầu.
+ Bảng biểu thông tin hồ sơ dự thầu.
Trên đây là hồ sơ dự thầu của một số loại gói thầu, dự án đầu tư tiêu biểu, được xác lập dựa trên yêu cầu cụ thể trong hồ sơ mời thầu, tính chất của từng gói thầu. Có thể thấy, với mỗi dạng gói thầu đều có những yêu cầu nhất định trong việc tạo lập, xây dựng biểu mẫu hồ sơ dự thầu, tuy nhiên về cơ bản hồ sơ dự thầu đều cần có: Đơn dự thầu, Giấy tờ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, của người ký thầu, Giấy tờ chứng minh về đề xuất kỹ thuật, đề xuất tài chính…
Trong đó, các giấy tờ chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, nhà đầu tư theo nội dung của các văn bản nêu trên và quy định tại Điều 5 Luật đấu thầu năm 2014 được xác định là những giấy tờ cho thấy nhà thầu, nhà đầu tư đảm bảo điều kiện:
Nếu nhà đầu tư, nhà thầu là tổ chức thì phải đảm bảo điều kiện là: được đăng ký thành lập, hoạt động một cách hợp pháp, có chính sách kế toán – hạch toán tài chính độc lập, không trong tình trạng phá sản – giải thể, đã thực hiện việc đăng ký đấu thầu theo quy định, không bị cấm dự thầu… Những điều kiện này có thể được xác nhận qua Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Bản báo cáo tài chính, hoặc bảng kê khai, thống kê doanh thu bình quân…
Nếu nhà thầu, nhà đầu tư là cá nhân thì phải đáp ứng điều kiện có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, có chứng chỉ phù hợp với nội dung gói thầu, đã đăng ký hoạt động đấu thầu hợp pháp, không bị cấm thầu, không bị truy cứu trách nhiệm hình sự… Những điều kiện này có thể được xác nhận qua lý lịch tư pháp, chứng chỉ, văn bằng có liên quan…
2. Các giấy tờ cần có trong hồ sơ năng lực dự thầu:
Nếu như khái niệm “hồ sơ dự thầu” được quy định tại khoản 31 Điều 4 Luật đấu thầu năm 2013, thì khái niệm về “hồ sơ năng lực dự thầu” lại không được quy định tại bất kỳ văn bản nào. Tuy nhiên, căn cứ vào định nghĩa của ngôn từ Tiếng Việt, có thể hiểu “hồ sơ năng lực dự thầu” là những tài liệu về nhà thầu, trong đó chứng minh về năng lực, kinh nghiệm, tư cách của nhà thầu cho thấy khả năng của nhà thầu này đủ điều kiện để tham gia gói thầu này.
Về cơ bản, hồ sơ năng lực dự thầu sẽ được xác định theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và gồm các nội dung tương tự như trong hồ sơ dự thầu. Nội dung về năng lực dự thầu, hay hồ sơ về năng lực dự thầu không phải là nội dung bắt buộc phải có trong hồ sơ dự thầu mà chỉ là nội dung được yêu cầu tùy theo từng hồ sơ mời thầu.
Thông thường, hồ sơ năng lực dự thầu thường sẽ gồm ba nhóm giấy tờ, tài liệu chủ yếu như:
Tài liệu liệu chứng minh tư cách hợp lệ của nhà thầu, nhà đầu tư, ví dụ như: Đăng kí kinh doanh của nhà thầu, giấy tờ xác nhận về việc không nợ thuế; báo cáo tài chính; văn bản xác nhận nhà thầu không nằm trong trường hợp cấm thầu; hay kết quả xác nhận việc hoàn thành các hợp đồng tương tự và các giấy tờ khác theo nội dung yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu…
Tài liệu chứng về đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu.
Tài liệu về đề xuất tài chính đối với gói thầu.
Như vậy, tùy vào tính chất, quy mô của từng gói thầu cụ thể, cũng như những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu, cũng như điều kiện, đặc điểm cụ thể của nhà thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị hồ sơ dự thầu, hồ sơ năng lực dự thầu phù hợp.
TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ:
3. Hồ sơ năng lực của nhà thầu bao gồm những gì?
Tóm tắt câu hỏi:
Xin chào! Tôi cần tư vấn: Các loại giấy tờ liên quan đến đấu thầu cung cấp vật tư hàng hóa của hồ sơ dự thầu và hồ sơ năng lực gồm những gì? Xin cảm ơn!
Luật sư tư vấn:
Theo quy định tại Luật Đấu thầu 2013, Nghị định 63/2014/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu 2013 về lựa chọn nhà thầu, thì:
Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu.
Hồ sơ dự thầu bao gồm những thành phần sau:
– Các thành phần của hồ sơ dự thầu, bao gồm: Đơn dự thầu, thỏa thuận liên danh, giấy ủy quyền ký đơn dự thầu; bảo đảm dự thầu; các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ; tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm; đề xuất về kỹ thuật; đề xuất về tài chính và các thành phần khác thuộc hồ sơ dự thầu;
– Hồ sơ dự thầu của nhà thầu được đánh giá là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các nội dung sau đây:
+ Có bản gốc hồ sơ dự thầu;
+ Có đơn dự thầu được đại diện hợp pháp của nhà thầu ký tên, đóng dấu (nếu có) theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu; thời gian thực hiện gói thầu nêu trong đơn dự thầu phải phù hợp với đề xuất về kỹ thuật; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu phải cụ thể, cố định bằng số, bằng chữ và phải phù hợp, logic với tổng giá dự thầu ghi trong biểu giá tổng hợp, không đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc có kèm theo điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, bên mời thầu. Đối với nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải do đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có) hoặc thành viên đứng đầu liên danh thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm trong văn bản thỏa thuận liên danh;
Luật sư tư vấn pháp luật đấu thầu qua tổng đài: 1900.6568
+ Hiệu lực của hồ sơ dự thầu đáp ứng yêu cầu theo quy định trong hồ sơ mời thầu;
+ Có bảo đảm dự thầu với giá trị và thời hạn hiệu lực đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đối với trường hợp quy định bảo đảm dự thầu theo hình thức nộp thư bảo lãnh thì thư bảo lãnh phải được đại diện hợp pháp của tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thành lập theo pháp luật Việt Nam ký tên với giá trị và thời hạn hiệu lực, đơn vị thụ hưởng theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;
+ Không có tên trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu với tư cách là nhà thầu chính (nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong liên danh);
+ Có thỏa thuận liên danh được đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh ký tên, đóng dấu (nếu có);
+ Nhà thầu không đang trong thời gian bị cấm tham gia hoạt động đấu thầu theo quy định của pháp luật về đấu thầu;
+ Nhà thầu bảo đảm tư cách hợp lệ theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 của Luật Đấu thầu 2013.
Nhà thầu có hồ sơ dự thầu hợp lệ được xem xét, đánh giá về năng lực và kinh nghiệm.
* Hồ sơ đánh giá về năng lực và kinh nghiệm như sau:
– Việc đánh giá về năng lực và kinh nghiệm thực hiện theo tiêu chuẩn đánh giá quy định trong hồ sơ mời thầu;
– Nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm đáp ứng yêu cầu được xem xét, đánh giá về kỹ thuật.
