Hồ sơ địa chính là gì? Công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính?

1. Hồ sơ địa chính là gì?

Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Thành phần hồ sơ địa chính

Thành phần hồ sơ địa chính được quy định cụ thể tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT như sau: Điều 4. Thành phần hồ sơ địa chính

1. Địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây:

a) Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;

b) Sổ địa chính;

c) Bản lưu Giấy chứng nhận.

2. Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm có:

a) Các tài liệu quy định tại Điểm a và Điểm c Khoản 1 Điều này lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có);

b) Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;

c) Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

2. Trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính:

Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan. Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đất đai.Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất.

Về trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính:

Theo quy định của pháp luật về đất đai hiện nay, trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính được quy định tại Điều 6 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT như sau: Điều 6. Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính

1. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Tổ chức thực hiện việc đo đạc lập bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai;

b) Chỉ đạo thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai; lập, cập nhật và chỉnh lý biến động thường xuyên sổ địa chính và các tài liệu khác của hồ sơ địa chính ở địa phương.

2. Văn phòng đăng ký đất đai chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Thực hiện chỉnh lý biến động thường xuyên đối với bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai:

b) Tổ chức lập, cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính ngoài các tài liệu quy định tại Điểm a Khoản này;

c) Cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai (dạng số hoặc dạng giấy) cho Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) sử dụng.

3. Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện các công việc quy định tại Khoản 2 Điều này đối với các đối tượng sử dụng đất, được Nhà nước giao quản lý đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền giải quyết thủ tục đăng ký.

4. Địa phương chưa thành lập Văn phòng đăng ký đất đai thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất các cấp thực hiện các công việc theo quy định như sau:

a) Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh) chủ trì tổ chức việc lập sổ địa chính; cung cấp tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường (sau đây gọi là Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện); thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều này đối với các thửa đất của các tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư;

b) Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện cập nhật, chỉnh lý các tài liệu hồ sơ địa chính quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều này đối với các thửa đất của các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài sở hữu nhà ở tại Việt Nam; cung cấp bản sao bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai cho Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng.

5. Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật, chỉnh lý bản sao tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai đang quản lý theo quy định tại Thông tư này để sử dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý đất đai ở địa phương.

Như vậy, việc chỉnh lý hồ sơ địa chính được thực hiện tại nhiều cơ quan, trong đó Sở tài nguyên và Môi trường là cơ quan chỉ đạo việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ quan trực tiếp thực hiện việc chỉnh lý gồm: Ủy ban nhân dân cấp xã, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh, Văn phòng đăng ký đất đai và Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai.

3. Thủ tục chỉnh lý hồ sơ địa chính:

Điều 26 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT  quy định về trình tự chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính như sau:

“1. Trường hợp đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thường xuyên, kể cả đăng ký lần đầu và đăng ký biến động, được cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính như sau:

a) Nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính số gắn với quá trình thực hiện thủ tục đăng ký theo trình tự:

– Cập nhật thông tin đăng ký và quét giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (nếu có) sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ;

– Cập nhật kết quả chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc trích đo địa chính thửa đất và sổ mục kê đất đai đối với trường hợp phải đo đạc địa chính;

– Cập nhật kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi hoàn thành kiểm tra theo thẩm quyền;

– Cập nhật thông tin về thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất sau khi nhận được chứng từ nộp nghĩa vụ tài chính hoặc văn bản của cơ quan thẩm quyền về việc ghi nợ hoặc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính theo quy định;

– Quét và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận đã ký cấp hoặc đã xác nhận thay đổi; trường hợp đăng ký lần đầu và không có nhu cầu hoặc không đủ điều kiện hoặc không thuộc trường hợp cấp Giấy chứng nhận thì nhập bổ sung thông tin theo quy định đối với trường hợp không cấp Giấy chứng nhận;

– Kiểm tra việc cập nhật, chỉnh lý; trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập hoặc chỉnh lý;

b) Nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo quy định như sau:

– Trường hợp đăng ký, cấp Giấy chứng nhận lần đầu hoặc đăng ký biến động thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và sao Giấy chứng nhận để lưu trước khi trao Giấy chứng nhận cho người được cấp;

– Trường hợp đăng ký đất đai lần đầu mà không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính sau khi nhận được ý kiến bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền về trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận;

– Trường hợp đăng ký đất đai lần đầu mà người sử dụng đất không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận, đăng ký đất được Nhà nước giao quản lý thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính sau khi hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ theo thẩm quyền.

2. Trường hợp thu hồi đất thì căn cứ vào hồ sơ thu hồi đất đã được thực hiện (đã bàn giao đất trên thực địa) để thực hiện chỉnh lý hồ sơ địa chính theo trình tự như sau:

a) Chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc bản trích đo địa chính thửa đất và chỉnh lý sổ mục kê đất đối với trường hợp thu hồi một phần thửa đất theo diện tích đất đã bàn giao trên thực địa;

b) Xác nhận việc thu hồi vào Giấy chứng nhận đã cấp để lưu; trường hợp thu hồi một phần thửa đất thì quét hoặc sao Giấy chứng nhận đã xác nhận thu hồi đất để lưu;

c) Cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính. Nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì kiểm tra việc cập nhật thông tin; trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý.

3. Trường hợp được giao đất, cho thuê đất (kể cả thông qua đấu giá quyền sử dụng đất) thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính sau khi đã bàn giao đất trên thực địa theo trình tự:

a) Kiểm tra, chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc bản trích đo địa chính thửa đất và sổ mục kê đất đai cho thống nhất với hiện trạng bàn giao đất trên thực địa;

b) Cập nhật thông tin đăng ký từ hồ sơ giao đất, cho thuê đất, đấu giá quyền sử dụng đất đã thực hiện vào sổ địa chính;

c) Quét hoặc sao và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận đã ký để lưu trước khi trao cho người được cấp;

d) Kiểm tra việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập đối với nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.

4. Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận bị mất thì thực hiện cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính gắn với quá trình thực hiện thủ tục theo trình tự:

a) Cập nhật thông tin về tình trạng mất Giấy chứng nhận vào sổ địa chính sau khi tiếp nhận đơn đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận bị mất;

b) Quét hoặc sao và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất và cấp lại Giấy chứng nhận trước khi trao cho người được cấp;

c) Kiểm tra việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý đối với nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.

5. Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận hoặc đính chính Giấy chứng nhận đã cấp thì cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo trình tự:

a) Nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính gắn với quá trình thực hiện thủ tục theo trình tự:

– Nhập thông tin đăng ký cấp đổi Giấy chứng nhận hoặc đính chính Giấy chứng nhận; quét Giấy chứng nhận đã cấp sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ đối với trường hợp chưa quét;

– Nhập kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi hoàn thành kiểm tra theo thẩm quyền;

– Quét và nhập bổ sung thông tin cấp đổi Giấy chứng nhận, Giấy chứng nhận đã được đính chính trước khi trao cho người được cấp;

– Kiểm tra việc cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập đối với nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính;

b) Nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì thực hiện các công việc quy định tại Điểm a Khoản này sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền ký cấp đổi Giấy chứng nhận hoặc đính chính vào Giấy chứng nhận trước khi trao cho người được cấp.

Như vậy tùy vào từng trường hợp cần chỉnh lý, các cơ quan có trách nhiệm chỉnh lý hồ sơ địa chính căn cứ vào các quy định trên để thực hiện chỉnh lý hồ sơ theo đúng trình tự pháp luật.