Hình thức văn bản ủy quyền và việc xác định loại ủy quyền

Trong cuộc sống hằng ngày, chúng ta rất hay nghe đến các cụm như như giao dịch, hợp đồng,… Tại Bộ luật dân sự 2015 đã có những Điều luật quy định riêng về các loại giao dịch dân sự bằng các hình thức khác nhau mà người giao dịch phải là chủ thể có đầy đủ năng lực hành vi dân sự. Có những tường hợp chưa đủ 18 tuổi hoặc thiếu năng lực hành vi thì sẽ được người dám hộ đại diện giao dịch hoặc do chủ thể vì một lý do nào đó không thực hiện được thì có quyền ủy quyền lại quyền hạn và nghĩ vụ của mình cho người khác thay mình thực hiện các giao dịch đó. Vậy, Ủy quyền là gì? Có những hình thức ủy quyền nào?

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

1. Ủy quyền là gì?

Ủy quyền (UQ) là một trong hai hình thức đại diện theo quy định của pháp luật được ghi nhận tại 135 Bộ luật dân sự 2015. Tại Điều 135 quy định “Quyền đại diện được xác lập theo ủy quyền giữa người được đại diện và người đại diện (sau đây gọi là đại diện theo ủy quyền); theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là đại diện theo pháp luật.

2. Hình thức ủy quyền?

Ta có thể thấy ở khoản 2 Điều 142 Bộ luật dân sự 2005 đã quy định về hình thức ủy quyền như sau: “do các bên thỏa thuận, trừ trường hợp pháp luật quy định việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản”. Tuy nhiên, tại Bộ luật dân sự 2015 đã không còn quy định về vấn đề này. Hình thức ủy quyền chỉ còn tìm thấy gián tiếp tại khoản 1 Điều 140 về thời hạn đại diện “1.Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật.

Theo Điều 140 trên, pháp luật vẫn ghi nhận hình thức ủy quyền bằng văn bản nhưng cũng không quy định việc ủy quyền không được thể hiện bằng hình thức khác.

Đối với hình thức ủy quyền bằng văn bản, trong thực tế vấn đề còn nhiều tranh cãi và cần bàn luận là khi nào thể hiện dưới hình thức Giấy ủy quyền và khi nào là Hợp đồng ủy quyền.

2.1. Hình thức Giấy ủy quyền

Có thể thấy ở Bộ luật dân sự 2005 và Bộ luật dân sự 2015 đều không có điều khoản hay quy định cụ thể nào về hình thức Giấy ủy quyền. Tuy nhiên thuật ngữ “Giấy ủy quyền” lại được ghi nhận tại nhiều văn bản pháp luật khác.

Tại Điều 107 Luật sở hữu trí tuệ năm 2019 quy định “Việc uỷ quyền tiến hành các thủ tục liên quan đến việc xác lập, duy trì, gia hạn, sửa đổi, chấm dứt, hủy bỏ hiệu lực văn bằng bảo hộ phải được lập thành giấy uỷ quyền”. Theo đó, chủ sở hữu thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu và quyền sở hữu trí tuệ khác có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thay bằng giấy ủy quyền.

Tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng quy định “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản“.

Ngoài ra giấy ủy quyền có thể được hiểu dựa theo thực tế là:

Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại giấy ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền có 2 trường hợp xảy ra:

– Ủy quyền đơn phương, tức Giấy ủy quyền không có sự tham gia của bên nhận ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền không đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và không có giá trị bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện các công việc ghi trong giấy. Do vậy, nếu sau khi Giấy ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc theo cam kết thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại, nếu có.

– Ủy quyền có sự tham gia của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Trường hợp này về hình thức là giấy ủy quyền nhưng về bản chất là hợp đồng ủy quyền. Nếu có tranh chấp, pháp luật sẽ áp dụng các quy định về hợp đồng ủy quyền để giải quyết. Theo đó, người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc và hưởng các quyền trong phạm vi quy định của giấy ủy quyền. Trong trường hợp người được ủy quyền có hành vi vượt quá phạm vi đó thì phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với phần vượt quá.

2.2. Hình thức Hợp đồng ủy quyền 

Điều 562. Hợp đồng ủy quyền của Bộ luật dân sự 2015 có quy định:

“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.”.

Hợp đồng ủy quyền được ghi nhận tại Mục 12 Chương XVIII, phần thứ ba Bộ luật dân sự 2005 và tiếp tục được ghi nhận tại Mục 13 Chương XVI, phần thứ ba Bộ luật dân sự 2015.Hợp đồng ủy quyền được định nghĩa là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền. Bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao, nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Theo quy định tại Bộ luật dân sự 2015 đại diện theo pháp nhân có thể đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền. Đại diện theo pháp luật của pháp nhân là người đứng đầu pháp nhân được quy định trong quyết định thành lập pháp nhân hoặc trong điều lệ của pháp nhân. Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân có thể ủy quyền cho người khác thay mình thực hiện nhiệm vụ đại diện. Pháp nhân phải chịu trách nhiệm về hành vi của người đại diện theo ủy quyền. Để xác định rõ trách nhiệm của pháp nhân hay trách nhiệm của cá nhân cần phải quy định cụ thể về hình thức ủy quyền.

Thông thường người đứng đầu pháp nhân chỉ phụ trách việc điều hành tổng thể, còn các cấp phó mỗi người phụ trách một công việc nhất định. Đây là loại hình thức ủy quyền chuyên biệt, thường xuyên và người được ủy quyền phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước người ủy quyền về mảng công việc của mình.

Trong quá trình thụ lý giải quyết tranh chấp dân sự, nhiều vụ kiện giữa pháp nhân với cá nhân không có đăng ký kinh doanh nảy sinh các tranh chấp trong các quan hệ hợp đồng hoặc bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng. Thông thường, người đại diện theo pháp luật của pháp nhân là giám đốc, hoặc tổng giám đốc. Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân đó đứng ra khởi kiện, ký tên, đóng dấu vào đơn khởi kiện hoặc ủy quyền cho người khác khởi kiện.

Thực tiễn tại các Tòa án đã có nhiều trường hợp, phó giám đốc (hoặc phó tổng giám đốc) đứng đơn khởi kiện hoặc ủy quyền cho Luật sư hoặc người khác đại diện tham gia tố tụng, trong nhiều vụ kiện người đứng đầu pháp nhân không lập hợp đồng ủy quyền mà thông qua giấy giới thiệu của cơ quan với nội dung ủy quyền cho công chức hoặc nhân viên của mình thay mặt pháp nhân tham gia tố tụng với tư cách là người đại diện theo ủy quyền. Việc có chấp nhận hay không chấp nhận các văn bản ủy quyền này đặt ra nhiều vấn đề.

Vì vậy, bên cạnh việc hoàn thiện các quy định của pháp luật nội dung trong việc bổ sung điều luật về hình thức ủy quyền, loại ủy quyền, Toà án nhân dân tối cao nên sớm có văn bản hướng dẫn giải thích về hình thức ủy quyền tố tụng, cụ thể là đối với chủ thể ủy quyền của loại hình ủy quyền mang tính chuyên biệt (không riêng đối với ủy quyền của Chủ tịch UBND); hình thức văn bản ủy quyền tham gia tố tụng có phải qua công chứng, chứng thực hay không? Có phải lập hợp đồng ủy quyền hay chỉ là giấy ủy quyền, hoặc giấy giới thiệu – đối với cơ quan, tổ chức?

2.3. Thời hạn ủy quyền

Căn cứ theo Điều 563 Bộ luật dân sự 2015 thì thời hạn ủy quyền do hai bên thỏa thuận hoặc do pháp luật định. Trong trường hợp hai bên không thỏa thuận hoặc pháp luật không có quy định thì thời hạn là một năm kể từ ngày xác lập ủy quyền.

“Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.”

Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận về thời hạn ủy quyền nhưng trong một số trường hợp thì thời hạn này có thể kết thúc khác so với thỏa thuận.

3. Một số trường hợp không được ủy quyền

Theo quy định của pháp luật những trường hợp sau không được ủy quyền:

– Đăng ký kết hôn (khoản 1 Điều 18 Luật Hộ tịch 2014)

– Ly hôn. Đối với việc ly hôn, đương sự không được ủy quyền cho người khác thay mặt mình tham gia tố tụng. Trường hợp cha, mẹ, người thân thích khác yêu cầu Tòa án giải quyết ly hôn theo quy định tại khoản 2 Điều 51 của Luật Hôn nhân và Gia đình thì họ là người đại diện (Khoản 4 Điều 85 Bộ luật tố tụng dân sự 2015).

– Công chứng di chúc của mình (Điều 56 Luật Công chứng 2014).

– Gửi tiền tiết kiệm tại các tổ chức tín dụng. (Điểm a, khoản 1, Điều 8 Quy chế về tiền tiết kiệm ban hành kèm theo Quyết định 1160/2004/QĐ-NHNN)

– Quyền, lợi ích đối lập với người ủy quyền tại cùng vụ việc. Người được ủy quyền cũng là đương sự trong cùng một vụ việc với người ủy quyền mà quyền, lợi ích hợp pháp của người được ủy quyền đối lập với quyền, lợi ích của người ủy quyền (Điểm a Khoản 1 Điều 87 Bộ luật tố tụng dân sự 2015).

– Đang được ủy quyền bởi một đương sự khác trong cùng vụ việc có quyền, lợi ích đối lập với người sẽ ủy quyền. Nếu người được ủy quyền đang là đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân sự cho đương sự khác mà quyền, lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền, lợi ích hợp pháp của người được đại diện trong cùng một vụ việc (Điểm b khoản 1 Điều 87 Bộ luật tố tụng dân sự 2015)

Như vậy, từ những nội dung trên có thể thấy, tại các Bộ luật cũ, cụ thể là Bộ luật dân sự 2005 quy định rất rõ về các hình thức ủy quyền và loại ủy quyền nhưng khi Bộ luật dân sự 2015 được ban hành lại bãi bỏ quy định về hình thức ủy quyền. Theo đó ta chỉ có thể hiểu gián tiếp thông qua các căn cứ xác lập về hợp dồng ủy quyền, đại diện và thời hạn ủy quyền.