Hình thức của một văn bản rất quan trọng, nó chứa đựng các sự thoả thuận của bên trong quan hệ pháp lý, chứa đựng các thông tin có giá tri pháp lý. Vậy hình thức văn bản là gì? Các loại hình thức văn bản?
Mục lục bài viết
1. Hình thức văn bản là gì?
Có thể hiểu văn bản chính là một phương thức nhằm để truyền đạt các thông tin từ các cá nhân này đến các cá nhân khác hoặc từ tổ chức này đến các cá nhân, tổ chức khác thông qua hình thức ngôn ngữ viết trên chất liệu là giấy hoặc điện tử. Theo khái niệm này thì những loại giấy tờ như thông báo, báo cáo, giấy phép, câu hỏi, các tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bản ghi âm,… sẽ đều được coi là văn bản. Vậy văn bản theo khái niệm trên bao hàm một nghĩa rất rộng mà chỉ mang tính chất chung chung và không thể hiện được các nội dung hay thậm chí là các chủ đề mà văn bản đó muốn đề cập đến vấn đề gì.
Có một cách hiểu khác về văn bản, thì theo cách hiểu này văn bản chính là những loại giấy tờ, tài liệu được sử dụng ở trong các cơ quan, đoàn thể và những tổ chức xã hội. Theo đó, những loại giấy tờ này được sử dụng nhằm để điều hành và quản lý tất cả các hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay nhằm để truyền đạt các thông tin đến các cá nhân, các tổ chức trong xã hội như là Quyết định, chỉ thị, báo cáo, công văn,… Hiện nay thì văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến nhất.
Căn cứ vào khoản 1 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư có quy định văn bản chính là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc bằng ký hiệu, hình thành trong hoạt động của những cơ quan, tổ chức và được trình bày theo đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Còn đối với khái niệm hình thức thì có thể hiểu hình thức văn bản là giấy tờ chứa đựng được sự thỏa thuận của các bên trong quan hệ pháp lý, những thông tin có giá trị pháp lý theo đúng quy định của pháp luật.
Như vậy hình thức văn bản là:
– Thứ nhất, đó là loại giấy tờ chứa đựng các sự thỏa thuận của các bên trong quan hệ pháp lý. Giấy tờ này chính là những giấy tờ ghi nhận được sự thỏa thuận của các bên về những quyền lợi, nghĩa vụ của mình trong quan hệ pháp lý.
– Thứ hai, những thông tin có giá trị pháp lý phải theo đúng quy định của pháp luật. Có nghĩa là để được coi các thỏa thuận này là các thông tin có giá trị pháp lý thì bắt buộc những thông tin có giá trị pháp lý này sẽ phải được hình thành và phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật thì mới được pháp luật công nhận là nó có giá trị pháp lý và được bảo vệ theo đúng quy định của pháp luật.
2. Các loại hình thức văn bản:
| Hình thức | Gồm |
| Văn bản quy phạm pháp luật | – Luật, nghị quyết (do Quốc hội ban hành) – Pháp lệnh, Nghị quyết (do Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành) – Lệnh, Quyết định (do Chủ tịch nước ban hành) – Nghị quyết liên tịch (do các cơ quan cùng ban hành: như Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phủ, hay Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành) – Nghị định (do Chính phủ ban hành) – Quyết định (do Thủ tướng Chính phủ ban hành) – Thông tư hoặc Thông tư liên tịch giữa những cơ quan (do Chánh án – Quyết định (do Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành) – Nghị quyết (do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh ban hành) – Quyết định (do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành) |
| Văn bản hành chính | – Nghị quyết (cá biệt), – Quyết định (cá biệt), – Chỉ thị, – Quy chế, – Quy định, – Thông cáo, – Thông báo, – Hướng dẫn, – Chương trình, – Kế hoạch, – Phương án, – Đề án, – Dự án, – Báo cáo, – Biên bản, – Tờ trình, – Hợp đồng, – Công văn, – Công điện, – Bản ghi nhớ bản cam kết, – Bản thoả thuận, – Giấy chứng nhận, – Giấy uỷ quyền, – Giấy mời, – Giấy nghỉ phép, – Giấy biên nhận hồ sơ, – Phiếu gửi, – Phiếu chuyển, – Thư công |
| Văn bản chuyên ngành | Các hình thức văn bản chuyên ngành do các Bộ trưởng, Thủ trưởng của cơ quan quản lý ngành quy định sau khi đã thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; |
| Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội | Các hình thức văn bản của các tổ chức chính trị, của tổ chức chính trị – xã hội do người đứng đầu của cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội quy định. |
| Văn bản là hợp đồng | Hợp đồng về mua bán tài sản Hợp đồng về trao đổi tài sản Hợp đồng về tặng cho tài sản Hợp đồng về vay tài sản Hợp đồng về thuê tài sản Hợp đồng về mượn tài sản Hợp đồng về quyền sử dụng đất Hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng về vận chuyển Hợp đồng gia công Hợp đồng về gửi giữ tài sản |
| Văn bản là hoá đơn | Hóa đơn được người bán lập nhằm để ghi nhận các thông tin bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật. |
| Văn bản là văn bằng, chứng chỉ | là loại văn được cấp cho những người học sau khi đã hoàn thành một cấp học hoặc một trình độ đào tạo, một khóa học, chương trình bồi dưỡng nào đó. |
3. Vai trò, chức năng của văn bản:
3.1. Vai trò của văn bản:
– Đối với nhà nước: văn bản có một vai trò đặc biệt coi trọng đối với một quốc gia, đây là yếu tố hợp thức hoá các hành vi của chính quyền nhà nước. Không có văn bản thì mọi hoạt động, mọi chỉ đạo của chính quyền sẽ không hề có giá trị về mặt pháp lý. Văn bản cũng chính là bằng chứng chứng minh cho ý chí của cơ quan nhà nước
– Đối với tổ chức khác: Văn bản có vai trò là ghi nhận các hoạt động, cách thức tổ chức và quản lý.
– Đối với cá nhân: Văn bản có vai trò là quy định trách nhiệm, các quyền hạn của các cá nhân, đồng thời là có thể làm bằng chứng cho hành vi của cá nhân.
3.2. Chức năng của văn bản:
– Chức năng cung cấp thông tin:
Mọi văn bản đều cung cấp được cho người đọc một hoặc một số thông tin nào đó. Đây chính là chức năng quan trọng nhất, bởi chỉ khi mà cung cấp thông tin đến với người đọc thì những chức năng khác của văn bản mới được thực hiện.
– Chức năng pháp lý:
Đây cũng là chức năng chỉ có trong văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành. Văn bản có chức năng pháp lý chứa đựng được các quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, chế độ, những chính sách mà Nhà nước ban hành.
– Chức năng quản lý:
Chức năng quản lý dùng trong những văn bản có mục đích là hoạch định, xây dựng, tổ chức, xây dựng về biên chế, ra quyết định… trong mỗi cơ quan, tổ chức. Đây chính là một công cụ đắc lực trong quá trình quản lý.
– Chức năng văn hóa – xã hội:
Chức năng này sẽ giúp lưu giữ những giá trị vật chất và tinh thần do chính con người sáng tạo ra trong quá trình lao động, sáng tạo…
Các chức năng khác: như chức năng giao tiếp, thống kê…
4. Thành phần của thể thức văn bản:
4.1. Quản lý văn bản:
Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan, tổ chức sẽ phải được quản lý tập trung tại văn thư của cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ các loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
– Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào sẽ phải được đăng ký, phát hành hoặc phải chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc kế tiếp. Văn bản đến có các mức độ khẩn như hỏa tốc, thượng khẩn và khẩn (sau đây sẽ gọi chung là văn bản khẩn) sẽ phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
– Văn bản sẽ phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.
– Người được giao giải quyết, theo dõi cá công việc của những cơ quan, tổ chức phải có trách nhiệm lập hồ sơ về các công việc được giao và phải nộp, lưu các hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
– Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của các cơ quan, tổ chức sẽ phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.
– Hệ thống phải đáp ứng những quy định mà pháp luật quy định về văn thư lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan.
4.2. Các thành phần chính của văn bản:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ;
– Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
– Số, ký hiệu của các văn bản;
– Địa danh và thời gian mà ban hành văn bản;
– Tên loại và trích yếu của nội dung văn bản;
– Nội dung của văn bản;
– Chức vụ, họ tên và chữ ký của chính người có thẩm quyền;
– Dấu, chữ ký số của các cơ quan, tổ chức;
– Nơi nhận;
Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung thêm các thành phần khác, ví dụ như:
– Phụ lục;
– Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn và những chỉ dẫn về phạm vi lưu hành;
– Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng các bản phát hành;
– Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử, hay số điện thoại, số fax.
Các văn bản pháp luật sử dụng trong bài viết:
– Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
