Gộp sổ BHXH ở đâu? Gộp sổ mất bao lâu và có mất phí không?

Hiện nay, nhiều trường hợp khi người tham gia bảo hiểm xã hội muốn nhận hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm thì phát hiện mình có 2 hoặc nhiều hơn sổ bảo hiểm xã hội dẫn đến phải thực hiện thủ tục gộp sổ. Vậy, người tham gia bảo hiểm xã hội có thể tự gộp sổ BHXH được không? Gộp sổ BHXH ở đâu? Gộp sổ mất bao lâu và có mất phí không? Thủ tục gộp sổ BHXH như thế nào?

Căn cứ pháp lý

– Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017 ban hành quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

– Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 3 năm 2020 sửa đổi, bổ sung một số điều quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của tổng giám đốc bảo hiểm xã hội Việt Nam.

– Quyết định số 1111/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 10 năm 2011 về việc ban hành quy định quản lý thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế.

Luật sư tư vấn luật miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

1. Sổ bảo hiểm là gì?

Theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội năm 2014, người tham gia đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) tại Việt Nam đều sẽ được cấp 1 cuốn sổ BHXH. Theo đó, sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội. Bao gồm hai bộ phận chính là Bìa sổ bảo hiểm và tờ rời ghi nhận quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Mỗi sổ BHXH có một mã số riêng và duy nhất được cấp từ cơ quan bảo hiểm xã hội.

Trong quá trình làm việc, sổ BHXH do đơn vị sử dụng lao động quản lí, ghi đầy đủ quá trình đóng và hưởng bảo hiểm. Sổ BHXH phải được trả lại cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động, khi người lao động nghỉ hưu, thôi việc. Đây là giấy tờ quan trọng giúp người tham gia BHXH có thể thực hiện làm các hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp xã hội của bảo hiểm xã hội như chế độ thai sản, chế độ tai nạn, thất nghiệp, …

2. Tại sao lại phải gộp sổ BHXH?

Căn cứ tại khoản 1, khoản 2 Điều 63 Quyết định 1111/QĐ-BHXH ngày 25 tháng 10 năm 2011 quy định rõ:

“1. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, sau đó hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới. Số sổ BHXH cấp lại là số của sổ BHXH có thời gian tham gia BHXH sớm nhất.

2. Một người có từ 02 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH trùng nhau thì cơ quan BHXH hướng dẫn người lao động lựa chọn 01 sổ BHXH để tiếp tục ghi quá trình đóng BHXH, BHTN hoặc giải quyết các chế độ BHXH, BHTN. Các sổ BHXH còn lại thu hồi và thực hiện hoàn trả cho đơn vị, người lao động theo quy định tại Điểm 3.3, Khoản 3 Điều 48. Trường hợp sổ BHXH bị thu hồi mà đơn vị đề nghị cấp sổ BHXH đã giải thể thì thực hiện giải quyết chế độ trợ cấp một lần cho người lao động. Khi thu hồi sổ BHXH, đồng thời phải thu hồi các khoản trợ cấp BHXH đã chi trả trước đó (nếu có).”

Thực tế hiện nay tình trạng người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên tồn tại rất nhiều. Việc có 2 sổ bảo hiểm xã hội có nhiều lý do khác nhau khi người lao động thay đổi công ty, đơn vị làm việc nhưng không thực hiện chốt sổ tại đơn vị cũ, dẫn đến có 2 sổ (làm việc tại 2 công ty hoặc nhiều hơn nhưng không có thực hiện chốt sổ), người lao động làm việc và tham gia đóng BHXH cùng lúc tại nhiều công ty hoặc khi người lao động làm việc tại 2 tỉnh khác nhau; cũng có nhiều trường hợp tham gia BHXH không hề biết mình có nhiều hơn 1 sổ BHXH trở lên. Chỉ khi bắt đầu làm hồ sơ nhận trợ cấp liên quan thì mới phát hiện ra.

Như vậy, khi sở hữu nhiều hơn 2 sổ BHXH người lao động sẽ không được giải quyết chế độ bảo hiểm theo quy định. Khi đó người lao động cần thực hiện thủ tục gộp các sổ BHXH lại thành 1 sổ duy nhất theo đúng quy định của Luật hiện hành. Việc gộp sổ BHXH giúp người lao động cập nhật đầy đủ và chính xác thời gian tham gia BHXH và không mất đi lợi ích của mình cũng như đáp ứng quy định của cơ quan về số lượng sổ bảo hiểm.

3. Thủ tục gộp sổ BHXH như thế nào?

Quy trình gộp sổ bảo hiểm sẽ được thực hiện thông qua các bước sau đây:

Bước 1: Kiểm tra, rà soát những thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội

Người lao động rà soát đối chiếu dữ liệu, thông tin liên quan đến quá trình tham gia BHXH của người lao động ở các sổ như chức danh, mức lương, …; đối chiếu dữ liệu thông tin cá nhân như họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính…

Khi thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ BHXH và cơ sở dữ liệu, có thể xảy ra 2 trường hợp:

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH không trùng nhau: Trong trường hợp thông tin sai phải tiến hành điều chỉnh và làm thủ tục gộp sổ, cấp lại sổ BHXH mới. Thực hiện gộp quá trình đóng BHXH của các sổ BHXH trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ BHXH đã gộp. Số sổ BHXH hủy do gộp sổ BHXH phải chuyển về Trung tâm Thông tin BHXH Việt Nam tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung để BHXH tỉnh, BHXH huyện tra cứu khi xác nhận và giải quyết các chế độ BHXH, BHTN cho người lao động. Khi gộp sổ thì gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

Nếu quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được NLĐ thừa nhận thì số sổ BHXH liền kề sau đó là số sổ gốc.

– Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

+ Trường hợp thời gian đóng BHXH trên các sổ BHXH trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động tiền đã đóng thừa. Cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ BHTN (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng BHXH, BHTN của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan BHXH quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định. Khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

– Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

– Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;

– Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp;

– Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn BHXH thất nghiệp chưa hưởng;

– Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

– Sổ có thời gian tham gia BHXH, BHYT, BHTN với mức lương cao hơn.

Bước 2: Làm hồ sơ gộp sổ BHXH

Sau khi kiểm tra các thông tin ghi trên sổ chính xác thì người lao động hoặc doanh nghiệp/đơn vị thực hiện thủ tục gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội hoặc nhiều sổ bao gồm:

– Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế).

– Tất cả các sổ BHXH cần gộp

– Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin đối với doanh nghiệp) (nếu có):

– CMTND/CCCD, giấy khai sinh, trích lục khai sinh, …

– Công văn xác nhận điều chỉnh thông tin sai (nếu có);

– Đơn đề nghị cấp lại sổ BHXH (đối với người lao động)

– Các giấy tờ khác có liên quan.

Bước 3: Nộp hồ sơ gộp sổ BHXH

Nếu tham gia BHXH bắt buộc người lao động cần liên hệ với doanh nghiệp, công ty nơi mình làm việc có đóng BHXH để được hỗ trợ. Nếu tham gia BHXH tự nguyện người lao động trực tiếp liên hệ với cơ quan BHXH nơi mình đang sinh sống hoặc làm việc để được hỗ trợ.

Trường hợp Người lao động nộp trực tiếp tới cơ quan BHXH thì có thể thực hiện các cách sau đây:

– Qua giao dịch điện tử: Người lao động đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN); trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan BHXH qua bưu chính;

– Qua Bưu chính;

– Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH nơi quản lý hoặc nơi cư trú hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp quận/huyện;

Doanh nghiệp thực hiện nộp chung hồ sơ Điều chỉnh thông tin và Gộp sổ BHXH nếu thông tin cần điều chỉnh là Thông tin cá nhân hoặc Quá trình đóng tại đơn vị hiện tại. Nộp hồ sơ điều chỉnh trước trong trường hợp quá trình đóng cần điều chỉnh ở đơn vị cũ hoặc có quá trình tham gia BHXH, BHTN trùng nhau.

Bước 4: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017: Cấp lại sổ BHXH do gộp sổ BHXH: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.

4. Gộp sổ có mất phí không?

Các cơ quan chức năng tạo điều kiện cho người lao động được cấp lại sổ bảo hiểm khi gộp nhiều sổ bảo hiểm nhằm đảm bảo người lao động được hưởng những quyền lợi chính đáng của mình. Vì vậy theo quy định thì vấn đề gộp sổ bảo hiểm mà cấp lại thì không mất phí trừ lần phí đăng ký đầu tiên.