Giấy ủy quyền là gì? Giấy ủy quyền như thế nào là hợp pháp?

1. Giấy ủy quyền là gì?

Đầu tiên, phải khẳng định uỷ quyền không phải là một dạng giao việc. Uỷ quyền được hiểu là cá nhân/tổ chức cho phép cá nhân/tổ chức khác có quyền đại diện mình quyết định, thực hiện một hành động pháp lý nào đó và vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc cho phép/uỷ quyền đó.

Ủy quyền là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện, đồng thời nó cũng là cơ sở để người ủy quyền tiếp nhận các kết quả pháp lý do hoạt động ủy quyền mang lại.

Giấy ủy quyền là một văn bản pháp lý trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người được ủy quyền đại diện mình thực hiện một hoặc nhiều công việc trong phạm vi quy định tại giấy ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền có 2 trường hợp xảy ra:

• Ủy quyền đơn phương, tức Giấy ủy quyền không có sự tham gia của bên nhận ủy quyền. Việc lập giấy ủy quyền không đòi hỏi bên nhận ủy quyền phải đồng ý và không có giá trị bắt buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện các công việc ghi trong giấy. Do vậy, nếu sau khi Giấy ủy quyền được lập mà bên nhận ủy quyền không thực hiện công việc theo cam kết thì bên ủy quyền cũng không có quyền yêu cầu bên nhận ủy quyền phải thực hiện, kể cả việc bồi thường thiệt hại, nếu có.
• Ủy quyền có sự tham gia của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Trường hợp này về hình thức là giấy ủy quyền nhưng về bản chất là hợp đồng ủy quyền. Nếu có tranh chấp, pháp luật sẽ áp dụng các quy định về hợp đồng ủy quyền để giải quyết. Theo đó, người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc và hưởng các quyền trong phạm vi quy định của giấy ủy quyền. Trong trường hợp người được ủy quyền có hành vi vượt quá phạm vi đó thì phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với phần vượt quá.

Hợp đồng ủy quyền: Căn cứ vào Điều 562 Bộ luật dân sự 2015 Hợp đồng ủy quyền “Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.

Hợp đồng ủy quyền đòi hỏi phải có sự tham gia ký kết của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền. Người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc và hưởng các quyền trong phạm vi quy định của hợp đồng ủy quyền. Trong trường hợp người được ủy quyền có hành vi vượt quá phạm vi đó thì phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với phần vượt quá.

Để đảm bảo giá trị pháp lý, giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền phải được công chứng. Khi công chứng các bên phải cung cấp các giấy tờ cần thiết. Cụ thể như:

Các giấy tờ bên uỷ quyền phải cung cấp:

• Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);
• Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;
• Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:
  • Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);
  • Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);
  • Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);
  • Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.
• Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

Các giấy tờ bên nhận ủy quyền phải cung cấp:

• Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao).
• Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:
  • Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);
  • Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);
  • Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);
  • Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.

2. Quyền và nghĩa vụ của bên được ủy quyền:

Căn cứ vào Điều 566 Bộ luật dân sự 2015 quy định bên được ủy quyền có quyền

1. Yêu cầu bên ủy quyền cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để thực hiện công việc ủy quyền.

2. Được thanh toán chi phí hợp lý mà mình đã bỏ ra để thực hiện công việc ủy quyền; hưởng thù lao, nếu có thỏa thuận.

Cân cứ vào Điều 565 Bộ luật dân sự 2015 quy định Nghĩa vụ của bên được ủy quyền:

1. Thực hiện công việc theo ủy quyền và báo cho bên ủy quyền về việc thực hiện công việc đó.

2. Báo cho người thứ ba trong quan hệ thực hiện ủy quyền về thời hạn, phạm vi ủy quyền và việc sửa đổi, bổ sung phạm vi ủy quyền.

3. Bảo quản, giữ gìn tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện việc ủy quyền.

4. Giữ bí mật thông tin mà mình biết được trong khi thực hiện việc ủy quyền.

5. Giao lại cho bên ủy quyền tài sản đã nhận và những lợi ích thu được trong khi thực hiện việc ủy quyền theo thỏa thuận hoặc theo quy định của pháp luật.

6. Bồi thường thiệt hại do vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều này.

3. Quyền và nghĩa vụ của bên ủy quyền:

Căn cứ vào Điều 568 Bộ luật dân sự 2015 quy định quyền của bên ủy quyền như sau:

1. Yêu cầu bên được ủy quyền thông báo đầy đủ về việc thực hiện công việc ủy quyền.

2. Yêu cầu bên được ủy quyền giao lại tài sản, lợi ích thu được từ việc thực hiện công việc ủy quyền, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

3. Được bồi thường thiệt hại, nếu bên được ủy quyền vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều 565 của Bộ luật này.

Căn cứ vào Điều 567 Bộ luật dân sự 2015 bên ủy quyền có nghĩa vụ sau:

1. Cung cấp thông tin, tài liệu và phương tiện cần thiết để bên được ủy quyền thực hiện công việc.

2. Chịu trách nhiệm về cam kết do bên được ủy quyền thực hiện trong phạm vi ủy quyền.

3. Thanh toán chi phí hợp lý mà bên được ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc được ủy quyền; trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận về việc trả thù lao.

4. Giá trị của giấy ủy quyền:

Để một giấy ủy quyền đạt giá trị pháp lý thì chúng cần đáp ứng được những điều kiện sau:

Yêu cầu về nội dung

Nếu bạn đang có nhu cầu cần tới giấy ủy quyền thì hãy lưu ý đảm bảo nội dung giấy ủy quyền tuân thủ nguyên tắc của Bộ luật dân sự. Cụ thể đảm bảo nội dung ủy quyền đáp ứng các điều kiện, yêu cầu sau:

• Thứ nhất, nội dung của giấy ủy quyền phải bình đẳng
• Thứ hai, nội dung giấy ủy quyền phải đảm bảo tính tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận
• Thứ ba, nội dung giấy ủy quyền tuyệt đối không được xâm phạm đến lợi ích của quốc gia hay vi phạm lợi ích cộng đồng hay lợi ích hợp pháp của người khác.
• Thứ tư, nội dung của giấy ủy quyền phải tuân thủ pháp luật, điều luật, đúng với đạo đức con người trong xã hội.
• Thứ năm, trong giấy ủy quyền phải có cam kết về trách nhiệm và việc chịu trách nhiệm nếu không thực hiện đúng nghĩa vụ được ủy quyền hoặc thực hiện không đúng với nghĩa vụ của mình.

Yêu cầu về hình thức

Một giấy ủy quyền đạt giá trị pháp lý ngoài tuân thủ nội dung thì cần đáp ứng về hình thức như sau:

• Thứ nhất, hình thức của giấy ủy quyền theo đúng với pháp luật quy định.
• Thứ hai, hình thức giấy ủy quyền phải được các bên thỏa thuận nếu như trong luật không có quy định.

5. Các trường hợp pháp lý đặc biệt về giấy ủy quyền:

Ngoài những quy định cụ thể cần giấy ủy quyền thì có một số trường hợp đặc biệt về ủy quyền mà bạn cần lưu ý như sau:

• Trường hợp 1: Nếu con cái dưới 15 tuổi chưa đủ vị thành niên thì cha mẹ sẽ được coi là người đại diện hợp pháp và không cần giấy ủy quyền.
• Trường hợp thứ hai, đối tượng nếu từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi vẫn có thể là người đại diện theo ủy quyền.
• Trường hợp thứ ba, giữa vợ và chồng hoàn toàn có thể xác lập giấy ủy quyền để định đoạt tài sản chung hình thành trong thời kỳ hôn nhân theo khoản 3 Điều 213 Bộ luật dân sự năm2015 về sở hữu chung vợ chồng.

6. Đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng ủy quyền:

Căn cứ vào Điều 569.Bộ luật dân sự 2015 quy định như sau:

1. Trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.

Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.

2. Trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý; nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt.