Thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo? Hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo? Thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo? Trình tự cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế? hủ tục xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng?
Dưới đây là bài phân tích mới nhất của Luật Dương Gia về thủ tục, hồ sơ, thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo theo quy định mới nhất năm 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến trường hợp này hoặc các vấn đề pháp luật về văn hóa, thể thao và du lịch khác, vui lòng liên hệ: 1900.6568 để được tư vấn – hỗ trợ!
Cùng với sự phát triển kinh tế của các quốc gia, các ngành nghề kinh doanh cũng trở nên đa dạng hơn. Trong số đó, ngành dịch vụ cũng được mở rộng trên nhiều phương diện, đáp ứng nhu cầu của thị trường như dịch vụ ăn uống, dịch vụ tổ chức sự kiện, dịch vụ tổ chức hội thảo… Để điều chỉnh và quản lý hiệu quả các lĩnh vực, các quan hệ xã hội, pháp luật đều có những quy định và yêu cầu nhất định đối với từng lĩnh vực.
Trong đó, đối với lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội thì trước khi cá nhân, tổ chức thực hiện việc tổ chức một sự kiện hay hội thảo, hội nghị, họ đều phải có giấy phép được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền. Nhận thấy rõ vai trò quan trọng của Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo, trong phạm vi bài viết này, đội ngũ luật sư và chuyên viên Luật Dương gia sẽ đề cập đến hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.
Hiện nay, trong quy định của pháp luật hiện hành, không có văn bản nào quy định chung về hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo. Tuy nhiên, pháp luật lại có quy định cụ thể về hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền cấp Giấy phép đối với với từng hoạt động tổ chức sự kiện, hội thảo cụ thể, ví dụ như: Tổ chức họp báo, tổ chức trình diễn thời trang, tổ chức biểu diễn ca nhạc, tổ chức hội thảo… trong các văn bản pháp luật chuyên ngành. Cụ thể được quy định tại Nghị định 103/2009/NĐ-CP,Nghị định 01/2012/NĐ-CP, Nghị định 79/2012/NĐ-CP, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg.
Nhìn chung trên cơ sở các văn bản pháp luật chuyên ngành về các loại hình sự kiện, hội nghị hội thảo thì hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp Giấy phép tổ chức hội thảo sự kiện được xác định như sau:
Mục lục bài viết
1. Thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo
Như đã phân tích, sự kiện, hội thảo được diễn ra dưới nhiều hình thức, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, thuộc quyền quản lý của các cơ quan ban ngành khác nhau. Thật khó để xác định cụ thể về thẩm quyền chung về việc cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo. Tuy nhiên, dựa trên các văn bản pháp luật có liên quan cụ thể
Thủ tướng Chính phủ.
Đối với những Hội nghị, Hội thảo quốc tế cấp cao mà thành viên tham dự hội thảo là những người đại diện cho các nước, vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế, có chức vụ tương đương từ Bộ trưởng trở lên, hoặc những hội thảo có nội dung liên quan đến những vấn đề trọng đại của đất nước (an ninh, quốc phòng, chính trị, tôn giáo, nhân quyền, biên giới, lãnh thổ) hoặc các vấn đề liên quan đến bị mật quốc gia.
Các Cục, Bộ ngành liên quan.
Hiện nay, tùy vào từng loại hội thảo, sự kiện thuộc lĩnh vực nào mà thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cũng được xác định khác nhau, nhưng nhìn chung các cơ quan như Cục Nghệ thuật biểu diễn; Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch; Bộ Công thương, Bộ Thông tin và truyền thông… sẽ tham gia quyết định/chấp thuận và cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo đối với những trường hợp mang tính chất vĩ mô thuộc Bộ và các cơ quan trung ương, hoặc thực hiện trong phạm vi từ 02 tỉnh trở lên hoặc có sự tham gia của yếu tố nước ngoài. Người thực hiện việc tổ chức sự kiện, hội thảo phải căn cứ vào lĩnh vực của nội dung sự kiện, hội thảo dự định tổ chức và căn cứ vào quy định của pháp luật để xác định chính xác thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.
Một số ví dụ cụ thể như: Đối với hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thì theo quy định tại Nghị định 79/2012/NĐ-CP, thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện xác định như sau:
– Cục Nghệ thuật biểu diễn có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho các đối tượng nộp hồ sơ như sau:
Các đơn vị thuộc cơ quan Trung ương như Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – thể thao, Hội văn học, nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình và nhà hát, đoàn nghệ thuật thuộc lực lượng vũ trang; và các doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang (nếu doanh nghiệp này mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang theo sự cho phép của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) và tất cả các trường hợp khác có mời cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
– Bộ Văn hóa, Thể thao và du lịch có thẩm quyền cấp Giấy phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang cho các đối tượng sau:
+ Các đơn vị thuộc cơ quan Trung ương, như Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – Thể thao, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình, hội Văn học – nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật khi đơn vị này thực hiện việc mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;
+ Doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang khi họ mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang tại nơi khác với nơi thành lập doanh nghiệp hoặc biểu diễn tại 02 tỉnh, thành phố trở lên.
– Đối với việc tổ chức Hội thảo không thuộc các trường hợp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ, thì thủ trưởng các Bộ, Cục ở trung ương sẽ quyết định việc tổ chức hội thảo quốc tế tại cơ quan mình hoặc cấp Giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế cho những cơ quan, đơn vị trực thuộc, hoặc tổ chức nước ngoài phù hợp với phạm vi và quyền hạn của mình trong hoạt động quản lý nhà nước.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở ban ngành liên quan.
Đối với việc tổ chức những sự kiện, hội thảo không có yếu tố nước ngoài thì tùy thuộc vào nội dung, lĩnh vực của sự kiện, hội thảo và thực tế văn bản pháp luật của từng địa phương (ví dụ Quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh) mà thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức, sự kiện hội thảo thuộc về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở liên quan.
Cụ thể một số trường hợp như: Trong lĩnh vực tổ chức biểu diễn nghệ thuật, hoặc tổ chức trình diễn thời trang thì trong phạm vi tỉnh, thành phố, thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện (Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật/trình diễn thời trang) được xác định:
– Sở Văn hóa, Thể thao và du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao:
Theo quy định đối với các trường hợp đối tượng nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang tại Việt Nam là Nhà hát, Đoàn nghệ thuật, Nhà Văn hóa, Trung tâm Văn hóa – thể thao, Hội văn học, nghệ thuật, cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật, cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình và nhà hát, đoàn nghệ thuật thuộc lực lượng vũ trang thuộc địa phương thì thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ thuộc về Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Văn hóa và Thể thao.
– Ủy ban nhân dân cấp tỉnh:
Đối với các trường hợp Nhà hát; Đoàn nghệ thuật; Nhà văn hóa; Trung tâm văn hóa, thể thao; doanh nghiệp có chức năng tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; Hội Văn học, nghệ thuật; cơ sở đào tạo văn hóa nghệ thuật; Cơ quan phát thanh, cơ quan truyền hình; Chủ địa điểm, hộ kinh doanh tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang thực hiện việc mời tổ chức, cá nhân nước ngoài vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang phạm vi địa phương thuộc một tỉnh/thành phố thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi thực hiện hoạt động biểu diễn sẽ có thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện.
Có thể thấy, Sự kiện, hội thảo có thể thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau nên trường hợp này người thực hiện việc tổ chức sự kiện, hội thảo phải căn cứ vào lĩnh vực của nội dung sự kiện, hội thảo dự định tổ chức và căn cứ vào quy định của pháp luật để xác định chính xác thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.
2. Hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo
Trên cơ sở các văn bản pháp luật chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội thảo, cụ thể là Nghị định 103/2009/NĐ-CP, Nghị định 01/2012/NĐ-CP, Nghị định 79/2012/NĐ-CP, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg và các văn khác thì nhìn chung, hồ sơ khi thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện sẽ bao gồm các giấy tờ chính như sau:
– Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện, hội thảo.
Cụ thể: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo là doanh nghiệp thì phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo phải cung cấp bản sao Giấy chứng nhận thành lập.
– Đơn xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
– Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…
– Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức, Giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có).
Trên cơ sở những thành phần hồ sơ cơ bản nêu trên, với mỗi một lĩnh vực thuộc một cơ quan quản lý chuyên môn khác nhau thì hồ sơ sẽ được bổ sung thêm các loại giấy tờ phù hợp khác.
Ví dụ: : Đối với hoạt động biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang tại Việt Nam thì tùy thuộc vào việc có hay không có yếu tố nước ngoài hay không mà các cơ quan, tổ chức thực hiện việc xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện sẽ cần phải có những giấy tờ phù hợp. Cụ thể:
– Đối với các trường hợp tổ chức sự kiện, có thể là biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang tại Việt Nam mà không có yếu tố nước ngoài (tức thuộc trường hợp có mời các tổ chức, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn) thì cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện (cụ thể Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật/trình diễn thời trang) cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
+ Văn bản đề nghị cấp giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang (theo mẫu).
+ Các giấy tờ tài liệu thể hiện nội dung chương trình, các tác giả, danh sách đạo diễn, người biểu diễn nghệ thuật (nếu là chương trình biểu diễn nghệ thuật); hoặc danh mục Bộ sưu tập, mẫu phác thảo thiết kế (nếu là chương trình trình diễn thời trang).
+ Đối với tác phẩm nghệ thuật được công diễn lần đầu tại chương trình, sự kiện biểu diễn nghệ thuật này thì cần có thêm bản nhạc/kịch bản của tác phẩm này. Trường hợp bản nhạc/kịch bản sử dụng ngôn ngữ nước khác khác với tiếng Việt thì phải có bản dịch tiếng Việt và chứng nhận dịch thuật theo quy định.
+ Bản sao quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
– Đối với các trường hợp tổ chức sự kiện, có thể là biểu diễn nghệ thuật hoặc trình diễn thời trang tại Việt Nam mà có yếu tố nước ngoài (tức thuộc trường hợp có mời các tổ chức, cá nhân nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn) thì cơ quan, tổ chức xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện sẽ phải nộp hồ sơ gồm các giấy tờ sau:
+ Văn bản đề nghị cấp giấy phép vào Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang theo mẫu.
+ Giấy mời hoặc văn bản thỏa thuận với tổ chức nước ngoài về việc trình diễn thời trang, biểu diễn nghệ thuật tại Việt Nam (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, kèm theo bản dịch Tiếng Việt được dịch thuật công chứng).
+ Trường hợp cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài về Việt Nam biểu diễn nghệ thuật, tổ chức trình diễn thời trang thì phải có văn bản nhận xét của cơ quan ngoại giao Việt Nam của nước sở tại – nơi người đó cư trú trước khi đến Việt Nam (bản sao chứng thực).
+ Đối với doanh nghiệp có chức năng hoạt động văn hóa nghệ thuật nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép thì trong hồ sơ cần cung cấp thêm bản sao chứng thực quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (trong đó có ngành nghề kinh doanh hoạt động văn hóa nghệ thuật).
+ Cơ quan tổ chức thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo cần căn cứ vào tình hình thực tế, nội dung hội thảo/sự kiện và các văn bản chuyên ngành điều chỉnh lĩnh vực tương ứng để xác định chính xác những giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin cấp phép cho phù hợp.
3. Thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo
Dựa trên các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động tổ chức sự kiện, hội thảo thì có thể thấy, thủ tục chung đối với việc cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Như đã phân tích, hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ bao gồm các giấy tờ phù hợp với ngành, lĩnh vực mà nội dung sự kiện, hội thảo hướng đến, và thể hiện đầy đủ thông tin về đơn vị xin cấp Giấy phép, nội dung hội thảo/sự kiện; thành phần tham gia; nội dung các tài liệu liên quan đến sự kiện/hội thảo.
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan, đơn vị (đối tượng) xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo sẽ nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền theo các phương thức sau:
– Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
– Nộp qua đường bưu điện nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng thực hiện phương thức này.
– Nộp qua mạng nếu cơ quan có thẩm quyền có áp dụng phương thức này.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét, thẩm định nội dung hồ sơ và cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo.
Sau khi nhận được hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức có nhu cầu xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo, thì trong một thời gian hợp lý (tùy vào từng lĩnh vực, từng trường hợp cụ thể) cơ quan có thẩm quyền phải xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, không đầy đủ thì phải có văn bản để thông báo cho cơ quan, đơn vị nộp hồ sơ được biết để điều chỉnh, bổ sung cho hồ sơ hợp lệ.
Khi hồ sơ đã hợp lệ thì cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định, xem xét nội dung hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo, thẩm định, kiểm duyệt nội dung hồ sơ, nội dung đề án tổ chức… và thực hiện cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo. Trường hợp không cấp Giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu duyệt chương trình, hoặc lấy ý kiến của các cơ quan ban ngành có liên quan trước khi quyết định có cấp hay không cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo.
Có thể ví dụ như trường hợp cấp Giấy phép tổ chức sự kiện đối với các hoạt động tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang. Cụ thể:
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật/ trình diễn thời trang thì các cơ quan, tổ chức thực hiện tổ chức sự kiện này sẽ nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền mà ở đây có thể là Cục Nghệ thuật và biểu diễn hoặc Sở văn hóa thể thao và du lịch…
Sau khi nhận được hồ sơ xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện tờ cơ quan tổ chức, thì cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép phải thực hiện việc kiểm tra hồ sơ đã tiếp nhận. Nếu hồ sơ không hợp lệ, không đầy đủ thì trong thời gian 03 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép sẽ phải có văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức thực hiện việc bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Sau đó, khi hồ sơ đã hợp lệ thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiến hành thẩm định nội dung hồ sơ trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ và thực hiện việc cấp Giấy phép tổ chức sự kiện (Giấy phép tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang) cho cơ quan, tổ chức yêu cầu. Nếu không cấp thì cơ quan có thẩm quyền phải có văn bản trả lời cho cơ quan, tổ chức thực hiện việc tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang được biết.
Trong một số trường hợp đặc biệt, cơ quan có thẩm quyền có quyền yêu cầu phê duyệt chương trình trước khi quyết định cấp Giấy phép tổ chức sự kiện (cụ thể tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang) nếu sự kiện đó nhằm phục vụ nhiệm vụ chính trị hoặc phục vụ lễ hội, chương trình có thu tiền…
Như vậy, trên sự kiện, hay các hội thảo thường rất đa dạng, thuộc nhiều lĩnh vực, chịu sự quản lý của nhiều cơ quan ban, ngành chuyên môn khác nhau, do vậy, thủ tục xin cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo là khác nhau đối với từng sự kiện/hội thảo khác nhau. Việc xác định thẩm quyền, hồ sơ, thủ tục cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo được đề cập trong nội dung bài viết là những nội dung cơ bản được khái quát, tổng hợp từ các thủ tục đã được quy định riêng trong văn bản chuyên ngành. Do vậy, để xác định chính xác thẩm quyền, hồ sơ, thủ tục cấp Giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo của từng trường hợp cụ thể thì cần căn cứ vào các văn bản pháp luật chuyên ngành để xác định cụ thể.
4. Trình tự cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
I.Trình tự thực hiện
Bước 1: Đương sự hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn dưới đây và nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ hoặc thực hiện giao dịch trực tuyến tại trang thông tin điện tử chuyên ngành của Sở Ngoại vụ ;
Bước 2:
+ Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp, Sở Ngoại vụ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện nếu chưa đầy đủ, chưa hợp lệ; ghi phiếu biên nhận đối với hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ;
+ Trường hợp sử dụng giao dịch trực tuyến, Sở Ngoại vụ kiểm tra hồ sơ trên trang thông tin điện tử và nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ thông báo bằng thư điện tử để đơn vị gửi hồ sơ giấy cho Sở Ngoại vụ (gửi trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ);
Bước 3: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ trên giấy đầy đủ và hợp lệ, Sở Ngoại vụ có văn bản tham mưu UBND thành phố;
Bước 4: Trong vòng 04 ngày làm việc, UBND thành phố xem xét hồ sơ và có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị quốc tế gửi Sở Ngoại vụ;
Bước 5: Đương sự đến Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả theo thời gian ghi trên biên nhận
II.Thành phần, số lượng hồ sơ
Thành phần hồ sơ:
1. Văn bản của cơ quan, đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế gửi UBND thành phố đồng kính gửi Sở Ngoại vụ, bao gồm những nội dung cụ thể sau:
– Lý do, danh nghĩa tổ chức, mục đích của cuộc hội nghị, hội thảo;
– Nội dung (nội dung cụ thể sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế. Gửi kèm tài liệu, tập gấp, tờ rơi (nếu có). Tài liệu tiếng nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt), chương trình làm việc và các hoạt động bên lề của hội nghị, hội thảo;
– Hình thức và công nghệ tổ chức (trong trường hợp hội nghị, hội thảo trực tuyến);
– Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế;
– Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài;
– Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu (đối với phía nước ngoài ghi rõ họ, tên, quốc tịch, số hộ chiếu, chức danh);
– Nguồn kinh phí: Dự trù kinh phí tổ chức và nguồn kinh phí (tự lo hay được tài trợ. Nếu được tài trợ phải ghi rõ tên đơn vị, tổ chức tài trợ).
2. Ý kiến của cơ quan chuyên môn liên quan đến lĩnh vực, nội dung hội thảo được tổ chức;
3. Bản sao công chứng Giấy phép thành lập hoặc các giấy tờ tương đương chứng minh việc thành lập đơn vị trong trường hợp đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế lần đầu tiên trong năm (không áp dụng đối với cơ quan Nhà nước);
4. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học (đối với các đơn vị tổ chức hội thảo tư vấn du học);
5. Công văn thống nhất của cơ quan chủ quản (đối với các cơ quan, đơn vị Nhà nước trực thuộc các Sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân các quận, huyện).
Số lượng hồ sơ: 02 bộ.
III.Thời hạn giải quyết
1. Đối với trường hợp không sử dụng giao dịch trực tuyến:
– Sở Ngoại vụ: 02 ngày làm việc;
– UBND thành phố: 04 ngày làm việc;
2. Đối với trường hợp sử dụng giao dịch trực tuyến:
– Sở Ngoại vụ: 01 ngày làm việc từ khi nhận được hồ sơ gốc;
– UBND thành phố: 04 ngày làm việc.
IV. Lệ phí
Không có
5. Thủ tục xin cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng
Tóm tắt câu hỏi:
Chào Luật sư! Sắp tới, công ty tôi muốn tổ chức hội nghị khách hàng để tri ân khách hàng trong dịp Tết. Qua tham khảo, tôi thấy một số hướng dẫn yêu cầu phải xin cấp phép tổ chức. Cho tôi hỏi, việc tổ chức hội nghị có bắt buộc phải xin cấp phép tổ chức không? Nếu là bắt buộc, luật sư vui lòng gửi giúp dịch vụ có thể hỗ trợ chúng tôi trong việc xin cấp phép này. Mong sớm nhận được sự phản hồi của Luật sư!
Luật sư tư vấn:
Để có thể tổ chức được hội nghị, đơn vị tổ chức phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép, thể hiện bằng giấy phép tổ chức hội nghị. Vì vậy, pháp luật hiện nay đã quy định về thủ tục xin giấy phép tổ chức hội nghị tùy thuộc vào từng loại hội nghị về tính chất cũng như mục đích của việc tổ chức, có quy định cụ thể ở mỗi địa phương thông theo mô típ chung, do Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch cấp. Tuy nhiên, do chưa am hiểu hết các quy định này, cũng như không có nhiều kinh nghiệm khi tiến hành làm thủ tục mà hiện nay, việc xin cấp giấy phép tổ chức sự hội nghị của nhiều đơn vị còn gặp nhiều khó khăn, thời gian kéo dài, chi phí tốn kém.
Để được cấp phép tổ chức hội nghị, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, gửi Sở Văn hóa – Thể thao – Du lịch và Cục bản quyền tác giả để được xem xét và cấp phép tổ chức theo quy định pháp luật.
Hồ sơ bao gồm:
+ Đơn xin phép tổ chức Hội nghị, ghi rõ:
– Chủ đề Hội nghị, Hội thảo.
– Thời gian, địa điểm tổ chức.
– Người chủ trì: Họ tên, chức vụ.
– Người thuyết trình: Họ tên, chức vụ.
– Thành phần, đối tượng tham dự. (đính kèm)
+ Nếu là đơn vị tổ chức sự kiện được ủy quyền đứng ra tổ chức Hội nghị, Hội thảo phải có giấy ủy quyền.
+ Giấy phép đăng ký kinh doanh của Công ty, Đơn vị.
+ Ngoại trừ hội thảo du học, một số chương trình cần cung cấp thêm nội dung chương trình tổ chức và danh sách khách mời.
Luật sư
Cách thức tiếp cận dịch vụ:
Đây là công việc không hề đơn giản, bởi cần nhiều yếu tố tác động và cần có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc nhiều năm trong ngành để thúc đẩy quá trình xin giấy phép tổ chức hội nghị diễn ra nhanh chóng và kịp thời. Do vậy, để có thể thực hiện việc cấp phép một cách hiệu quả nhất, bạn có thể nhờ tới các dịch vụ pháp lý bên ngoài, bạn có thể liên hệ tới
