Giám đốc, kế toán trưởng được làm trưởng văn phòng đại diện?

1. Thế nào là văn phòng đại diện?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì Văn phòng đại diện được quy định là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Theo quy định này thì văn phòng đại diện được thành lập để thực hiện chức năng đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp và bảo vệ những lợi ích đó. Theo đó, căn phòng đại diện chỉ mang chức năng đại diện mà không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì tên của văn phòng đại diện phải bao gồm đầy đủ tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. 

Doanh nghiệp có quyền đặt một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính mà không bị giới hạn thành lập. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Do đó, nên khi thành lập văn phòng đại diện trong nước thì doanh nghiệp cần thực hiện làm hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở của văn phòng đại diện. 

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì văn phòng đại diện mang các đặc điểm sau:

– Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp;

– Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng theo uỷ quyền của doanh nghiệp mà không thực hiện chức năng kinh doanh;

– Không phát sinh nghĩa vụ thuế độc lập với văn phòng đại diện;

– Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện do doanh nghiệp quyết định và hoạt động theo sự phân công của doanh nghiệp.

Hiện nay, văn phòng đại diện cho doanh nghiệp được chia thành 02 nhóm chính, bao gồm:

– Văn phòng đại diện cho doanh nghiệp, công ty có hiện diện thương mại tại Việt Nam (doanh nghiệp tại Việt Nm);

– Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp của nước ngoài và không có hiện diện thương mại tại Việt Nam.

2. Quy định về trưởng văn phòng đại diện của doanh nghiệp:

Hiện nay, trong quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 cũng như các văn bản pháp luật hướng dẫn khác thì không có quy định về chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện. Theo đó, chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định và được nêu rõ trong quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện. Do đó mà một số doanh nghiệp đã đề ra chức danh cho người đứng đầu văn phòng đại diện là trưởng văn phòng đại diện.

Bên cạnh đó, đối với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng được quy định rõ trách nhiệm trong hoạt động của người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam tại Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Theo đó, người đứng đầu văn phòng đại diện là:

– Người chịu trách nhiệm chính về mọi kết quả hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện đó;

– Tổ chức các hoạt động của văn phòng đại diện theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp;

– Người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Tuy nhiên, trong trường hợp hết thời hạn uỷ quyền thực hiện công việc cho người khác mà người đứng đầu văn phòng đại diện chưa trở lại Việt Nam và không có văn bản uỷ quyền khác thì người được uỷ quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu văn phòng đại diện cho đến khi người đứng đầu đó quay trở về Việt Nam hoặc cho đến khi thương nhân không có hiện diện thương mại tại Việt Nam bổ nhiệm người khác giữ vị trí người đứng đầu văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

3. Giám đốc, kế toán trưởng được làm trưởng văn phòng đại diện?

3.1. Đối với văn phòng đại diện của công ty/ doanh nghiệp Việt Nam:

Thứ nhất, đối với vị trí giám đốc doanh nghiệp:

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 hiện nay, tại Điều 101 chỉ quy định giám đốc của doanh nghiệp Nhà nước không được kiêm nhiệm chức danh giám đốc, tổng giám đốc của doanh nghiệp khác. Ngoài ra, tại những quy định khác về tiêu chuẩn để trở thành giám đốc doanh nghiệp khác không quy định về việc giám đốc không được kiêm nhiệm chức danh này ở công ty khác. Theo đó, có thể thấy pháp luật chỉ cấm việc kiêm nhiệm chức danh giám đốc ở doanh nghiệp khác mà không cấm về việc được kiêm nhiệm chức danh giám đốc tại chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty mình. 

Do đó, giám đốc hoàn toàn có thể kiêm nhiệm vị trí trưởng văn phòng đại diện của công ty mình.

Thứ hai, đối với vị trí kế toán trưởng:

Cũng như vị trí giám đốc doanh nghiệp, trong quy định về kế toán, tiêu chuẩn và điều kiện trở thành kế toán trưởng thì Luật Kế toán năm 2015 không quy định về việc hạn chế việc kiêm nhiệm của kế toán trưởng. Do đó, kế toán trưởng có thể làm trưởng văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam nếu điều lệ của công ty không có quy định khác và không có hạn chế về vấn đề này.

3.2. Đối với văn phòng đại diện của công ty/ doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam:

Đối với việc bổ nhiệm vị trí trưởng văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam được điều chỉnh cụ thể tại Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Theo đó, người được giữ vị trí trưởng văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam không được kiêm nhiệm các chức vụ được quy định tại khoản 6 Điều 33 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Cụ thể như sau:

– Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

– Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

– Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Do đó, nếu giám đốc hoặc kế toán trưởng của thương nhân nước ngoài đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam không thuộc một trong bốn trường hợp nêu trên thì vẫn được giữ vị trí trưởng văn phòng đại diện tại Việt Nam.

4. Quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp:

4.1. Quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam:

Để bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam thì doanh nghiệp phải thực hiện theo quy trình sau:

– Bước 1: Họp Hội đồng quản trị doanh nghiệp để ra quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện phù hợp với điều lệ của công ty cũng như phù hợp với Hợp đồng lao động mà doanh nghiệp đã ký kết với người lao động được bổ nhiệm đó;

– Bước 2: Bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện.

4.2. Quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam:

Khác với việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam thì doanh nghiệp sẽ phải làm thủ tục xin cấp phép hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam và xin cấp phép lao động cho người nước ngoài vào Việt Nam làm việc giữ vị trí người đứng đầu văn phòng đại diện. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động năm 2019 thì người nước ngoài làm việc tại Việt Nam nhưng là trưởng văn phòng đại diện của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam thì sẽ không thuộc diện phải cấp phép lao động. 

Theo đó, quy trình bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện của  doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như sau:

– Bước 1: Họp Hội đồng quản trị doanh nghiệp để ra quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện phù hợp với điều lệ của công ty cũng như phù hợp với Hợp đồng lao động mà doanh nghiệp đã ký kết với người lao động được bổ nhiệm đó;

– Bước 2: Bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

– Bước 3: Nộp hồ sơ cho Sở Lao động- Thương binh và Xã hội nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở để đề nghị xác nhận người đứng đầu văn phòng đai diện của doanh nghiệp thuộc trường hợp không phải xin cấp phép lao động. Việc nộp hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Bộ luật Lao động năm 2019;

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Nghị định số 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 25/1/2016 Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

– Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 30/12/2020 Quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam và tuyển dụng, quản lý người lao động Việt Nam làm việc cho tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam.