Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là hai loại hóa đơn có vai trò và ý nghĩa khác nhau trong hoạt động kinh doanh và các vấn đề về thuế. Do đó, các kế toán trong doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về hai loại hóa đơn này để có những quyết định phù hợp. Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có được xuất hóa đơn đầu ra trước hóa đơn đầu vào không?
Mục lục bài viết
1. Được xuất hóa đơn đầu ra trước hóa đơn đầu vào không?
Hóa đơn đầu vào (hóa đơn mua hàng) được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức. Hóa đơn đầu vào là cơ sở giúp doanh nghiệp tiến hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế và thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế; giúp doanh nghiệp thực hiện tính toán chi phí kinh doanh sản xuất để đưa ra các quyết định về giá bán, phân phối, thúc đẩy, truyền thông; là căn cứ chi phí đầu vào để ra các quyết định tài chính, giá bán, thúc đẩy,..
Còn hóa đơn đầu ra là doanh nghiệp tiến hành xuất cho bên mua khi bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định. Hóa đơn này là cơ sở giúp cho doanh nghiệp hạch toán doanh thu, tính toán tiền thuế, và nộp thuế cho cơ quan Thuế; đồng thời là căn cứ xác định doanh thu để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, ra quyết định chiến lược.
Căn cứ Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
– Đối với việc bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn gồm bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không cần biết đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Đối với việc cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không cần phân biệt là đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Nếu như người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc thu tiền trong khi cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm thu được tiền.
Lưu ý: không gồm những trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng.
– Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Như vậy, theo quy định trên thì nếu như doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu ra trước khi chưa có hóa đơn đầu vào là không đúng. Thời điểm xuất hóa đơn phải đảm bảo đúng quy định nêu trên. Việc doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu ra trước khi chưa có hóa đơn đầu vào cũng sẽ dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra và chứng minh được doanh nghiệp không có hóa đơn đầu vào nhằm mục đích trốn doanh thu, đó có thể khép vào hành vi trốn thuế.
2. Mức phạt đối với hành vi xuất hóa đơn đầu ra trước hóa đơn đầu vào:
Theo như phân tích tại mục 1, doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu ra trước hóa đơn đầu vào là không đúng. Do đó, nếu cá nhân, doanh nghiệp cố tình thực hiện như vậy sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính, cụ thể như sau:
– Thực hiện phạt cảnh cáo:
+ Cá nhân lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn.
+ Cá nhân lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
+ Cá nhân lập sai hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định (lưu ý là trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế).
– Thực hiện phạt tiền mức từ 500 nghìn đồng đến 1,5 triệu đồng:
+ Đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động mà doanh nghiệp không lập hóa đơn, ngoại trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
– Thực hiện phạt tiền mức từ 3 triệu đồng đến 5 triệu đồng:
+ Cá nhân có hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.
– Thực hiện phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng:
+ Cá nhân tiến hành lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định.
+ Cá nhân tiến hành lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
+ Cá nhân lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế.
+ Cá nhân lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế.
+ Khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế mà cá nhân lập hóa đơn điện tử.
+ Trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ (ngoại trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh).
+ Cá nhân thực hiện lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Thực hiện phạt tiền mức từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng:
+ Cá nhân không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.
– Ngoài việc bị phạt tiền như trên, cá nhân phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải lập hóa đơn theo quy định.
Lưu ý: mức phạt trên là mức phạt đối với cá nhân, còn trường hợp doanh nghiệp có hành vi vi phạm thì mức phạt sẽ gấp đôi.
3. Hướng dẫn doanh nghiệp tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào:
Dưới đây là hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào nhanh nhất hiện nay:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử bằng tài khoản cơ quan thuế cấp.
Bước 2: Chọn ô “Tra cứu” rồi click vào “Tra cứu hoá đơn”.
Bước 3: Click chọn ô “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.
Khi doanh nghiệp muốn xem thông tin hóa đơn, ấn chọn “Tìm kiếm”.
Sau đó, trên giao diện sẽ hiển thị kết quả và click vào hoá đơn muốn xem để có thể thực hiện các chức năng như: Xem, In, Xuất Excel, Xuất XML.
4. Nội dung trên hóa đơn đầu vào:
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì nội dung hóa đơn đầu vào cần có đầy đủ nhưng nội dung sau:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
– Họ và tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
– Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn.
– Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản ( nếu chuyển khoản cần ghi rõ số tài khoản).
– Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
– Chữ ký người mua và người bán (Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền).
– Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:
Luật quản lý thuế năm 2019.
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư 06/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của luật quản lý thuế ngày 13 tháng 06 năm 2019 về quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
THAM KHẢO THÊM:
