Được đưa phí thuê ô tô cá nhân vào chi phí công ty không?

1. Một số loại chi phí công ty phổ biến:

Chi phí công ty là toàn bộ chi phí sản xuất, bán hàng hóa dịch vụ, quản lý doanh nghiệp và cả các khoản tiền thuế doanh nghiệp mà chính công ty đã có bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh ở trong một thời kỳ nhất định. Các chi phí này sẽ được phản ánh ngay ở trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đó. Chi phí có vai trò quan trọng để thực hiện quản lý doanh nghiệp bởi đây chính là cơ sở để cho doanh nghiệp đưa ra kế hoạch kinh doanh hiệu quả nhất. Căn cứ vào những điều kiện nêu dưới đây, doanh nghiệp có thể khiến chi phí có thể được tận dụng hiệu quả nhất, bao gồm:

– Xác định chi phí rõ ràng và cụ thể.

– Đảm bảo được chi phí phù hợp với thu nhập.

– Tăng hay giảm chi phí có liên quan đến thay đổi của nợ phải trả hoặc là giá trị tài sản.

Để vận hành hoạt động kinh doanh, công ty cần chi trả những khoản chi phí khác nhau. Trong đó bao gồm có 2 loại chính đó là chi phí cố định (đây là chi phí không phụ thuộc vào doanh thu hay quy mô sản xuất) và chi phí biến đổi (đây là chi phí phụ thuộc vào doanh thu hay quy mô sản xuất) được xác định dựa trên sự phụ thuộc vào tổng số doanh thu của công ty. Trong đó, chi phí cố định bao gồm có hai loại là chi phí cố định bắt buộc và chi phí cố định không bắt buộc. Các loại chi phí doanh nghiệp có thể kể đến gồm:

– Chi phí để tiến hành các thủ tục thành lập doanh nghiệp;

– Chi phí vật liệu: một trong những loại chi phí công ty khi hoạt động đó là khoản chi về vật liệu. Chi phí vật liệu đã bao gồm có tất cả trị giá của nguyên liệu cần thiết để cho ra những sản phẩm. Khoản chi này bao gồm có hai loại là khoản chi cho nguyên liệu chính và khoản chi cho nguyên liệu phụ sử dụng để trực tiếp cho sản xuất. Tùy thuộc vào độ quy mô kinh doanh, doanh nghiệp sẽ có tỷ lệ tiền vật liệu khác nhau.

– Chi phí nhân công: khoản tiền chi trả cho nhân viên làm việc cho công ty, bao gồm có tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp, phụ cấp và các khoản tiền khác. Đây là khoản chi phí hoạt động chiếm tỷ lệ lớn trên tổng khoản tiền doanh nghiệp chi trả.

– Chi phí khấu hao tài sản cố định: chi phí khấu hao tài sản cố định là một khoản tiền mà công ty phải chi trả cho những tài sản cố định khi mà hoạt động kinh doanh. Số tiền khấu hao gồm có 2 dạng đó là khấu hao hữu hình và khấu hao vô hình. Trong đó:

+ Khấu hao hữu hình là giá trị khấu hao doanh nghiệp cần phải chi trả để trích khấu hao tương ứng với các tài sản cố định tùy thuộc theo thời gian sử dụng.

+ Khấu hao vô hình chính là tài sản không thể hiện qua vật chất nhưng vẫn có trong giá trị doanh nghiệp.

Ngoài ra, có một vài trường hợp đặc biệt, tài sản của công ty không cần phải trả chi phí khấu hao bao gồm có: Tài sản cố định hết giá trị nhưng vẫn sử dụng, tài sản cố định mà không được kê khai ở trong sổ kế toán, tài sản cố định mà sử dụng phục vụ phúc lợi những người lao động…

– Các chi phí khác như: phí quản lý, chăm sóc khách hàng, phí quảng cáo,… Đây chính là những khoản tiền không cố định, có thể cắt giảm tùy theo mục đích riêng của công ty. Do đó, các doanh nghiệp có thể tối ưu khoản tiền này để tăng lợi nhuận.

2. Được đưa phí thuê ô tô cá nhân vào chi phí công ty không?

Khi công ty thuê xe của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ có rất nhiều các chi phí kèm theo như: lương tài xế, chi phí xăng dầu, phí cầu đường, chi phí bảo dưỡng định kỳ (nếu như có). Vì thế, nếu không hợp thức hóa chi phí thuê xe của cá nhân không có hóa đơn, các chi phí kể trên có thể bị xuất toán khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Chính vì thế, việc hợp thức hóa chi phí thuê xe cá nhân là việc cần phải làm khi đây là chi phí thực tế phát sinh tại doanh nghiệp. Bộ hồ sơ mà doanh nghiệp cần phải lưu để chứng minh chi phí thuê xe cá nhân của doanh nghiệp là hợp lệ, bao gồm:

– Hợp đồng thuê xe giữa chính doanh nghiệp với cá nhân.

– Bản sao chứng thực các giấy tờ xe gồm có: Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe, bảo hiểm xe, giấy tờ tùy thân của chính cá nhân chủ sở hữu xe như thẻ CCCD hoặc hộ chiếu.

– Các chứng từ thanh toán tiền thuê xe cho cá nhân.

– Giấy tờ kê khai, nộp thuế nếu như giá trị hợp đồng thuê xe trên 100.000.000 đồng/năm.

3. Có được đưa phí thuê ô tô cá nhân vào chi phí hợp lý:

Điều 4 của Thông tư  số 96/2015/TT-BTC quy định trừ các khoản chi không được trừ mà tại Thông tư này đã nêu rõ thì doanh nghiệp sẽ chỉ được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:

Điều kiện 1: Khoản chi thực tế có phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện 2: Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo đúng quy định pháp luật.

Điều kiện 3: Khoản chi nếu như mà có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần mà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (số giá trị này đã bao gồm có thuế giá trị gia tăng) khi thực hiện việc thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật thuế giá trị gia tăng.

Tóm lại rằng, doanh nghiệp sẽ được trừ mọi khoản chi nếu khoản chi đó đã có phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh của chính doanh nghiệp và khoản chi đó có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

Lưu ý rằng:

– Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ mà từng lần mua có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến tại thời điểm mà có thực hiện ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì được tính vào chi phí được trừ khi tiến hành việc xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

– Trường hợp khi thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải thực hiện việc kê khai và điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không có dùng khoản tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả là ở trong trường hợp chính cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác đã có quyết định thanh tra, kiểm tra về kỳ tính thuế có phát sinh về khoản chi phí này).

Như vậy, nếu phí thuê ô tô cá nhân của công ty đáp ứng đủ các điều kiện sau thì sẽ được đưa phí thuê ô tô cá nhân vào chi phí hợp lý:

Điều kiện 1: Khoản chi thuê ô tô cá nhân có phát sinh liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Điều kiện 2: Khoản chi thuê ô tô cá nhân có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo đúng quy định pháp luật.

Điều kiện 3: Khoản chi thuê ô tô cá nhân có hoá đơn dịch vụ từng lần mà có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá trị này đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng) khi thực hiện thanh toán thuê ô tô cá nhân phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật thuế giá trị gia tăng.

Chi phí thuê ô tô cá nhân ở tại doanh nghiệp được hạch toán cụ thể như sau:

– Nợ TK 641, 642 – Tùy vào các mục đích thuê ô tô cá nhân mà cho vào tài khoản phù hợp.

– Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào mà được khấu trừ.

– Có TK 111, 112, 331.

Những văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Văn bản hợp nhất 01/VBHN-VPQH 2023 hợp nhất Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.