Dự trữ tiền mặt là gì? Đặc điểm và phân tích nhược điểm của dự trữ tiền mặt

Tiền luôn là vấn đề thiết yếu của con người và các doanh nghiệp. Để đảm bảo cho dòng tiền trong cuộc sống của con người hoặc trong hoạt động của doanh nghiệp, thì con người, doanh nghiệp thường sử dụng phương thức dự trữ tiền mặt. Việc dự trữ tiền mặt đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

1. Dự trữ tiền mặt là gì?

Dự trữ tiền mặt là quỹ mà các công ty dành ra để sử dụng trong các tình huống khẩn cấp. Số tiền tiết kiệm được được dùng để trang trải các chi phí phát sinh ngoài kế hoạch hoặc đột xuất. Trong hầu hết các trường hợp, các khoản dự trữ đặc biệt dành cho các nhu cầu ngắn hạn. Một lợi ích của việc duy trì một khoản dự trữ như vậy là công ty có thể tránh được nợ thẻ tín dụng hoặc phải gánh thêm khoản nợ vay. (Các khoản cho vay thường được sử dụng cho các nhu cầu tài chính lớn hơn, có kế hoạch.)

Các doanh nghiệp thường sử dụng tài khoản ngân hàng của công ty họ để lưu trữ tiền tiết kiệm được như một khoản dự trữ tiền mặt. Tiền cũng có thể được đặt trong một tài khoản riêng, được chỉ định là tài khoản dự trữ tiền mặt.

Định nghĩa thứ hai thì dự trữ tiền mặt cũng có thể đề cập đến các khoản đầu tư ngắn hạn, có tính thanh khoản cao mà các cá nhân và công ty thực hiện để tiếp cận nhanh chóng với các nguồn tài chính mà không cần phải có một lượng lớn tiền mặt. Dự trữ tiền mặt trung thực rất phổ biến khi đầu tư vào các tài sản có tính thanh khoản cao. Đây là một khoản đầu tư cụ thể từ gia đình quỹ tương hỗ của Fidelity. Công cụ đầu tư hoàn hảo cho các cá nhân, gia đình và doanh nghiệp vì nó có thể đưa ra lệnh thanh lý và nhận tiền ngay trong ngày.

2. Đặc điểm và mục đích của dự trữ tiền mặt:

Trong khi dự trữ được duy trì để giải quyết nhu cầu thanh khoản của tiện ích, có những lý do khác để dự trữ tại chỗ. Dự trữ tiền mặt hoạt động thường được sử dụng để:

Hấp thụ các khoản lỗ doanh thu ngắn hạn do sự biến động theo mùa của nhu cầu. Các tiện ích kết hợp thành phần thể tích vào cơ cấu giá của chúng có thể làm giảm doanh thu trong thời gian nhu cầu nước thấp hơn bình thường.

Bù đắp khoản lỗ doanh thu do doanh thu hàng năm thấp hơn dự kiến. Hạn chế sử dụng nước dài hạn, mất một hoặc nhiều khách hàng quan trọng và suy thoái kinh tế là những sự kiện có thể tác động tiêu cực đến doanh thu dịch vụ tiện ích trong suốt một năm hoặc lâu hơn. Để giảm thiểu nhu cầu tăng lãi suất đáng kể để bù đắp những sự kiện này, dự phòng hoạt động có thể được sử dụng để giải quyết tình trạng thiếu hụt doanh thu trong thời gian ngắn hạn, trong khi tỷ lệ tăng dần trong vài năm để đáp ứng nhu cầu doanh thu.

Giải quyết sự khác biệt về thời gian giữa dòng tiền vào và ra định kỳ. Các tiện ích phải chịu nhiều loại chi phí hoạt động khác nhau để cung cấp dịch vụ liên tục trong năm nhưng thu hồi các chi phí này từ khách hàng theo định kỳ (tức là hàng tháng, hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm). Do quy trình thanh toán và chính sách thu tiền, các tiện ích có thể không thu hồi chi phí liên quan đến một thời hạn dịch vụ nhất định cho đến vài tháng sau khi thời hạn đó kết thúc.

Thanh toán các chi phí hoạt động đột xuất hoặc bất thường. Thông thường, các cơ sở cung cấp nước và nước thải phải chịu chi phí trong năm cao hơn mức có thể đã được lập ngân sách hoặc kế hoạch. Những chi phí đó có thể là do sự cố phương tiện không lường trước được hoặc do hỏng hóc thiết bị nhỏ, tăng ca quá mức do lượng rò rỉ hoặc hỏng hóc chính cao hơn mức bình thường hoặc cao hơn giá điện hoặc hóa chất dự kiến ​​do các yếu tố kinh tế không mong muốn.

Duy trì dự trữ tiền mặt đầy đủ liên quan đến việc phân loại quỹ của người trả theo tỷ lệ cho các sự kiện không cụ thể hoặc không chắc chắn và các chi phí liên quan của chúng. Công ty phải có thể nhận ra lợi ích rõ ràng bằng cách nắm giữ khoản dự trữ.

Xem thêm: Dự trữ bắt buộc là gì? Đặc điểm và ví dụ về dự trữ bắt buộc?

Có nhiều lợi ích có thể được thực hiện bằng cách duy trì hoạt động và dự trữ đủ vốn. Vì dự trữ giải quyết nhu cầu thanh khoản, một lợi ích là chúng đảm bảo các hóa đơn được thanh toán đúng hạn và đầy đủ, và tiện ích có thể tiếp tục hoạt động mà không bị gián đoạn. Các khoản dự trữ cũng hỗ trợ các tiện ích trong hoạt động của họ với tư cách là các doanh nghiệp tự duy trì độc lập với sự hỗ trợ chung của chính phủ.

Cuối cùng, dự trữ có thể giúp giảm chi phí đi vay bằng cách duy trì xếp hạng tín dụng mạnh hoặc cải thiện yếu hơn.

Dự trữ tiền mặt cho doanh nghiệp: Hai lý do chính khiến các công ty giữ dự trữ tiền mặt là để trang trải mọi chi phí ngắn hạn bất ngờ và để có đủ thanh khoản để tài trợ cho các cơ hội đầu tư khác nhau. Hầu hết các tổ chức chọn giữ dự trữ bằng tiền mặt, do tính thanh khoản cao, nhưng những người chọn giữ dự trữ bằng tín phiếu kho bạc kỳ hạn 3 tháng cũng được coi là giữ dự trữ tiền mặt, do thời gian đáo hạn của tín phiếu ngắn.

Dự trữ tiền mặt cho các ngân hàng: Có những yêu cầu đặc biệt đặt ra đối với các ngân hàng vì vị trí của họ là các tổ chức tài chính liên tục cần trả lại số tiền mà mọi người và công ty đã gửi trước đó. Số tiền chính xác được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm của tổng số nợ phải trả tiền gửi và cần được giữ bằng tiền mặt và bên trong kho tiền hoặc dưới dạng tiền gửi trong ngân hàng Dự trữ Liên bang.

Dự trữ tiền mặt cho cá nhân: Hầu hết mọi người giữ tiền dự trữ trong tài khoản ngân hàng hoặc các khoản đầu tư ngắn hạn với rủi ro mất giá tối thiểu, như tín phiếu kho bạc hoặc chứng chỉ tiền gửi. Tiền được giữ dưới dạng cổ phiếu hoặc bất kỳ hình thức đầu tư có tính thanh khoản nhưng dễ bay hơi nào khác thường không được coi là dự trữ tiền mặt.

3. Ưu và nhược điểm của việc dự trữ tiền mặt:

Một số tình huống thường gặp nhất khi dự trữ tiền mặt hữu ích cho một tổ chức là:

Trong những tháng có doanh số bán hàng thấp: Hầu hết các ngành hàng đều có các kỳ doanh số bán hàng cao và thấp khác nhau trong suốt cả năm. Với thực tế là một số doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc trang trải các chi phí thường xuyên trong những tháng chậm, việc có một khoản dự trữ tiền mặt có thể giúp công ty không bị âm dòng tiền hoặc không phải đi vay với lãi suất để trang trải chi phí.

Khi thực hiện mua lại mới: Khi một công ty quyết định cần một thiết bị mới có thể cải thiện hoạt động của mình, thì công ty đó có thể tài trợ chi phí ngắn hạn thông qua dự trữ tiền mặt của mình. Với thực tế là hầu hết các thiết bị đều hoàn vốn đầu tư trong dài hạn, việc sử dụng tiền mặt dự trữ thay vì sử dụng tín dụng có thể là một động thái có lợi về mặt tài chính.

Xem thêm: Mẫu đơn xin dự trù kinh phí và hướng dẫn viết đơn chi tiết nhất

Để trang trải cho ba tháng lương: Nếu tổ chức của bạn trả lương cho nhân viên hai tuần một lần, thì bạn có hai tháng trong năm mà tổ chức cần trang trải ba kỳ lương thay vì hai kỳ như bình thường. Nếu điều đó được biết là gây ra khó khăn về tài chính, thì một giải pháp tiềm năng là liên tục gửi tiền vào kho dự trữ tiền mặt trong suốt cả năm và sử dụng nó vào ba tháng lãnh lương.

Đối với các cơ hội tăng trưởng đáng kể: Các công ty có thể gặp nhiều cơ hội khác nhau để phát triển nhanh chóng, chẳng hạn như mức độ phổ biến rất lớn của một số sản phẩm của họ hoặc một khách hàng yêu cầu họ hoàn thành một dự án hơi vượt quá phạm vi của họ. Sử dụng dự trữ tiền mặt cho những tình huống như vậy có thể chứng tỏ là một động thái tích cực cho tổ chức.

Đối với các chi phí đột xuất lớn: Dự trữ tiền mặt cũng có thể bảo vệ công ty trong trường hợp các chi phí đột ngột nằm ngoài tầm kiểm soát của bất kỳ ai, chẳng hạn như thiên tai, phá hủy tài sản, các khoản nợ khác nhau và các tình huống tương tự khác.

Một số nhược điểm quan trọng nhất của việc dự trữ tiền mặt là:

Cơ hội có thể bị bỏ lỡ: Tích lũy tiền mặt trong khoản dự trữ khẩn cấp có thể chặn các khoản tiền có thể được chi để phát triển doanh nghiệp.

Lợi tức đầu tư thấp: Mặc dù dự trữ tiền mặt có thể là một động thái tích cực, nhưng công ty đầu tư số tiền dư thừa của mình vào các khoản đầu tư có khả năng sinh lời cao hơn, như cổ phiếu, vàng, trái phiếu và các yếu tố khác của danh mục đầu tư đa dạng, có thể tạo ra lợi nhuận lớn hơn đáng kể

Dự trữ tiền mặt rất quan trọng đối với các công ty. Dự trữ giữ tiền mà một doanh nghiệp có thể sử dụng khi chi phí bất ngờ tăng lên hoặc khi doanh thu giảm. Việc tính toán doanh thu của công ty và trừ đi các chi phí mang lại cho các công ty số tiền họ cần trang trải mỗi tháng. Dự trữ tiền mặt lý tưởng là ít nhất phải đủ để trang trải các chi phí của công ty trong sáu tháng.