Đối chiếu công nợ là gì? Quy định mới về đối chiếu công nợ?

1. Đối chiếu công nợ là gì?

Trong giao thương buôn bán, quá trình trao đổi sản phẩm hàng hóa, thường sẽ xuất hiện các tài khoản chính được xem là công nợ. Đó là những tài khoản chính chưa chưa kịp thời được thanh toán bởi khách hàng với doanh nghiệp, hoặc bởi đối tác doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, hoặc các bên có liên quan. Thông thường công nợ được phân 02 loại như sau:

• Công nợ phải thu: là những khoản tiền trong hoạt động bán hàng, cung cấp sản phầm, dịch vụ cho đối tác, cho khách hàng nhưng tiền chưa được thu về. Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần lưu ý:

+ Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và từng lần phát sinh.

+ Theo dõi thanh toán để gửi công văn, giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng

+ Tập hợp và lưu trữ các giấy tờ, chứng từ liên quan đến công nợ. Biên bản đối chiếu cuối thàng cần có chữ ký của cả 2 bên để tránh rắc rối về sau.

+ Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán công nợ cần báo lên cấp trên. Sau đó, có phương án xử lý kịp thời, tránh thất thoát tiền của doanh nghiệp.

• Công nợ phải trả: Là các khoản tiền mà chủ thể kinh doanh cần thực hiện việc trả cho những bên cung cấp, các bên đối tác trong quá trình mua vật tư, nguyên vật liệu, dịch vụ nhưng chưa đủ khả năng thanh toán, chưa kịp thời thanh toán.

Khi theo dõi công nợ phải thu, kế toán công nợ cần lưu ý:

+ Hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nhóm đối tượng

+ Theo dõi sát sao và thanh toán đúng hạn cho các nhóm đối tượng. Đảm bảo uy tín của doanh nghiệp và đúng luật đối với các khoản phải nộp cho nhà nước.

+ Với các khoản nợ chưa có hóa đơn, kế toán công nợ vẫn phải theo dõi ngoài. Khi có hóa đơn mới cập nhật vào sổ sách.

Ngoài hai khoản chính trên thì kế toán công nợ còn phải theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, trả lương và trợ cấp cho nhân viên, khoản phải nộp cho ngân sách nhà nước.

Như vậy, đối chiếu công nợ là thủ tục khá quan trọng. Nó giúp các bên có cơ sở, trung gian để thực hiện việc xác nhận, đối chiếu cũng như cam kết về thời điểm có khả năng trả nợ. Biên bản đối chiếu công nợ được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục do bộ phận kế toán có trách nhiệm đảm nhiệm và lưu trữ.

2. Nguyên tắc đối chiếu công nợ:

– Đáp ứng điều kiện về chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định của pháp luật;

– Nội dung đối chiếu công nợ không trái quy định pháp luật, không trái các giá trị đạo đức xã hội;

– Nguyên tắc đối chiếu công nợ giữa các bên hoàn toàn trên tinh thần tự nguyện và công bằng, tôn trọng lẫn nhau.

– Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành văn bản, gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Biên bản đối chiếu công nợ là văn bản hoặc các hình thức khác tương đương, xác lập làm căn cứ để kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên.

Biên bản này rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp đồng thời liên quan đến các hoạt động kê khai thuế với cơ quan nhà nước.

3. Mục đích lập biên bản đối chiếu công nợ:

Biên bản đối chiếu công nợ giữa khách hàng và nhà cung cấp chính là điều điều tiên cần đến khi quyết toán thuế. Nó chính là căn cứ để kiểm tra tình hình thanh toán tiền hàng giữa bên mua và bên bán, nhất là việc thanh toán những hóa đơn giá trị gia tăng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên có thực hiện đúng theo quy định hay không.

Bên cạnh biên bản xác nhận công nợ thì biên bản đối chiếu này sẽ giúp cho kế toán kiểm soát được tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp mình đối với nhà cung cấp, khách hàng đã thực hiện đúng với nội dung hợp đồng kinh tế đã ký kết hay không? Số nợ còn lại có chuẩn đúng với tình hình thực tế hay không?

4. Những sai sót trong biên bản đối chiếu công nợ:

Những khoản nợ phải thu chưa có đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm cuối năm theo như đúng quy định.

• Kế toán gửi thư xác nhận cho khách hàng nhưng tỷ lệ phản hồi lại rất thấp, điều này dẫn đến việc sai sót trong quản lý công nợ.
• Công nợ mà doanh nghiệp phải thu khách hàng bị chênh lệch giữa sổ kế toán với biên bản đối chiếu công nợ và chưa xác định được nguyên nhân.
• Đặc biệt với các doanh nghiệp xây dựng xây lắp thì đa số đều không đối chiếu nợ hoặc đối chiếu nợ có phần chênh lệch, và thậm chí có nhiều khoản nợ không có đối tượng rõ ràng như các mô hình doanh nghiệp khác.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ để tránh sai sót trong việc thiết lập biên bản đối chiếu này. Do đó mà hiện nay nhiều doanh nghiệp tìm đến các công ty cung cấp dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để thực hiện toàn bộ nghiệp vụ kế toán liên quan để tránh xảy ra rủi ro.

5. Nguyên nhân khách hàng không chịu đối chiếu công nợ:

Một số trường hợp khách hàng không chịu đối chiếu công nợ có thể xuất phát từ một số nguyên nhân sau:

• Vẫn còn bị tranh chấp trong quá tình giải quyết việc thu hồi nợ.
• Trong quá trình hợp tác do không muốn mất lòng các đối tác của mình nên đã không thúc giục thường xuyên về vấn đề đối chiếu công nợ, gửi đối chiếu công nợ hay khách nợ không ký đối chiếu cũng như không có ý kiến trả lời nhưng nhân viên kế toán vẫn bỏ qua và không lưu tâm. Đây chính là một trong những yếu tố gây nên khó khăn và vướng mắc cho quá trình thu hồi công nợ về sau khi không có văn bản xác nhận về số công nợ còn lại.
• Khách hàng không còn khả năng thanh toán nợ.
• Khách hàng có ý định chiếm dụng vốn để kinh doanh do không phải trả lãi.

6. Kế toán cần làm gì khi khách hàng không chịu đối chiếu công nợ?

Khi khách hàng không chịu ký đối chiếu công nợ cho doanh nghiệp thì nhân viên kế toán cần phải thực hiện các công việc sau:

• Khi gửi xác nhận nợ cần chuyển phát có đảm bảo để có bên thứ ba là bên chuyển phát chứng nhận là đã gửi cho đúng đối tượng.
• Nếu khách hàng vẫn không phản hồi, kế toán cần làm công văn nhắc nợ và chuyển phát đảm bảo cho khách hàng. Sau đó vài ngày hãy gọi điện cho kế toán trưởng. Trường hợp kế toán trưởng vẫn không hợp tác thì bạn nên gọi trực tiếp cho giám đốc tài chính hoặc giám đốc điều hành bên đó.
• Nếu khách hàng vẫn không phản hồi, kế toán cần phải làm công văn nhắc nợ lần 2 và sau đó đưa cho nhân viên chuyên đi thu nợ của công ty bạn gửi đi. Khi đi nhân viên thu nợ nhớ mang theo biên bản làm việc để khi khách hàng có thái độ hợp tác hơn thì hãy dùng biên bản làm việc ngay lập tức yêu cầu phía khách hàng xác nhận ngày trả nợ.
• Nếu khách hàng vẫn không có bất cứ phản ứng nào khác thì bên kế toán công nợ cần lên phương án cân nhắc trong việc cần phải nhờ vào sự can thiệp của bên thứ 3 là các công ty thu nợ chuyên nghiệp hoặc sự can thiệp của các cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Nếu bên thứ 3 làm việc trong vòng 1 tháng mà vẫn không có hiệu quả và không thu được nợ thì lúc này bạn nên chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ để kiện ra Tòa.

7. Các bước thực hiện đối chiếu công nợ:

Đối với công nợ phải thu:

– In các chứng từ sau để gửi cho khách hàng phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải thu:

+ Biên bản đối chiếu công nợ: để khách hàng xác nhận công nợ và gửi lại cho Doanh nghiệp.

+ Thông báo công nợ/Sổ chi tiết công nợ phải thu: Để khách hàng kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch.

– Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế..

– Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của khách hàng để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.

Đối với công nợ phải trả

– In các chứng từ sau để gửi cho Nhà cung cấp phục vụ cho mục đích đối chiếu, xác nhận công nợ phải trả:

+ Biên bản đối chiếu công nợ: để Nhà cung cấp xác nhận công nợ và gửi lại cho Doanh nghiệp.

+ Sổ chi tiết công nợ phải trả: Để Nhà cung cấp kiểm tra, đối chiếu nếu có chênh lệch.

– Trường hợp có chênh lệch thì chỉnh sửa lại cho đúng với thực tế.

– Lưu lại Biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của Nhà cung cấp để phục vụ quyết toán báo cáo tài chính.