Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107

1. Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu như thế nào? 

Định khoản kế toán được hiểu là việc xác định ghi số tiền trong Nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh vào bên nợ, bên có trong Tài khoản kế toán có liên quan.

Kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu là kế toán chấp hành ngân sách Nhà nước tại các đơn vị hành chính sự nghiệp như bệnh viện, ủy ban, trường học,… Đây được cho là công cụ quản lý, điều chỉnh hoạt động tài chính, kinh tế tại các đơn vị hành chính.

Như vậy, định khoản kế toán hành chính sự nghiệp được hiểu là việc các kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hành chính sự nghiệp như bệnh viện, ủy ban, trường học,… thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến kế toán nào, được ghi vào Bên có, Bên nợ của các tài khoản kế toán. 

Ví dụ: Khách hàng thực hiện việc thanh toán tiền mặt 10.000.000 VNĐ. Thì tiến hành định khoản kế toán như sau:

– Nợ TK 111 – Tiền mặt: 10.000.000 VNĐ

– Có TK 131 – Phải thu của khách hàng: 10.000.000 VNĐ.

Căn cứ theo số lượng tài khoản trong một định khoản, chúng ta có thể chia định khoản kế toán làm 2 loại sau đây

i) Định khoản phức tạp: Được hiểu là loại định khoản nêu lên quan hệ đối ứng của từ 3 tài khoản kế toán trở lên. Ví dụ:

Công ty TNHH A đã mua hàng hóa nhập kho hết 20.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Định khoản kế toán phức tạp như sau:

Nợ TK 131 – Thuế GTGT được khấu trừ: 2.000.000 VNĐ

Nợ TK 156 – Hàng hóa là: 20.000.000 VNĐ

               Có TK 111 – Tiền mặt: 22.000.000 VNĐ

ii) Định khoản giản đơn: Được hiểu là loại định khoản nêu lên quan hệ đối ứng của 2 tài khoản kế toán. Trong đó có: 1 là tài khoản ghi nợ và 1 là tài khoản ghi có. Ví dụ:

Khách mua hàng hóa đơn thanh toán bằng tiền mặt 10.000.000 VNĐ.

Định khoản giản đơn:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: 10.000.000 VNĐ

            Có TK 111 – Tiền mặt: 10.000.000 VNĐ

Hiện nay, theo quy định thì khi định khoản kế toán, các kế toán viên cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

– Phải xác định tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau.

– Một định khoản phức tạp có thể tác thành các định khoản giản đơn, tuy nhiên các kế toán viên cần lưu ý, không được gộp các định khoản giản đơn thành một định khoản phức tạp.

– Xác định được tổng số tiền ghi vào bên Nợ các tài khoản phải bằng số tiền ghi vào bên Có các tài khoản trong cùng một định khoản.

2. Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp theo thông tư 107: 

2.1. Trường hợp, khi rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt của đơn vị

Khi rút tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc về quỹ tiền mặt của đơn vị, cần ghi:

– Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc ;

– Nợ TK 111- Tiền mặt;

2.2. Trường hợp rút tạm ứng dự toán cho hoạt động về quỹ tiền mặt của đơn vị nhằm mục đích chi tiêu:

Trường hợp rút tạm ứng dự toán chi hoạt động về quỹ tiền mặt của đơn vị để chi tiêu, ta có:

Thứ nhất, Khi rút tạm ứng dự toán chi hoạt động, cần ghi:

– Nợ TK 111 – Tiền mặt;

– Có TK 337 – Tạm thu (3371).

– Đồng thời, phải ghi: Có TK 008 – Dự toán chi hoạt động (008211, 008221).

Thứ hai, Xuất quỹ tiền mặt tạm ứng cho người lao động trong đơn vị, ghi:

– Có TK 111- Tiền mặt -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp

– Nợ TK 141- Tạm ứng

Khi người lao động thanh toán tạm ứng, cần ghi:

 – Có TK 141- Tạm ứng

– Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động

Đồng thời, cần phải ghi:

– Có TK 511- Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

– Nợ TK 337- Tạm thu (3371).

Thứ ba, Đối với Các khoản chi trực tiếp từ quỹ tiền mặt thuộc nguồn ngân sách nhà nước mà trước đó đơn vị đã tạm ứng, cần phải ghi:

– Nợ TK 611- Chi phí hoạt động

– Có TK 111- Tiền mặt.

Đồng thời, ghi:

– Nợ TK 337- Tạm thu (3371)

– Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

Thứ tư, Thanh toán các khoản phải trả bằng tiền mặt, cần ghi:

– Có TK 111- Tiền mặt;

– Nợ các TK 331, 332, 334…

Đồng thời, cần phải ghi:

– Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp.

– Nợ TK 337- Tạm thu (3371).

Thứ năm, Đối với các khoản ứng trước cho nhà cung cấp:

– Cần căn cứ các chứng từ có liên quan và hợp đồng,  xuất quỹ tiền mặt ứng trước cho nhà cung cấp, cần ghi:

+ Có TK 111- Tiền mặt.

+ Nợ TK 331- Phải trả cho người bán

– Khi tiến hành việc thanh lý hợp đồng với nhà cung cấp, cần ghi:

+ Có TK 331 – Phải trả cho người bán.

+ Nợ 611- Chi phí hoạt động

Đồng thời, kế toán cần phải ghi:

– Có TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp.

– Nợ TK 337- Tạm thu (3371).

Thứ sáu, Khi làm thủ tục thanh toán tạm ứng với Ngân sách Nhà nước cần ghi:

– Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008211, 008221) – ghi âm.

– Đồng thời, kế toán cần phải ghi: Có TK 008- Dự toán chi hoạt động (008212, 008222) – ghi dương.

2.3. Trường hợp thu phí, lệ phí:

Đối với trường hợp khi thu phí, lệ phí, kế toán cần ghi:

– Có TK 337- Tạm thu (3373), hoặc

– Có TK 138- Phải thu khác (1383);

– Nợ TK 111- Tiền mặt;

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng;

2.4. Trường hợp khi thu được các khoản phải thu của khách hàng:

Khi thu được các khoản phải thu của khách hàng, kế toán cần ghi:

– Có TK 131- Phải thu khách hàng.

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

2.5. Trường hợp khi thu hồi các khoản đã tạm ứng cho người lao động trong đơn vị:

Khi thu hồi các khoản đã tạm ứng cho người lao động trong đơn vị, kế toán cần ghi:

– Có TK 141- Tạm ứng

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

2.6. Trường hợp nhận vốn góp kinh doanh của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị:

Trường hợp nhận vốn góp kinh doanh của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị, kế toán cần ghi:

– Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh (định khoản kế toán hành chính sự nghiệp);

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

2.7. Trường hợp khi thu hồi các khoản nợ phải thu nội bộ:

Trong trường hợp khi thu hồi các khoản nợ phải thu nội bộ, ghi:

– Có TK 136- Phải thu nội bộ -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp;

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

2.8. Trường hợp, số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý:

Trường hợp, số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê, chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, kế toán cần ghi:

– Có TK 338- Phải trả khác (3388).

– Nợ TK 111- Tiền mặt

2.9. Trường hợp, khi thu được lãi đầu tư trái phiếu, túi phiếu, cổ tức/lợi nhuận được chia và các khoản đầu tư tài chính khác: 

Trường hợp, khi thu được lãi đầu tư trái phiếu, túi phiếu, cổ tức/lợi nhuận được chia và các khoản đầu tư tài chính khác, ghi:

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

– Có TK 138- Phải thu khác (1381, 1382) hoặc

– Có TK 515- Doanh thu tài chính.

2.10. Trường hợp khi thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

– Đối với dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu và các loại thuế gián thu khác kế toán phản ánh doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế này phải được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu, kế toán cần ghi:

+ Có TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ (giá bán chưa có thuế GTGT)

+ Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)

+ Nợ TK 111- Tiền mặt là tổng giá thanh toán

+ Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

– Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế gián thu phải nộp. Các kế toán vào định kỳ phải xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

+ Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước.

+ Nợ TK 531- Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ.

2.11. Trường hợp khi đơn vị vay tiền:

Trong trường hợp đơn vị vay tiền, kế toán cần ghi:

– Có TK 338- Phải trả khác (3382)

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

2.12. Trường hợp khách hàng đặt tiền trước cho các dịch vụ, hàng hóa; bệnh nhân đặt tiền trước khi sử dụng các dịch vụ khám, chữa bệnh tại bệnh viện…:

Trong trường hợp này, kế toán cần ghi:

– Có TK 131- Phải thu khách hàng.

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

2.13. Trường hợp nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược:

Trường hợp nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược thì kế toán cần ghi:

– Có TK 348- Nhận đặt cọc, ký quỹ, ký cược.

– Nợ TK 111- Tiền mặt.

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

2.14. Trường hợp nhận lại tiền đơn vị đã đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược cho đơn vị khác:

 Trường hợp nhận lại tiền đơn vị đã đi đặt cọc, ký quỹ, ký cược cho đơn vị khác, kế toán cần ghi:

– Có TK 248- Đặt cọc, ký quỹ, ký cược -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp)

– Nợ TK 111- Tiền mặt

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

2.15. Trường hợp khi phát sinh các khoản thu hộ đơn vị, cá nhân khác (như thu hộ tiền đề tài cho các đơn vị thực hiện đề tài,chủ nhiệm đề tài …):

Trường hợp khi phát sinh các khoản thu hộ đơn vị, cá nhân khác (như thu hộ tiền đề tài cho các các đơn vị thực hiện đề tài,chủ nhiệm đề tài…), ghi:

– Có TK 338- Phải trả khác (3381).

– Nợ TK 111- Tiền mặt.

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

2.16. Trường hợp kế toán hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ:

– Trường hợp khi thu tiền nhượng bán, thanh lý TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động nhượng bán,  thanh lý TSCĐ, trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động nhượng bán, thanh lý TSCĐ được để lại đơn vị, khi thu kế toán ghi:

+ Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước (3331) (nếu có).

+ Nợ TK 111- Tiền mặt (tổng giá thanh toán).

+ Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

+ Có TK 711- Thu nhập khác (7111) (số thu chưa có thuế GTGT).

– Khi thu tiền nhượng bán, thanh lý TSCĐ kể cả thu tiền bán hồ sơ thầu liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ, trường hợp theo cơ chế tài chính phần chênh lệch thu lớn hơn chi của hoạt động thanh lý, nhượng bán TSCĐ đơn vị phải nộp lại cho ngân sách nhà nước:

+ Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp ngân sách nhà nước, ghi:

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

+ Phản ánh số thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:

Có TK 337- Tạm thu (3378).

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

+ Phản ánh số chi thanh lý, nhượng bán TSCĐ, ghi:

Có TK 111- Tiền mặt.

Nợ TK 337- Tạm thu (3378).

+ Khi nộp, ghi:

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp.

Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 111- Tiền mặt

2.17. Trường hợp thu tiền bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB bằng tiền ngân sách nhà nước:

Trường hợp thu tiền bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB bằng tiền ngân sách nhà nước, ghi:

– Phản ánh số chi cho lễ mở thầu, ghi:

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 111- Tiền mặt

– Chênh lệch thu lớn hơn chi phải nộp ngân sách nhà nước, ghi:

Có TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

– Khi nộp, ghi:

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp

Nợ TK 333- Các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 111- Tiền mặt.

– Phản ánh số thu bán hồ sơ mời thầu các công trình XDCB, ghi:

Có TK 337- Tạm thu (3378).

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

2.18. Trường hợp kế toán hoạt động đấu thầu mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị:

Trường hợp kế toán hoạt động đấu thầu mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị, kế toán cần ghi:

– Khi phát sinh các khoản thu từ hoạt động đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của đơn vị như thu để bù đắp chi phí giải quyết xử lý kiến nghị của nhà thầu, thu bán hồ sơ thầu và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật đấu thầu, kế toán ghi:

+ Có TK 337- Tạm thu (3378).

+ Nợ TK 111- Tiền mặt

+ Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng

– Khi phát sinh các khoản chi phí cho quá trình giải quyết các kiến nghị của nhà thầu,đấu thầu, kế toán cần ghi:

Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

Có TK 111- Tiền mặt.

– Xử lý chênh lệch chi, thu: Trong trường hợp thu lớn hơn chi, theo quy định của cơ chế quản lý tài chính phần chênh lệch đó được bổ sung vào nguồn thu hoạt động thu hoạt động khác của đơn vị, kế toán ghi:

Có TK 511 – Thu hoạt động do NSNN cấp. (5118)

Nợ TK 337- Tạm thu (3378)

– Đối với các trường hợp thu nhỏ hơn chi theo quy định của cơ chế quản lý tài chính đơn vị được phép sử dụng nguồn thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp của đơn vị để bù đắp chi phí thiếu, kế toán cần ghi:

+ Nợ TK 611- Chi phí hoạt động

+ Có TK 111- Tiền mặt – Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp

2.19. Trường hợp thu các khoản thuế đã nộp nhưng sau đó được hoàn, được giảm; Bên thứ 3 bồi thường thiệt hại (tiền bảo hiểm, tiền đền bù được bồi thường); tiền phạt do khách hàng vi phạm hợp đồng; thu nợ khó đòi của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ đã xử lý xóa sổ; các khoản nợ phải trả không xác định được chủ: 

Trong trường hợp này, kế toán cần ghi:

– Có TK 711- Thu nhập khác (7118).

– Nợ TK 111- Tiền mặt.

– Nợ TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

2.20. Trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho:

Trong trường hợp mua nguyên liệu, vật liệu, dụng cụ, công cụ nhập kho, ghi:

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

– Nợ các TK 152, 153

– Có TK 111- Tiền mặt.

Lưu ý: mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại, nguồn ngân sách nhà nước; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, đồng thời, ghi:

– Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)

– Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612, 36622, 36632).

– Đồng thời, ghi: Có TK 014- Nguồn phí được khấu trừ, để lại trong trường hợp đơn vị mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại.

2.21. Trường hợp mua TSCĐ về đưa ngay vào sử dụng:

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp.

– Nợ các TK 211, 213

– Có TK 111- Tiền mặt

– Nếu mua bằng nguồn ngân sách nhà nước; nguồn phí được khấu trừ, để lại; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, đồng thời, ghi:

+ Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)

+ Có TK 366- Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36611, 36621, 36631).

Đồng thời, ghi: Có TK 014- Nguồn phí được khấu trừ, để lại. Áp dụng trong trường hợp nếu mua bằng nguồn phí được khấu trừ, để lại.

2.22. Khi mua dịch vụ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ để dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ, thì giá trị dịch vụ,  nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, TSCĐ phản ánh theo giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng:

– Nợ các TK 211, 213 nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay, (giá chưa có thuế)

– Nợ các TK 152, 153, 156 (nếu qua nhập kho) (giá chưa có thuế)

– Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang (nếu vật liệu, dụng cụ dùng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh) (giá chưa có thuế)

– Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ

– Có TK 111- Tiền mặt

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp.

2.23. Khi mua dụng cụ, nguyên liệu, hàng hóa, dịch vụ, vật liệu, công cụ TSCĐ để dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế gia trị gia tăng hoặc thuộc đối tượng chịu thuế gia trị gia tăng tính theo phương pháp trực tiếp, thì giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ phản ánh theo giá mua đã có thuế GTGT Tổng giá thanh toán:

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng.

– Có TK 111- Tiền mặt.

– Nợ các TK 152,153, 156 (nếu qua nhập kho) (tổng giá thanh toán).

– Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang (nếu dùng ngay cho hoạt động SXKD, dịch vụ) (tổng giá thanh toán).

— Nợ các TK 211, 213 nếu mua TSCĐ đưa vào sử dụng ngay) (tổng giá thanh toán.

2.24. Khi chi cho các hoạt động đầu tư XDCB; cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên; cho hoạt động viện trợ, vay nợ nước ngoài; cho hoạt động thu phí, lệ phí:

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

– Nợ các TK 241, 611, 612, 614

– Có TK 111- Tiền mặt.

– Trong trường hợp mà chi bằng nguồn ngân sách nhà nước; nguồn phí được khấu trừ, để lại; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài, đồng thời, ghi:

+ Có các TK 511, 512, 514 -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp.

+ Nợ TK 337- Tạm thu (3371, 3372, 3373)

2.25. Trường hợp khi chi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ:

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

– Nợ TK 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ dở dang

– Nợ TK 133- Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu có)

– Có TK 111- Tiền mặt.

2.26. Trường hợp chi quản lý của hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ:

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng -> Định khoản kế toán hành chính sự nghiệp

– Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ

– Có TK 111- Tiền mặt.

2.27. Trường hợp khi thanh toán các khoản nợ phải trả, các khoản nợ vay hoặc chi trả tiền lương hoặc các khoản phải trả khác:

– Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng

– Nợ các TK 331, 332, 334, 338

– Có TK 111- Tiền mặt.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: