Điều kiện về trụ sở chính khi thành lập doanh nghiệp. Điều kiện về con dấu khi mở công ty: Loại con dấu, số lượng và thông báo mẫu dấu hiện nay.
Mục lục bài viết
1. Điều kiện về trụ sở chính:
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam có vai trò, ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với các đối tác, khách hàng, người tiêu dùng, đồng thời có ý nghĩa trong công tác quản lý của Nhà nước. Việc lựa chọn trụ sở chính của doanh nghiệp về nguyên tắc do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên không có nghĩa là chủ thể kinh doanh có quyền tự do lựa chọn bất kì địa điểm nào là trụ sở chính của doanh nghiệp. Một địa điểm muốn trở thành trụ sở chính của doanh nghiệp thì phải thỏa mãn những yêu cầu pháp lý cụ thể.
Theo quy định của
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc.
Có thể thấy nội dung quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp không có sự thay đổi từ Luật Doanh nghiệp 2014 sang Luật Doanh nghiệp 2020. Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp (bao gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường) và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính (được hiểu là thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tính, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương). Trường hợp nơi đặt trụ sở chính chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường thì làm văn bản có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường kèm nộp hồ sơ khi ĐKKD.
Quy định về địa điểm làm trụ sở chính của doanh nghiệp không những thuận tiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có sự ổn định lâu dài mà còn đáp ứng nhu cầu về quản lý doanh nghiệp của Nhà nước. Vì khi công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính đồng nghĩa phát sinh thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp thay đổi khác quận, khác tỉnh còn phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi Cục thuế mới có thể thực hiện thay đổi trụ sở công ty. Như vậy, việc lựa chọn đặt trụ sở chính được các doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Nhà ở 2014, trụ sở chính của doanh nghiệp không được là nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở.
Nhà chung cư là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.
Theo quy định của luật doanh nghiệp thì căn hộ không có chức năng làm văn phòng, nhà riêng lẻ xây dựng không phải trên đất thổ cư đều là những địa điểm không thể sử dụng làm trụ sở công ty. Bởi đây là những địa điểm không có chức năng sử dụng trong việc kinh doanh. Quy định này là hoàn toàn hợp lý vì việc sử dụng chung cư sai mục đích sẽ không đảm bảo an toàn, gây xáo trộn, mất trật tự và ảnh hưởng trực tiếp đến sinh hoạt của các hộ dân sống ở các nhà chung cư.
Như vậy, việc không cho phép đặt trụ sở doanh nghiệp chỉ áp dụng cho những căn hộ chung cư có mục đích sử dụng để ở. Đối với những tòa nhà chung cư hỗn hợp mà có phân định khu vực để sử dụng cho mục đích kinh doanh, thương mại riêng và khu vực để ở riêng, nếu doanh nghiệp sử dụng phần diện tích có mục đích kinh doanh, thương mại để đặt trụ sở chính thì vẫn phù hợp với quy định pháp luật nhưng sẽ phải chứng minh chức năng cho thuê văn phòng của tòa nhà đó.
2. Điều kiện về con dấu doanh nghiệp:
Con dấu có một ý nghĩa hết sức quan trọng, nó thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước… Con dấu là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp. Cùng với những cải cách khác trong Luật doanh nghiệp 2020 thì cải cách về thủ tục làm con dấu đã giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong kinh doanh.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện thông tin tên doanh nghiệp, mã số trên con dấu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng con dấu, được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật. Đồng thời có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan ĐKKD để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về ĐKKD. Luật Doanh nghiệp 2014 quy định cụ thể như sau:
1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: a) Tên doanh nghiệp; b) Mã số doanh nghiệp;
2. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
3. Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty;
4. Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu;
Theo quy định tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP ngày 23/8/2018 của Chính phủ: “Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp”. Như vậy doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị ĐKDN, Thông báo thay đổi nội dung ĐKDN, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ ĐKKD. Có thể thấy lĩnh vực ĐKDN là một trong những lĩnh vực đầu tiên không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng con dấu.
So với Luật doanh nghiệp 2014 thì quy định về con dấu doanh nghiệp tại Luật doanh nghiệp 2020 có nhiều điểm mới hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu, cụ thể:
2.1. Về loại của con dấu:
Quy định này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp.
Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Những năm gần đây, với sự phát triển nhanh chóng của thông tin điện tử; yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới; rút gọn các thủ tục hành chính nhằm tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện công việc kinh doanh, ngoài các con dấu truyền thống được làm ở các cơ sở khắc dấu thì chữ ký số cũng được quy định là con dấu chính thức, có đầy đủ giá trị pháp lý.
Khái niệm về chữ ký số đã được giải thích tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet. Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc và phù hợp với nhu cầu thực tiễn cũng như sự phát triển của thời đại công nghệ số hóa hiện nay, thể hiện sự hội nhập vào xu hướng phát triển chung của thế giới.
2.2. Về nội dung và hình thức của con dấu:
Nếu như Luật doanh nghiệp 2014 quy định Nội dung con dấu phải thể hiện được các thông tin cơ bản về doanh nghiệp, thì Luật doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định về nội dung con dấu, bỏ quy định về hình thức con dấu, giao toàn quyền cho doanh nghiệp trong việc quyết định về nội dung và hình thức của con dấu.
Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp; Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác) và mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước
Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật. Bên cạnh đó, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (nội dung này chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp 2014).
Có thể thấy với các quy định mới này, doanh nghiệp đang dần làm chủ con dấu của chính mình.
2.3. Về việc Thông báo mẫu dấu:
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai mẫu dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này, vì vậy từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng.
Đây được coi là một quy định mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.
+ Về việc quản lý và sử dụng con dấu: Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Trong khi đó, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định cụ thể hơn về việc quản lý và lưu giữ dấu doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.
Như vậy, quy định của pháp luật hiện nay xoay quanh vấn đề con dấu của doanh nghiệp đã có bước cải cách lớn. So với trước đây việc cấp, sử dụng con dấu của doanh nghiệp do Bộ Công an quy định thì nay theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và không phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy định này giúp doanh nghiệp đỡ phiền hà, tốn kém về chi phí, thời gian.
