Hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu là gì? Điều kiện để phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu? Lựa chọn mời thầu?
Hoạt động đáu thầu thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật đầu thầu 2013, trong luật đã quy định về bên mời thầu là các tổ chức, cơ quan có chuyên môn và năng lực để tham gia việc lựa chọn nhà đầu tư. Khi bên mời thầu quyết định tiến hành mời thầu sẽ trực tiếp phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu để lựa chọn chủ đầu tư.
Luật sư
Cơ sở pháp lý:
1. Hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu là gì?
Hồ sơ mời thầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
Hồ sơ yêu cầu là toàn bộ tài liệu sử dụng cho hình thức chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, bao gồm các yêu cầu cho một dự án, gói thầu, làm căn cứ để nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ đề xuất và để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ đề xuất nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư.
2. Điều kiện để phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu?
Vậy điều kiện phát hành hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu là những điều kiện cụ thể liên quan đến tất cả các nội dung liên quan của một bộ hồ sơ.
Đối với hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của gói thầu chỉ được phát hành để lựa chọn nhà thầu khi có đủ các điều kiện sau đây:
– Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt;
– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt bao gồm các nội dung yêu cầu về thủ tục đấu thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá, biểu mẫu dự thầu, bảng khối lượng mời thầu; yêu cầu về tiến độ, kỹ thuật, chất lượng; điều kiện chung, điều kiện cụ thể của hợp đồng, mẫu văn bản hợp đồng và các nội dung cần thiết khác;
–
+ Bên mời thầu tiến hành đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng trên Hệ thống theo tiến độ tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư và phù hợp với thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được phê duyệt.
+ Đối với lựa chọn nhà thầu, trong quá trình đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng, bên mời thầu phải đính kèm: Quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, yêu cầu báo giá; Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, yêu cầu báo giá được phê duyệt.
+ Danh sách ngắn: Bên mời thầu đăng tải danh sách ngắn trên Hệ thống trong vòng 07 ngày làm việc, kể từ ngày danh sách ngắn được phê duyệt. Đính kèm quyết định phê duyệt danh sách ngắn trong quá trình đăng tải danh sách ngắn.
– Nguồn vốn cho gói thầu được thu xếp theo tiến độ thực hiện gói thầu;
– Nội dung, danh mục hàng hóa, dịch vụ và dự toán được người có thẩm quyền phê duyệt trong trường hợp mua sắm thường xuyên, mua sắm tập trung;
– Bảo đảm bàn giao mặt bằng thi công theo tiến độ thực hiện gói thầu.
Đối với hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu của dự án chỉ được phát hành để lựa chọn nhà đầu tư khi có đủ các điều kiện sau đây:
– Dự án thuộc danh mục dự án do bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương công bố theo quy định của pháp luật hoặc dự án do nhà đầu tư đề xuất;
– Kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư được phê duyệt;
– Hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu được phê duyệt;
– Thông báo mời thầu hoặc danh sách ngắn được đăng tải theo quy định được áp dụng giống như hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu với gói thầu
+ Bên mời thầu tiến hành đăng tải thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng trên Hệ thống theo tiến độ tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư và phù hợp với thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được phê duyệt.
+ Danh sách ngắn: Bên mời thầu đăng tải danh sách ngắn trên Hệ thống trong vòng 07 ngày làm việc, kể từ ngày danh sách ngắn được phê duyệt. Đính kèm quyết định phê duyệt danh sách ngắn trong quá trình đăng tải danh sách ngắn
3. Lựa chọn mời thầu
3.1 Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu
– Thứ nhất, căn cứ để lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với dự án:
+ Bên mời thầu quyết định phê duyệt dự án hoặc Giấy chứng nhận đầu tư và các tài liệu có liên quan. Đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án thì căn cứ theo quyết định của người đứng đầu chủ đầu tư hoặc người đứng đầu đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị dự án trong trường hợp chưa xác định được chủ đầu tư;
+ Xác định nguồn vốn đầu tư vào dự án;
+ Điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế đối với các dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi;
– Thứ hai, căn cứ lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với mua sắm thường xuyên:
– Xác định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan, tổ chức, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức; trang thiết bị, phương tiện làm việc hiện có cần thay thế, mua bổ sung, mua sắm mới phục vụ cho công việc; Sau khi xác định được các trang thiết bị, phương tiện làm việc cần mua sắm quyết định mua sắm được phê duyệt;
– Trong quá trình thi công cần phải thực hiện việc mua sắm phục vụ nên nguồn vốn, dự toán mua sắm thường xuyên được phê duyệt;
– Đưa ra đề án mua sắm trang bị cho toàn ngành được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt (nếu có);
– Kết quả thẩm định giá của cơ quan, tổ chức có chức năng cung cấp dịch vụ thẩm định giá hoặc báo giá (nếu có).
Thứ ba, kế hoạch lựa chọn nhà thầu được lập sau khi có quyết định phê duyệt dự án, dự toán mua sắm hoặc đồng thời với quá trình lập dự án, dự toán mua sắm hoặc trước khi có quyết định phê duyệt dự án đối với gói thầu cần thực hiện trước khi có quyết định phê duyệt dự án.
3.2 Nội dung kế hoạch lựa chọn nhà thầu đối với từng gói thầu
– Tên gói thầu thể hiện tính chất, nội dung và phạm vi công việc của gói thầu, phù hợp với nội dung nêu trong dự án, dự toán mua sắm. Trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt, trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần nêu tên thể hiện nội dung cơ bản của từng phần.
– Giá gói thầu được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư của dự án. Trường hợp dự toán đã được phê duyệt trước khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì căn cứ dự toán để lập giá gói thầu. Giá gói thầu được tính đúng, tính đủ toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng (chi phí dự phòng trượt giá, chi phí dự phòng phát sinh khối lượng và chi phí dự phòng cho các khoản tạm tính (nếu có)), phí, lệ phí và thuế. Đối với các gói thầu có thời gian thực hiện hợp đồng ngắn, không phát sinh rủi ro, trượt giá thì chi phí dự phòng được tính bằng không. Chi phí dự phòng do chủ đầu tư xác định theo tính chất từng gói thầu nhưng không được vượt mức tối đa do pháp luật chuyên ngành quy định. Giá gói thầu được cập nhật trong thời hạn 28 ngày trước ngày mở thầu nếu cần thiết.
Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi, giá gói thầu được xác định trên cơ sở các thông tin về giá trung bình theo thống kê của các dự án đã thực hiện trong khoảng thời gian xác định; ước tính tổng mức đầu tư theo định mức suất đầu tư; sơ bộ tổng mức đầu tư;
Trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt thì ghi rõ giá ước tính cho từng phần trong giá gói thầu.
– Nguồn vốn đối với mỗi gói thầu phải được nêu rõ nguồn vốn hoặc phương thức thu xếp vốn, thời gian cấp vốn để thanh toán cho nhà thầu; trường hợp sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi thì phải ghi rõ tên nhà tài trợ và cơ cấu nguồn vốn, bao gồm vốn tài trợ, vốn đối ứng trong nước.
– Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu:
Đối với từng gói thầu cần nêu rõ hình thức lựa chọn nhà thầu bao gồm lựa chọn nhà thầu trong nước hay quốc tế, có áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn hay không áp dụng, lựa chọn nhà thầu qua mạng hay không trên cơ sở phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu. Trường hợp lựa chọn áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi thì không cần giải trình lý do áp dụng; trường hợp áp dụng đấu thầu quốc tế thì cần giải trình lý do áp dụng đấu thầu quốc tế
+ Đấu thầu rộng rãi được áp dụng cho các gói thầu thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật đấu thầu
+ Đấu thầu hạn chế được áp dụng trong trường hợp gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù mà chỉ có một số nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu;
+ Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt được áp dụng khi gói thầu xuất hiện các điều kiện đặc thù, riêng biệt mà không thể áp dụng các hình thức lựa chọn nhà thầu quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và e Khoản này. Trường hợp áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt thì người có thẩm quyền phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu sau khi có quyết định của Thủ tướng Chính phủ về phương án lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo quy định
– Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu:
Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu được tính từ khi phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, được ghi rõ theo tháng hoặc quý trong năm. Trường hợp đấu thầu rộng rãi có áp dụng thủ tục lựa chọn danh sách ngắn, thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu được tính từ khi phát hành hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển.
– Loại hợp đồng trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải xác định rõ là hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định, hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh hay hợp đồng theo thời gian để làm căn cứ lập hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; ký kết hợp đồng.
– Thời gian thực hiện hợp đồng là số ngày tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ theo quy định trong hợp đồng, trừ thời gian thực hiện nghĩa vụ bảo hành (nếu có).
