Điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng sự tiến bộ đó vào công tác quản lý xã hội là điều cần thiết đối với mọi lĩnh vực, trong đó điển hình là việc quản lý cư trú thông qua Cơ sở dữ liệu về cư trú. Việc quản lý dưới hình thức này thực sự hiệu quả, đảm bảo được tính thống nhất, truy xuất thông tin nhanh và phục vụ cho việc phát hiện và xử lý hành vi vi phạm về cư trú. Chính vì điều đó, các thông tin được cập nhật trên cơ sở dữ liệu phải chính xác, khách quan và thực tế. Khi có sự thay đổi hoặc trong một số trường hợp khác, việc điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú được coi là nghĩa vụ quan trọng của cơ quan đăng ký cư trú.

Luật sư tư vấn luật qua điện thoại trực tuyến miễn phí: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

Luật Cư trú năm 2020.

Thông tư 55/2021/TT-BCA hướng dẫn Luật Cư trú do Bộ Công an ban hành.

1. Khái quát về điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú?

Cơ sở dữ liệu về cư trú đã được ghi nhận trong Luật Cư trú năm 2006, tuy nhiên, văn bản này chỉ nhắc đến và chỉ mang tính chất chung chung, thực tế áp dụng cũng còn nhiều hạn chế và vướng mắc. Cho đến nay, khi Luật Cư trú năm 2020 có hiệu lực, thì nội dung về Cơ sở dữ liệu về cư trú được quy định cụ thể, chặt chẽ và có thể coi là nội dung trọng tâm. Văn bản này cũng lần đầu tiên đưa ra định nghĩa về Cơ sở dữ liệu về cư trú, theo đó, tại Khoản 3, Điều 2 giải thích rằng: “Cơ sở dữ liệu về cư trú là cơ sở dữ liệu chuyên ngành, tập hợp thông tin về cư trú của công dân, được số hóa, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở hạ tầng thông tin, được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật.“

Thông tin về cư trú phải được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu về cư trú theo quy định của pháp luật là nguyên tắc lần đầu được quy định tại Luật Cư trú năm 2020, chứng tỏ được tầm quan trọng của hoạt động này và chính vì là nguyên tắc, do đó nó có vai trò định hướng, chi phối tới tất cả các hoạt động liên quan đến cập nhật, điều chỉnh thông tin về cư trú vào Cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, mặc dù nhắc tới cụm thuật ngữ “thông tin về cư trú” rất nhiều, nhưng Luật Cư trú lại không đưa ra giải thích về nó, nếu hiểu đơn giản, đây có thể là thông tin về thời gian, địa điểm thường trú, tạm trú, mà theo đó, tại một  thời điểm, mỗi công dân chỉ có một nơi thường trú và có thể có thêm một nơi tạm trú. (Khoản 4, Điều 3, Luật Cư trú).

Điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú là việc cơ quan đăng ký cư trú điều chỉnh, cập nhật việc thay đổi thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú trong một số trường hợp luật định.

2. Quy định về điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú?

Điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú được quy định tại Điều 26 Luật Cư trú và hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 55/2021/TT-BCA. Nội dung được phản ánh trong các quy định này được xem xét dưới 2 khía cạnh:

Thứ nhất, các trường hợp điều chỉnh thông tin về cư trú của công dân.

Một là, thay đổi chủ hộ.

Theo giải thích tại Khoản 4, Điều 10 Luật Cư trú: Chủ hộ là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ do các thành viên hộ gia đình thống nhất đề cử; trường hợp hộ gia đình không có người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ thì chủ hộ là người được các thành viên hộ gia đình thống nhất đề cử; trường hợp các thành viên hộ gia đình không đề cử được thì chủ hộ là thành viên hộ gia đình do Tòa án quyết định.

Như vậy, chủ hộ là đại diện cho gia đình, gắn bó với gia đình, thực hiện các quyền và nghĩa vụ với tư cách gia đình trong các vấn đề về cư trú. Điều này ảnh hưởng đến việc khi thay đổi chủ hộ thì cũng phải điều chỉnh thông tin về cư trú.

Về yêu cầu điều chỉnh thông tin:  phải có ý kiến của chủ hộ trong Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (trừ trường hợp đã có ý kiến đồng ý bằng văn bản) hoặc ý kiến thống nhất đề cử của các thành viên trong hộ gia đình hoặc văn bản của Tòa án quyết định chủ hộ. Trường hợp chủ hộ chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự thì ngoài ý kiến thống nhất đề cử của các thành viên hộ gia đình phải có thêm Giấy chứng tử hoặc Quyết định của Tòa án tuyên bố chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự. (Khoản 1, Điều 10, Thông tư 55/2021/TT-BCA).

Quá trình đề cử hay thống nhất một chủ hộ khác thay thế chủ hộ cũ được thực hiện như cử một chủ hộ ban đầu.

Hai là, thay đổi thông tin về hộ tịch so với thông tin đã được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú.

Những thông tin về hộ tịch thường gắn liền với cá nhân, vì vậy nếu có sự thay đổi thông tin, để xác định tư cách của công dân, việc điều chỉnh thông tin trong cơ sở dữ liệu về cư trú là cần thiết, nhằm xác định đúng chủ thể quản lý.

Để chứng minh về việc thay đổi thông tin về hộ tịch, thì người đề nghị phải phải có giấy tờ, tài liệu chứng minh được phép thay đổi của cơ quan có thẩm quyền về đăng ký hộ tịch. (nếu đã có thông tin về sự thay đổi trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì công dân không phải xuất trình giấy tờ, tài liệu chứng minh). (Khoản 2, Điều 10, Thông tư 55/2021/TT-BCA).

Ba là, thay đổi địa chỉ nơi cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú do có sự điều chỉnh về địa giới đơn vị hành chính, tên đơn vị hành chính, tên đường, phố, tổ dân phố, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, cách đánh số nhà.

Địa chỉ nơi cư trú là thông tin quan trọng nhất trong hệ thống dữ liệu, việc thay đổi địa chỉ nơi cư trú dù trong bất kỳ trường hợp nào cũng cần phải điều chỉnh thông tin, tuy nhiên, nguyên nhân có thể thấy cần thiết nhất đó là việc điều chỉnh địa giới hành chính, tên đơn vị hành chính làm cho địa chỉ trước đó bị sai lệch hoàn toàn và không còn khả năng áp dụng đúng trên thực tế.

Việc thay đổi này là trách nhiệm chủ động của cơ quan đăng ký cư trú dựa trên văn bản thay đổi địa giới hành chính, tên đơn vị hành chính, tên đường, phố, tổ dân phố, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, cách đánh số nhà của cơ quan có thẩm quyền.(Khoản 3, Điều 10, Thông tư 55/2021/TT-BCA).

Thứ hai, hồ sơ và thủ tục điều chỉnh thông tin về cư trú.

Hồ sơ điều chỉnh thông về cư trú chỉ đặt ra đối với công dân có yêu cầu trong trường hợp thay đổi chủ hộ hoặc thay đổi thông tin về hộ tịch so với thông tin đã được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú, theo đó, công dân phải chuẩn bị: (1) Tờ khai thay đổi thông tin cư trú; (2) Giấy tờ, tài liệu chứng minh việc điều chỉnh thông tin.

Chính vì có phân chia các trường hợp điều chỉnh thông tin về cư trú, do đó thủ tục giữa các trường hợp cũng có sự khác nhau, cụ thể:

– Trong trường hợp thay đổi chủ hộ: thành viên hộ gia đình nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký cư trú. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm điều chỉnh thông tin về chủ hộ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo cho thành viên hộ gia đình về việc đã cập nhật thông tin; trường hợp từ chối điều chỉnh thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. (Điểm a, Khoản 3, Điều 26 Luật Cư trú).

– Trong trường hợp thay đổi thông tin về hộ tịch so với thông tin đã được lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú:  trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có quyết định của cơ quan có thẩm quyền thay đổi thông tin về hộ tịch, người có thông tin được điều chỉnh nộp hồ sơ đăng ký điều chỉnh thông tin có liên quan trong Cơ sở dữ liệu về cư trú đến cơ quan đăng ký cư trú.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm điều chỉnh thông tin về hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu về cư trú và thông báo cho người đăng ký về việc đã cập nhật thông tin; trường hợp từ chối điều chỉnh thì phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. (Điểm b, Khoản 3, Điều 26 Luật Cư trú).

– Trong trường hợp thay đổi địa chỉ nơi cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú do có sự điều chỉnh về địa giới đơn vị hành chính, tên đơn vị hành chính, tên đường, phố, tổ dân phố, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, cách đánh số nhà. Cơ quan đăng ký cư trú có trách nhiệm điều chỉnh, cập nhật việc thay đổi thông tin trong Cơ sở dữ liệu về cư trú. (Điểm c, Khoản 3, Điều 26 Luật Cư trú).

Nhìn chung, quy định về điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú khá dễ hiểu và dễ dàng áp dụng, trong đó đề cao vai trò của cơ quan đăng ký cư trú, phải thực hiện việc điều chỉnh thông tin theo đúng thời hạn mà pháp luật quy định.