Danh mục hồ sơ pháp lý và lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

1. Lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình:

Tại Điều 12 Thông tư số 26/2016/TT-BXD ban hành ngày 26/10/2016 có hiệu lực thi hành từ ngày 15/12/2016 thì việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình được quy định cụ thể như sau:

– Chủ thể thực hiện việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng: Chủ đầu tư công trình xây dựng.

– Thời điểm lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng: trước khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào khai thác, sử dụng. Hồ sơ nộp vào Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng:

Tại phụ lục VIb của Nghị định 06/2021/NĐ-CP hướng dẫn về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng có quy định về hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng. Đối với hồ sơ này sẽ bao gồm các tài liệu sau:

– Quyết định chủ trương đầu tư xây dựng và Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng: Có thể hiểu chủ trương đầu tư là một văn bản quyết định của cơ quan có thẩm quyền về các nội dung phê duyệt dự án. Đồng thời sau khi có quyết định chủ trương đầu tư phải kèm theo báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, tức báo cáo về tính khả thi ngắn hạn, trước mắt của công trình sẽ được đầu tư xây dựng.

– Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình: là văn bản do cơ quan cps thẩm quyền tiến hành phê duyệt dự án đầu tư để đưa dự án đi vào thực hiện.

Sau báo cáo nghiên cứu tiền khả thi là Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng để xác định công trình có đủ hay không điều kiện để đưa vào thực hiện.

– Các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở, việc thẩm định này là băt buộc để xem xét các điều kiện của công trình xây dựng.

– Trường hợp xây dựng phải thu hồi đất thì cần kèm theo phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư để đảm bảo việc bồi thường cho người bị thu hồi đất đúng thời hạn, đảm bảo ổn định cuộc sống cho bên bị thu hồi.

– Các văn bản của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các vấn đề quy hoạch hoặc các vấn đề về bảo đảm an toàn môi trường…

– Các giấy tờ chứng minh việc xây dụng công trình được xây dựng trên đất hợp pháp như: Quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan hoặc hợp đồng thuê đất.

– Công trình xây dựng phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền do đó hồ sơ cần kèm theo Giấy phép xây dựng, tùy thuộc vào từng công trình mà sẽ xác định cơ quan cấp nào sẽ cấp phép xây dựng.

– Công trình có sự tham gia của các nhà thầu thì hồ sơ cần kèm theo các văn bản về sự tham gia của các nhà thầu như: Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu.

– Nhà thầu trúng thầu còn phải đáp ứng các điều kiện về năng lực do đó hồ sơ cần các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các nhà thầu.

Như vậy, đối với hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng cần chuẩn bị đầy đủ các danh mục tài liệu vừa nêu trên để được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ theo đúng trình tự pháp luật.

3. Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình:

Tại phụ lục VIb của Nghị định 06/2021/NĐ-CP hướng dẫn về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng có quy định về Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình. Đối với hồ sơ này sẽ bao gồm các tài liệu sau:

– Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình với bản chất là các nội dung liên quan đến hoạt động khảo sát và thiết kế mà do đó nội dung hồ sơ này cần phải có văn bản nêu được về nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình để thể hiện toàn diện các nội dung về khảo sát và thiết kế công trình theo quy định.

– Việc nghiệm thu kết quả công trình cần được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt do đó hồ sơ cần kèm theo thông báo chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng.

– Việc thẩm định, thẩm tra thiết kế xây dựng của Nhà thầu thiết kế xây dựng công trình do chủ thể có thẩm quyền quyết định do đó hồ sơ này cần kèm theo kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế xây dựng.

Khi đã thẩm định, thẩm tra xong thiết kế thì cơ quan có thẩm quyền sẽ tiến hành ban hành quyết định phê duyệt thiết kế xây dựng công trình kèm theo: hồ sơ thiết kế xây dựng công trình và các chỉ dẫn kỹ thuật nộp kèm hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình.

– Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình: khi cơ quan có thẩm quyền đã xem xét và chấp thuận nghiệm thu thì sẽ phải có văn bản đồng ý và nộp kèm theo hồ sơ.

Như vậy, hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình cần có các tài liệu hồ sơ nêu trên mới được xem là một hồ sơ hoàn thành.

4. Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình:

Tại phụ lục VIb của Nghị định 06/2021/NĐ-CP hướng dẫn về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng có quy định về Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình. Đối với hồ sơ này sẽ bao gồm các tài liệu sau:

– Quá trình thi công công trình thông thường sẽ có các thay đổi thiết kế so với thiết kế của nhà thầu thiết kế công trình xây dựng để phù hợp với công trình, do đó hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình cần phải có danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình và các văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền về việc thay đổi thiết kế này để lưu lại và đối chiếu khi cần thiết.

– Công trình xây dựng khi hòa thành cần phải có bản vẽ hoàn công thể hiện đầy đủ các chi tiết về hoàn công.

– Để quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình thì chủ đầu tư cần có các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình trong quá trình thi công cũng như khi hoàn công, do đó hồ sơ này cần phải lưu trữ lại các kế hoạch và các biện pháp kiểm tra này để áp dụng cho việc quản lý chất lượng công trình.

– Việc quản lý chất lượng công trình không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra tổng quát công trình mà nó còn liên quan đến các sản phẩm, hàng hóa đã dùng cho công trình do đó mà cần phải lưu trữ các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, các chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy…để đối chiếu về sau khi công trình xảy ra sự cố về chất lượng công trình.

– Quá trình thi công công trình nếu có các kết quả quan trắc, đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công thì các kết quả này phải được ghi nhận lại để kiểm tra đối chiếu về sau.

– Quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình bao gồm cả việc quản lý chất lượng của thiết bị lắp đặt vào công trình do các thiết bị lắp đặt vào công trình có ảnh hưởng đến chất lượng công trình rất lớn, vì vậy mà hồ sơ quản lý chất lượng của các thiết bị này cần được lưu lại.

– Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về các vấn đề di dân, an toàn phòng cháy chữa cháy, môi trường, lao động hay các thỏa thuận khác về giấy phép, các hồ sơ về giải quyết sự cố công trình, hoặc cả các hồ sơ, tài liệu có liên quan trong quá trình thực hiện kiểm tra công tác nghiệm thu theo quy định về nghiệm thu công trình hay các hồ sơ/văn bản/tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng…đều cần được lưu lại trong hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng.

Như vậy, đối với hồ sơ quản lý chất lượng công trình xây dựng, các danh mục tài liệu đã nêu trên cần được lưu lại trong hồ sơ để phục vụ mục đích kiểm tra và đánh giá theo quy định của pháp luật, là cơ sổ để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến chất lượng công trình.

Qua phân tích ở trên, có thể thấy Danh mục hồ sơ pháp lý và lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng bao gồm các hồ sơ: Hồ sơ chuẩn bị đầu tư xây dựng và hợp đồng, Hồ sơ khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình, Hồ sơ quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình.

Trên đây là toàn bộ nội dung tư vấn của Luật Dương Gia về các nội dung liên quan đến danh mục hồ sơ pháp lý và lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng, các tài liệu kèm theo hồ sơ, các nội dung liên quan đến Danh mục hồ sơ pháp lý và lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng theo quy định của pháp luật xây dựng.

Cơ sở pháp lý:

– Nghị định 06/2021/NĐ-CP hướng dẫn về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng.