Đánh giá dự án là gì? Nội dung và các loại hình đánh giá?

1. Đánh giá dự án là gì?

Đánh giá dự án là một quá trình thu thập và phân tích thông tin để hiểu được tiến độ, thành công và hiệu quả của một dự án. Đánh giá là một khía cạnh quan trọng của quản lý dự án, nó có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành dự án thành công và đưa ra các quyết định về tương lai của cả dự án hiện tại và các dự án khác.

Đánh giá dự án là một phần không thể tránh khỏi của bất kỳ quy trình quản lý dự án nào . Lợi ích của việc đánh giá dự án bao gồm từ việc sử dụng ngân sách và nhân lực được tối ưu hóa đến nâng cao mức độ hài lòng của các bên liên quan. Hơn nữa, đánh giá dự án ở mọi giai đoạn của dự án làm giảm nguy cơ thay đổi phạm vi dự án . Đảm bảo rằng bạn tiến hành đánh giá dự án trong giai đoạn trước, đang diễn ra và giai đoạn sau của dự án để hiểu các lỗi và yêu cầu. Cuối cùng, tạo một chiến lược điều chỉnh khóa học sau mỗi dự án để tạo ra một điểm chuẩn cho dự án trong tương lai

2. Nội dung về đánh giá dự án:

Mục đích của bất kỳ đánh giá nào là cung cấp thông tin cho hành động (ví dụ: ra quyết định, lập kế hoạch chiến lược, sửa đổi chương trình). Sau khi có thông tin đánh giá, thông tin này cần được phân phối cho các bên liên quan của dự án và tích hợp vào các thực hành quản lý. Nếu điều này không được thực hiện, đánh giá là một sự lãng phí nguồn lực của tổ chức. Kết quả đánh giá dự án có thể được sử dụng để:

– Xác định các cách để cải thiện hoặc thay đổi các hoạt động của dự án,

– Tạo điều kiện cho những thay đổi trong kế hoạch dự án;

– Chuẩn bị các báo cáo dự án (ví dụ: giữa kỳ báo cáo, báo cáo cuối cùng);

– Thông báo cho các bên liên quan bên trong và bên ngoài về dự án;

– Lập kế hoạch cho tính bền vững của dự án;

– Tìm hiểu thêm về môi trường trong đó dự án đang được hoặc đã được thực hiện;

– Tìm hiểu thêm về dân số mục tiêu của dự án;

– Trình bày giá trị và giá trị của dự án để các bên liên quan và công chúng;

– Lập kế hoạch cho các dự án khác;

– So sánh giữa các dự án để lập kế hoạch cho tương lai của chúng; và

– Đưa ra các quyết định về tổ chức dựa trên bằng chứng.

3. Quy trình đánh giá dự án:

– Lập kế hoạch: Bước đầu tiên của đánh giá dự án bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết liên quan đến các câu hỏi được đặt ra cho tất cả các bên liên quan. Bắt đầu từ các thành viên trong nhóm đến khách hàng, hãy lấy ý kiến ​​của họ về trải nghiệm dự án. Khi bạn lấy dữ liệu đầu vào bằng cách sử dụng các góc nhìn khác nhau, bạn sẽ có được bức tranh hoàn chỉnh về tất cả các yếu tố quan trọng của dự án. Mọi người đều có một quan điểm và mục tiêu khác nhau, dẫn đến các cách tiếp cận khác nhau để hoàn thành dự án.

– Phân tích kết quả: Kết quả là kết quả tức thì của việc thực hiện dự án. Nó được đo bằng số liệu như sự dễ dàng hoàn thành dự án, nâng cao kỹ năng của các thành viên tham gia, thời gian thực hiện để hoàn thành dự án, vv Những kết quả cung cấp cho bạn một sự hiểu biết về cách nhỏ mục tiêu và mục tiêu đã đạt được: là nó hiệu quả, hay nó đã dẫn đến việc vượt quá thời gian và chi phí?

– Phân tích tác động: Phân tích tác động có tính đến tác động dài hạn của dự án đối với triển vọng kinh doanh. Ví dụ: dự án đóng góp bao xa vào sự tăng trưởng chung của doanh nghiệp, tăng khả năng giữ chân khách hàng, thu hút khách hàng mới, v.v.? Bằng cách thực hiện phân tích tác động kinh doanh, bạn đang lập kế hoạch với tầm nhìn tập trung vào triển vọng của công ty.

– Với phân tích kết quả và tác động trong mèo của bạn, đã đến lúc quan sát điểm chuẩn được chấp nhận trung bình trong ngành của bạn. Phân tích quy trình đánh giá dự án ở các công ty khác nhau, đặc biệt là đối thủ cạnh tranh của bạn. Xem cách bạn đánh giá đối với họ. Hiểu các lĩnh vực quan trọng của họ, lấy gợi ý từ họ để áp dụng các ý tưởng tương tự cho doanh nghiệp của bạn. Điều cần thiết là học hỏi từ những người đồng nghiệp thành công của bạn để phát triển hơn trong tương lai.

– Khi bạn đã xác định được điểm mạnh và điểm yếu của dự án, đã đến lúc hình thành một chiến lược điều chỉnh khóa học. Ưu tiên các điểm yếu và khắc phục chúng bằng nhiều kỹ thuật. Ví dụ: nếu một đợt thiếu nhân lực ảnh hưởng đáng kể đến quá trình thực hiện dự án của bạn, hãy tiếp tục tìm kiếm thêm nhân lực. Nó có thể từ bên trong cũng như bên ngoài tổ chức.

4. Các loại hình đánh giá:

Các loại đánh giá dự án chính là đánh giá quy trình, tác động, kết quả và tổng kết, cụ thể:

– Đánh giá quy trình: Đánh giá quá trình (còn được gọi là Đánh giá hình thành hoặc Thực hiện) kiểm tra các hoạt động đang diễn ra của dự án. Nó tập trung vào những gì nhân viên và những người tham gia làm, liệu đối tượng mục tiêu đang được phục vụ, những phần nào của dự án đang hoạt động như mong đợi và những phần nào không hoạt động. Kết quả đánh giá quá trình có thể giúp người quản lý dự án cải thiện hoạt động hoặc việc thực hiện dự án.

– Đánh giá tác động: Đánh giá tác động được sử dụng để đo lường hiệu quả tức thì của dự án và phù hợp với các mục tiêu của dự án. Đánh giá tác động đo lường mức độ đạt được các mục tiêu của dự án (và các mục tiêu phụ).

Đánh giá tác động sẽ giúp trả lời các câu hỏi như:

Dự án đã đạt được các mục tiêu (và các mục tiêu phụ) tốt như thế nào?

Những thay đổi ngắn hạn mong muốn đã đạt được như thế nào?

Ví dụ, một trong những mục tiêu của dự án My-Peer là cung cấp một không gian và môi trường học tập an toàn cho những người trẻ tuổi, không sợ bị đánh giá, hiểu lầm, quấy rối hoặc lạm dụng. Đánh giá tác động sẽ đánh giá thái độ của những người trẻ tuổi đối với môi trường học tập và cách họ cảm nhận nó. Nó cũng có thể đánh giá những thay đổi về lòng tự trọng, sự tự tin và kết nối xã hội của những người tham gia.

Đánh giá tác động đo lường hiệu quả của dự án ngay sau khi hoàn thành dự án và đến sáu tháng sau khi hoàn thành dự án.

– Đánh giá kết quả: Đánh giá kết quả (còn gọi là Đánh giá tác động) đánh giá mức độ mà một dự án đã ảnh hưởng đến người tham gia hoặc môi trường. Nó tập trung vào kết quả tức thì, trung gian hoặc cuối cùng¹ đạt được do hoàn thành dự án. Kết quả đánh giá kết quả cần xác định hoặc dự đoán cả những tác động mong muốn và không mong muốn của dự án. Đánh giá kết quả cũng có thể xác định xem các nhu cầu làm phát sinh dự án đã được thỏa mãn như thế nào, hoặc liệu những nhu cầu này có còn tồn tại hay không.

Các biện pháp đánh giá kết quả thay đổi ít nhất sáu tháng sau khi thực hiện dự án (dài hạn hơn). Mặc dù đánh giá kết quả đo lường mục tiêu chính của dự án, nó cũng có thể được sử dụng để đánh giá các mục tiêu dự án theo thời gian. Cần lưu ý rằng không phải lúc nào cũng có thể hoặc thích hợp để tiến hành đánh giá kết quả trong các dự án dựa trên đồng nghiệp.

– Đánh giá tổng kết: Sau khi hoàn thành dự án, nó cũng có thể có giá trị để tiến hành đánh giá tổng kết. Điều này xem xét toàn bộ chu kỳ dự án và hỗ trợ trong các quyết định như:

Bạn có tiếp tục dự án không?

Nếu vậy, bạn có tiếp tục nó trong toàn bộ không?

Có thể thực hiện dự án trong các cài đặt khác không?

Dự án bền vững như thế nào?

Những yếu tố nào có thể đã giúp đỡ hoặc cản trở dự án?

Những khuyến nghị nào đã phát triển từ dự án?

Loại đánh giá có thể được chọn dựa trên:

– Các mục tiêu và ưu tiên của dự án;

– Mục đích của việc đánh giá dự án;

– Bản chất của dự án (ví dụ, cho dù nó được định hướng theo quy trình hay định hướng kết quả);

– Khung thời gian để tiến hành đánh giá (tức là trong hoặc sau dự án);

– Kết quả đánh giá sẽ như thế nào và bởi ai được sử dụng, và

– Khung thời gian và ngân sách để hoàn thành đánh giá.