Đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên

Một trong những hoạt động không thể thiếu trong các thủ tục hành chính hoặc các vấn đề cần liên quan đến giấy quan trọng thì đa phần các cơ quan, doanh nghiệp thương yêu cầu nộp bản sao công chứng. Chính vì thế mà công chứng đã được biết đến và được xem là một vấn đề rất quan trọng và được hoạt động phổ biến không chỉ ở riêng Việt Nam mà nó còn là hoạt động được sử dụng rộng rãi trên khắp các quốc gia trên thế giới. Trong các hoạt động hàng ngày thì để hoàn thanh các công việc liên quan đến giấy tờ thì các chủ thể thực hiện việc công chứng các loại giấy tờ hoặc hợp đồng theo quy định của pháp luật công chứng. Bởi vì nhu cầu ngày một tăng cao, cho nên cần phải có một nguồn cung về đội ngũ cán bộ nhân viên công chứng cần phải lớn mạnh và có đầy đủ chuyên môn để phục vụ người dân trong việc thực hiện công chứng cáo loại giấy tờ hồ sơ của mình. Để đảm bảo được chất lượng về chuyên môn thì một công chứng viên cần phải thực hiện việc đăng ký hành nghề công chứng và được cấp thẻ hành nghề công chứng viên thì mới có thể tham gia vào hoạt động ở lĩnh vực này theo như quy định của pháp luật hiện hành.

Vậy pháp luật hiện hành nước ta đã quy đinh về nội dung của việc đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên có nội dung như thế nào? và trình tự thủ tục được quy định ra sao? Trong nội dung bài viết dưới đây, Luật Dương Gia sẽ giải đáp những thắc mắc về vấn đề đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên? Điều kiện để hành nghề công chứng viên có nội dung như thế nào?

Luật sư tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài: 1900.6568

Cơ sở pháp lý:

– Luật Công chứng năm 2014

– Thông tư 01/2021/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng do Tư pháp ban hành

1. Đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên

Trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành thì  để đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên thì tổ chức hành nghề công chứng nộp trực tiếp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính 01 bộ hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viên của tổ chức mình đến Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đăng ký hoạt động. Trong đó thì hồ sơ đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên bao gồm các giấy tờ sau đây:

– Giấy đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ cho công chứng viên;

– Quyết định bổ nhiệm của công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc bản chụp kèm theo bản chính để đối chiếu);

– 01 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên được đề nghị đăng ký hành nghề và cấp Thẻ (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp ảnh);

– Thẻ Hội viên hoặc giấy tờ khác chứng minh công chứng viên đã là Hội viên của Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập Hội công chứng viên);

– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú của công chứng viên tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở;

– Giấy tờ chứng minh đã chấm dứt hành nghề đối với người đang hành nghề luật sư, đấu giá, thừa phát lại hoặc công việc thường xuyên khác.

Thời hạn giải quyết được quy định dựa trên quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP, Bộ Tư pháp đã quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Từ quy định tại Điều 4 Thông tư này quy định về việc đăng ký hành nghề công chứng và cấp Thẻ công chứng viên. Thì tổ chức hành nghề công chứng nộp hồ sơ trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên. Trường hợp từ chối thì phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

Bên cạnh đó thì theo như quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BTP thì đã có nhắc đến cơ quan giải quyết việc đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên được xác định trong pháp luật này là Sở tư pháp có chức năng giải quyết thủ tục đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên. Ngoài ra thì, Công chứng viên chỉ được ký văn bản công chứng sau khi được Sở Tư pháp cấp Thẻ công chứng viên. Đồng thời, tại Thông tư 01/2021/TT-BTP  cũng đã quy định rằng phôi Thẻ công chứng viên do Bộ Tư pháp phát hành.

Trình tự thủ tục.

Bước 1: Tổ chức hành nghề công chứng nộp hồ sơ đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên cho công chứng viên của tổ chức mình tại Bộ phận một cửa của Sở Tư pháp hoặc gửi qua hệ thống bưu chính.

Thời gian tiếp nhận: vào giờ hành chính tất cả các ngày trong tuần (trừ các ngày lễ, Tết, thứ 7, chủ nhật);

Bước 2: Phòng Bổ trợ Tư pháp kiểm tra hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ còn thiếu, chưa đúng thì hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ bằng văn bản. Trường hợp hồ sơ không thuộc thẩm quyền của đơn vị thì hướng dẫn tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

Bước 3: Phòng Bổ trợ tư pháp nghiên cứu hồ sơ và tham mưu Lãnh đạo Sở Tư pháp ghi tên người được đăng ký hành nghề vào Danh sách công chứng viên hành nghề tại địa phương và cấp Thẻ công chứng viên; trường hợp từ chối thì phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Sở Tư pháp trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Bộ phận một cửa hoặc qua hệ thống bưu chính.

Bước 5: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày ghi tên người được đăng ký hành nghề vào danh sách công chứng viên, Sở Tư pháp đăng tải danh sách này trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp.

Như vậy, có thể thấy rằng để tổ chức hành nghề công chứng mướn đăng ký hành nghề và cấp thẻ công chứng viên thì cần phải tuân thủ thực hiện đầy đủ các nội dung như đã được nêu ra ở trên về hồ sơ, thời gian và trình tự thủ tục để nộp hồ sơ cho đúng với quy định của pháp luật hiện hành. Điều đặc biệt cần quan tâm ở đây đó chính là về thời gian nộp hồ sơ để không bị từ chối nhận hồ sơ, đồng thời cần phải thực hiện chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ như đã được nêu ở trên trong bộ hồ sơ đăng ký hành nghề chông chứng viên.

2. Điều kiện để hành nghề công chứng viên

Trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành thì điều kiện để có thể hành nghề công chứng viên thì cá nhân cần phải tham gia khóa đào tạo hành nghề tại Học viện Tư pháp. Đồng thời phải đáp ứng đủ các điều kiện về bắt buộc phải là công dân Việt Nam, được đào tạo và có bằng cử nhân luật; có đủ sức khỏe và tư cách đạo đức tốt. Việc tham gia khóa đào tạo hành nghề công chứng không bị áp dụng cho tất cả các trường hợp. Cụ thể, theo Điều 10 Luật Công chứng 2014 đã có quy định về một số đối tượng sau sẽ được miễn đào tạo hành nghề công chứng:

– Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;

– Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;

– Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;

– Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên pháp luật cao cấp.

Các trường hợp được miễn đào tạo hành nghề công chứng vẫn phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại Học viện Tư pháp trong 03 tháng và tập sự hành nghề.

Sau thời gian mà cá nhân tham gia học tập nghề công chứng tại Học viện Tư pháp thì cần phải thực hiện tập sự hành nghề đối với nghề công chứng. Đồng thời, đó việc này được thực hiện khi cá nhân đã hoàn thành khóa đào tạo hành nghề công chứng hoặc khóa học bồi dưỡng hành nghề công chứng đăng ký việc tập sự hành nghề với Sở Tư pháp nơi có Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng nhận tập sự. Bên cạnh đó trên cơ sở quy định tại Khoản 1, Điều 11 Luật Công chứng 2014 thì đối với những cá nhân tham gia học tập nghề công chứng tại Học viện Tư pháp mà không tìm được tổ chức hành nghề công chứng để tập sự hoặc gặp khó khăn trong việc tự liên lạc, người tập sự có thể liên hệ với Sở Tư pháp đại phương nơi mình muốn tập sự để được bố trí phù hợp.

Không những thế mà pháp luật này cũng đã quy định rất cụ thể và chi tiết về nội dung thời gian thực tập hành nghề công chứng của cá nhân tham gia học tập nghề công chứng tại Học viện Tư pháp là mười hai tháng đối với những người tốt nghiệp khóa đào tạo hành nghề công chứng, ba tháng đối với người tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghề công chứng. Người có nguyện vọng được quyền thay đổi nơi tập sự nhưng phải đảm bảo tổng thời gian tập sự tối thiểu tại mỗi tổ chức hành nghề là ba tháng

Kiểm tra kết quả tập sự được thực hiện với công việc đầu tiên là đăng ký kiểm tra kết quả tập sự có thể được thực hiện tại Sở Tư pháp nơi đăng ký tập sự khi có kỳ kiểm tra do Bộ Tư pháp tổ chức hoặc ngay khi người tâp sự nộp báo cáo kết quả tập sự. Một năm, Bộ Tư pháp tổ chức 02 kỳ kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng. Trong trường hợp không đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trước, người tập sự được phép đăng ký kiểm tra lại trong đợt sau nhưng tổng số lần kiểm tra tối đa chỉ 03 lần. Đối với những cá nhân đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng được cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng.