Công chứng là gì? Thực hiện ở đâu và vì sao phải công chứng?

1. Công chứng là gì?

Theo khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014, công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận:

– Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản;

– Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Xuất phát từ khái niệm công chứng, ta thấy hoạt động công chứng có sự tham gia của các chủ thể như:

Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 8 Luật Công chứng 2014, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng như: Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

– Có bằng cử nhân luật;

– Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

– Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;

– Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

– Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Trong đó:

– Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng).

– Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thành lập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác).

Đối tượng được công chứng là Văn bản công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch, bản dịch

Các văn bản khi được công chứng có giá trị pháp lý kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu, có hiệu lực thi hành với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác. Những văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; chứng minh và bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được dịch. (Điều 5 Luật công chứng 2014)

Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng phải là tiếng Việt.

Công chứng bao gồm 2 hoạt động chính:

– Thứ nhất là chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản. Điều này được hiểu cụ thể là khi các cá nhân, pháp nhân thực hiện giao kết các hợp đồng, giao dịch sẽ được công chứng viên làm chứng và xác nhận đã có hoạt động giao kết đấy xảy ra trên thực tế. Việc xác nhận đồng thời cũng công nhận rằng hợp đồng, giao dịch này là đúng với quy định của pháp luật.

– Thứ hai là xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của các bản dịch tự tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại. Điều này được hiểu rằng công chứng viên xác nhận bản dịch có nội dung đúng với bản gốc, và các nội dung này không trái đạo đức xã hội, tuân thủ các quy định của pháp luật.

Công chứng tiếng Anh là Notarized.

2. Vì sao phải công chứng? Công chứng ở đâu:

Theo quy định trên, công chứng do công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

Có 2 hình thức tổ chức hành nghề công chứng là: Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

Phòng công chứng do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, trực thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng – công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm.

Văn phòng công chứng phải có từ 2 công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng phòng – là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Như vậy, việc công chứng giấy tờ được thực hiện tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng.

Vì sao phải công chứng?

Theo quy định của pháp luật, có một số loại hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng. Trong các trường hợp các bên không thực hiện công chứng, hợp đồng đó được coi là vô hiệu và không có giá trị pháp lý. Thông thường, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, tặng cho, thế chấp, góp vốn… đều phải công chứng.

Việc công chứng không chỉ có ý nghĩa về mặt pháp lý mà trên phương diện kinh tế, còn giúp các bên hạn chế được những rủi ro từ những hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được công chứng.

3. Các trường hợp phải công chứng:

Theo quy định của Luật Công chứng hiện nay không có điều luật nào quy định về các trường hợp bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên mỗi giao dịch khác nhau sẽ có quy định cụ thể về việc công chứng.

Ví dụ theo quy định tại Điều 122 của Luật nhà ở và Điều 430 của Bộ luật dân sự 2015 thì hợp đồng mua bán nhà ở phải thực hiện công chứng theo quy định.

– Đối với các hợp đồng tặng cho tài sản là nhà ở, bất động sản trừ trường hợp tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương thì phải thực hiện công chứng theo quy định theo quy định tại Điều 122 Luật Nhà ở và Khoản 1 Điều 459 Bộ luật dân sự 2015.

– Các hợp đồng tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản và có công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 459 Bộ Luật Dân sự 2015.

– Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 167 của Luật Đất đai 2013.

– Ngoài ra di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ phải được công chứng được quy định cụ thể tại Khoản 3 Điều 630 Bộ Luật Dân sự 2015.

– Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải thực hiện công chứng theo quy định tại Khoản 5 Điều 647 của Bộ Luật Dân sự 2015.

– Văn bản về lựa chọn người giám hộ bắt buộc phải công chứng theo quy định tại Khoản 2 Điều 48 Bộ luật Dân sự 2015.

Ngoài những trường hợp bắt buộc phải công chứng được quy định cụ thể trong một số Luật chuyên ngành cụ thể thì tùy theo nhu cầu của cá nhân, tổ chức cũng có thể thực hiện công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch khác.

4. Trình tự thủ tục công chứng:

Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn (Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ

Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ. Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.

Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho các bên đọc lại.

Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên sẽ ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.

Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Kết luận: Ngoài những trường hợp bắt buộc phải công chứng được quy định cụ thể trong một số Luật chuyên ngành cụ thể thì tùy theo nhu cầu của cá nhân, tổ chức cũng có thể thực hiện công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch khác.

5. Các hợp đồng bắt buộc phải công chứng:

STT	Loại hợp đồng/giấy tờ	Công chứng/Chứng thực	Căn cứ pháp lý	Lưu ý
1	Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất.	Công chứng hoặc chứng thực	Điểm a Khoản 3 Luật đất đai 2013	Nếu một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản thì không cần thực hiện thủ tục công chứng/chứng thực.
2	Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi QSDĐ nông nghiệp.	Công chứng hoặc chứng thực	Điểm b Khoản 3 Luật đất đai 2013	Không bắt buộc thực hiện, chỉ cần thực hiện khi có yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng.
3	Hợp đồng chuyển nhượng QSDĐ, QSDĐ và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản.
4	Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất	Công chứng hoặc chứng thực	Điểm c Khoản 3 Luật đất đai 2013
5	Giấy tờ mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế công trình xây dựng.	Công chứng hoặc chứng thực	Điểm c Khoản 1 Điều 32 Nghị định 43/2014/NĐ-CP	Không bắt buộc nhưng khuyến khích thực hiện.
6	Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế đối với rừng sản xuất là rừng trồng	Công chứng hoặc chứng thực	Khoản 3 Điều 33 Nghị định 43/2014/NĐ-CP
7	Hợp đồng hoặc văn bản về việc mua bán hoặc tặng cho hoặc thừa kế đối với cây lâu năm	Công chứng hoặc chứng thực	Khoản 6 Điều 34 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.
8	Văn bản thỏa thuận của người sử dụng đất cho phép sử dụng đất để trồng rừng.	Công chứng hoặc chứng thực	Khoản 8 Điều 33 Nghị định 43/2014/NĐ-CP.
9	Di chúc bằng văn bản	Công chứng hoặc chứng thực	Điều 635 Bộ luật dân sự 2015	Không bắt buộc nếu người lập di chúc đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 630 Bộ luật dân sự 2015.
10	Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ.	Công chứng hoặc chứng thực	Khoản 3 Điều 630 Bộ luật dân sự 2015	Người làm chứng lập di chúc thành văn bản.
11	Văn bản xác nhận lựa chọn người giám hộ.	Công chứng hoặc chứng thực	Khoản 2 Điều 48 Bộ luật dân sự 2015.
12	Hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân	Công chứng hoặc chứng thực	Khoản 2 Điều 17 Luật kinh doanh bất động sản 2014.
13	Hợp đồng mua bán, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở thương mại	Công chứng hoặc chứng thực	Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014	Ngoại trừ trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương; mua bán, cho thuê mua nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; mua bán, cho thuê mua nhà ở xã hội, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở. Chỉ thực hiện công chứng, chứng thực khi các bên có nhu cầu.
14	Di chúc miệng được ghi lại bởi người làm chứng trong thời hạn 05 ngày	Chức thực xác nhận chữ ký hoặc điểm chỉ của người làm chứng	Khoản 5 Điều 630 Bộ luật dân sự 2015
15	Thỏa thuận về việc chia tài sản chung của vợ chồng.	Công chứng	Khoản 2 Điều 38 Luật hôn nhân và gia đình 2014	Công chứng theo yêu cầu của vợ hoặc chồng hoặc theo các quy định pháp luật.
16	Văn bản thỏa thuận tài sản khi kết hôn.	Công chứng hoặc chứng thực	Điều 47 Luật hôn nhân và gia đình 2014	Được ký kết trước ngày đăng ký kết hôn và có hiệu lực vào ngày đăng ký kết hôn.
17	Thỏa thuận về việc mang thai hộ.	Công chứng	Khoản 2 Điều 96 Luật hôn nhân và gia đình 2014	Việc thoả thuận mang thai hộ đối với người mang thai hộ đang có quan hệ hôn nhân phải được sự đồng ý của người chồng.
18	Văn bản uỷ quyền cho nhau về việc thoả thuận mang thai hộ	Công chứng	Khoản 2, Điều 96 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014	Uỷ quyền lại không có giá trị pháp lý
19	Văn bản thỏa thuận về việc chia tài sản chung vợ chồng	Công chứng	Khoản 2, Điều 38 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014	Không bắt buộc phải công chứng, tuy nhiên để xác thực với nguời thứ 3 thì cần phải công chứng, chứng thực.
20	Bản sao hợp đồng cho thuê doanh nghiệp	Công chứng	Điều 186 Luật doanh nghiệp 2014	Bản sao hợp đồng cho thuê doanh nghiệp có công chứng để gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh khi cho thuê.