Công chứng học bạ, bằng đại học ở đâu để đi xin việc?

1. Công chứng học bạ, bằng đại học ở đâu để đi xin việc?

Học bạ và bằng đại học hiện nay đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong quá trình xin việc thì nhiều doanh nghiệp bao nhiêu công ty yêu cầu phải có học bạ và có bằng đại học. Học bạ trước đây được sử dụng để làm hồ sơ học tập cũng như là một trong những phần tài sản trong các giao dịch bảo đảm, đặc biệt là giao dịch thế chấp. Trong học bạ vào trong bằng đại học chứa thông tin của học sinh, thông tin của sinh viên, loại lớp và ngôi trường mà sinh viên đó theo học, chẳng hạn như: Tỷ lệ tốt nghiệp và những sự kiện đáng chú ý về trường. Ở Việt Nam thì học bạ được xem là hồ sơ gốc ghi lại toàn bộ quá trình sinh hoạt và học tập của sinh viên trong một môi trường nhất định, trong đó bao gồm điểm số, hạnh kiểm, thái độ học tập và đây được dùng sử dụng làm căn cứ đánh giá quá trình chuyển cấp của từng học sinh và sinh viên. Chính vì vậy có thể nói rằng, học bạ được xem là một trong những loại giấy tờ vô cùng quan trọng trong cuộc đời của mỗi con người. Học bạ và bằng đại học liên quan trực tiếp đến quá trình chuyển cấp và xếp lớp sau này cho học sinh, sinh viên. Mỗi cuốn sổ học bạ và bằng đại học được xem là một bản đánh giá kèm theo lời nhận xét của giáo viên sẽ giúp ích rất nhiều cho mỗi chủ thể trong quá trình xin việc. Vì vậy cho nên rất nhiều bạn học sinh hiện nay đang chú trọng học tập một cách nghiêm chỉnh và đạo đức tốt để có một cuốn sổ học bạ đẹp.

Nhiều người hiện nay đặt ra câu hỏi: Công chứng học bạ, bằng đại học ở đâu trong quá trình đi xin việc? Để trả lời được câu hỏi này thì cần phải tìm hiểu quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực. Trước hết, căn cứ theo quy định tại Điều 2 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định và giải thích cụ thể về khái niệm công chứng. Theo đó, công chứng được xem là việc công chứng viên hành nghề trong một tổ chức công chứng tiến hành thủ tục xác nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng phải hợp pháp của các giao dịch dân sự được lập bằng văn bản, xác nhận tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội của các loại giấy tờ, của văn bản dịch từ tiếng Việt Nam sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt Nam mà theo quy định của pháp luật bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc theo nhu cầu nguyện vọng của các tổ chức và cá nhân trong xã hội. Theo đó thì có thể nói, theo quy định của pháp luật hiện nay thì học bạ sẽ không thuộc đối tượng được công chứng, công chứng học bạ là khái niệm được nhiều người dùng trên thực tế nhưng đó thực chất là để chỉ khái niệm chứng thực học bạ, tức là chứng thực bản sao từ bản chính (hay còn gọi là học bạ bản gốc). 

Ngoài ra, về địa điểm chứng thực học bạ, pháp luật hiện nay cũng đã có những quy định về địa điểm cụ thể. Căn cứ theo quy định tại Điều 10 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có quy định về địa điểm chứng thực. Cụ thể như sau:

– Việc chứng thực theo quy định của pháp luật hiện nay sẽ được các chủ thể trong xã hội thực hiện tại trụ sở của cơ quan, trụ sở của tổ chức có thẩm quyền tiến hành hoạt động chứng thực, trừ những trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, chứng thực giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc đối tượng là người già yếu, những đối tượng không thể đi lại, những đối tượng đang bị tạm giữ hoặc tạm giam theo quyết định hoặc bản án có hiệu lực của cơ quan có thẩm quyền, những đối tượng đang bị thi hành án phạt tù hoặc những đối tượng có lý do chính đáng;

– Trong quá trình thực hiện thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật thì sẽ phải ghi rõ địa điểm chứng thực, trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì cần phải ghi rõ thời gian chứng thực;

– Cơ quan và tổ chức thực hiện nhiệm vụ chứng thực sẽ phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực của người dân trong các ngày làm việc trong tuần theo quy định của pháp luật, cơ quan và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Các cơ quan phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền làm việc, thủ tục chứng thực, thời gian giải quyết và phí, lệ phí chứng thực tại trụ sở của các cơ quan và tổ chức đó.

Bên cạnh đó, cũng căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng tư pháp, phòng công chứng, văn phòng công chứng (hay còn gọi là các tổ chức hành nghề công chứng) là các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền chứng thực. Người nào có nhu cầu chứng thực học bạ và bằng đại học thì có thể liên hệ trực tiếp với những cơ quan này để thực hiện.

Vì vậy, khi muốn chứng thực học bạ hoặc chứng thực bằng đại học thì có thể ra Ủy ban nhân dân xã, phòng tư pháp, phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng để thực hiện.

2. Thủ tục công chứng học bạ, bằng đại học: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, có quy định về trình tự và thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Cụ thể như sau:

– Người yêu cầu chứng thực sẽ phải xuất trình các loại giấy tờ bản chính, các văn bản được sử dụng để làm cơ sở chứng thực để cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện thủ tục đối chiếu. Trong trường hợp bản chính các loại giấy tờ và văn bản do cơ quan nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng thực thì cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi thực hiện hoạt động yêu cầu chứng thực bản sao. Trừ những trường hợp theo quy định của pháp luật được miễn hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với các điều ước quốc tế mà nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại;

– Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền cần phải tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ những trường hợp cơ quan và tổ chức không có phương tiện để chụp;

– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sau, nếu như nội dung trùng khớp với nhau thì sẽ thực hiện hoạt động chứng thực như sau:  Ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu do pháp luật quy định; ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của các tổ chức thực hiện chứng thực, ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì cần phải ghi lời chứng vào cuối trang, nếu như bản sao có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Như vậy, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính nói chung hay chứng thực học bạ/bằng đại học thực hiện theo quy định này.

3. Chi phí công chứng học bạ, bằng đại học mất bao nhiêu? 

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực, có quy định về mức thu phí công chứng khi chứng thực bản sao từ bản gốc như sau:

Số thứ tự	Nội dung thu	Mức thu
1	Phí chứng thực bản sao từ bản chính	2.000 đồng/trang. Từ trang thứ 03 trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo số trang của bản chính
2	Phí chứng thực chữ ký	10.000 đồng/trường hợp (một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một giấy tờ, văn bản)
3	Phí chứng thực hợp đồng, giao dịch:
a	Chứng thực hợp đồng, giao dịch	50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
b	Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch	30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
c	Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực	25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch

Như vây, căn cứ theo quy định nêu trên thì mức phí công chứng học bạ và bằng đại học, chứng thực bản sao từ bản chính là 2000 đồng/trang. Từ trang thứ 03 trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất 07/VBHN-VPQH 2018 Luật Công chứng;

– Thông tư 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực;

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

– Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.