Công chứng giấy khai sinh ở tỉnh khác có được không?

1. Công chứng giấy khai sinh ở tỉnh khác có được không?

Theo quy định của pháp luật về công chứng và chứng thực, đối với giấy khai sinh không phải là loại giấy tờ được công chứng mà phải chứng thực. Theo đó, chứng thực bản sao từ bản chính được hiểu là công việc của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ dựa vào bản chính để chứng thực bản sao đó là đúng với bản chính.

Căn cứ Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về nơi có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy khai sinh từ bản chính gồm:

– Phòng tư pháp cấp huyện: Trưởng phòng, Phó trưởng phòng tư pháp sẽ là người có quyền ký chứng thực và đóng dấu của phòng Tư pháp.

– Ủy ban nhân dân cấp xã: Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã là người có quyền ký chứng thực và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự có thẩm quyền thực hiện chứng thực.

– Tổ chức hành nghề công chứng: văn phòng công chứng và phòng công chứng. Theo đó, công chứng viên sẽ là người thực hiện việc công chứng.

Theo quy định, việc chứng thực giấy khai sinh có thể được thực hiện ở các nơi nào mà người có nhu cầu thấy thuận tiện nhất miễn làm sao đáp ứng đủ các tài liệu, điều kiện. Như vậy, việc chứng thực giấy khai sinh sẽ thực hiện ở tỉnh khác được.

2. Thủ tục chứng thực giấy khai sinh từ bản chính: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ:

– Giấy khai sinh (bản chính).

Lưu ý: với trường hợp giấy khai sinh do cơ quan nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao (ngoại trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự).

Bước 2: Nộp hồ sơ:

Người dân có nhu cầu chứng thực giấy khai sinh sẽ mang giấy khai sinh bản chính đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện việc chứng thực.

Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực gồm:

– Phòng Tư pháp cấp huyện.

– Uỷ ban nhân dân cấp xã.

– Cơ quan đại diện ngoại giao, đại diện lãnh sự hoặc cơ quan khác được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

– Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng.

Bước 3: Tiếp nhận và thực hiện chứng thực Giấy khai sinh:

– Photo, in, sao, chụp… bản sao từ bản chính.

– Tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin, nội dung trên bản sao và bản chính.

– Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính.

– Cuối cùng ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền vào bản sao và ghi vào sổ chứng thực.

Bước 4: Người yêu cầu thực hiện chứng thực nhận kết quả và nộp lệ phí.

3. Lệ phí yêu cầu chứng thực giấy khai sinh là bao nhiêu?

Căn cứ Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định về mức phí chứng thực bản sao giấy khai sinh như sau:

Phí chứng thực bản sao từ bản chính giấy khai sinh là 2.000 đồng/trang. Nếu giấy tờ có từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang nhưng tối đa không được thu quá 200.000 đồng/bản.

Thông thường giấy khai sinh chỉ có 1 trang nên phí khi yêu cầu chứng thực giấy khai sinh sẽ là 2.000 đồng/trang.

Người dân cũng cần lưu ý thủ tục chứng thực giấy khai sinh không nằm trong danh sách các loại thủ tục được miễn lệ phí chứng thực.

4. Thẩm quyền chứng thực các giấy tờ:

(i) Thẩm quyền của Phòng tư pháp: 

– Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

– Thực hiện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

– Thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

– Thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

– Thực hiện chứng thực các văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

(ii) Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã:

– Thực hiện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch.

– Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

– Thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.

– Thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định.

– Thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch về nhà ở.

– Thực hiện chứng thực di chúc.

– Thực hiện chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.

– Thực hiện chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản đáp ứng theo quy định.

(iii) Thẩm quyền của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài:

– Thực hiện chứng thực các bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

– Thực hiện chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.

– Thực hiện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

5. Quy định về thời hạn của bản sao giấy khai sinh có chứng thực:

Bản sao Giấy khai sinh có chứng thực là bản sao do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Hiện nay trong các văn bản pháp luật có liên quan chưa có quy định cụ thể về thời hạn có hiệu lực của bản sao chứng thực Giấy khai sinh. Theo đó, Giấy khai sinh là loại giấy tờ nhiều năm không thay đổi.

Thực tế hiện nay, có những thủ tục hay nhiều trường hợp người dân nộp hồ sơ có nộp bản sao Giấy khai sinh nhưng cơ quan nhà nước vẫn yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có nêu rõ trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.

Còn trường hợp nếu như tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính (ngoại trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết). Bởi thực tế, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.

Do đó, bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc và bản sao Giấy khai sinh chứng thực đều có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch. Và bản sao Giấy khai sinh không có thời hạn sử dụng. 

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Thông tư số 226/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.